Aloittaessasi Teamtailorin käytön on mahdollista tuoda aiemmat työpaikkailmoitukset ja hakijatiedot Teamtailor-tilillesi. Nämä tiedot voivat olla peräisin aiemmasta ATS:stä tai exel/csv-tiedostosta, jonka olet luonut manuaalisesti.
Tässä artikkelissa käsitellään tilanteita, joissa Teamtailor suorittaa tuonnin puolestasi. Jos haluat itse suorittaa tuonnin API:n kautta, löydät ohjeet täältä: täältä.
Tuontiprosessin aloittaminen
Koska tuontiin on erilaisia tapoja, prosessi alkaa siitä, että ilmoitat Teamtailorin yhteyshenkilölle kiinnostuksestasi tuoda tietoja. Jos et vielä ole allekirjoittanut sopimusta, yhteyshenkilö on myyjä, ja jos olet asiakas, yhteyspiste on tukitiimimme (support@teamtailor.com) tai oma osoitettu yhteyshenkilösi.
Tarjoamme kaksi erilaista tuontitapaa, jotka vaikuttavat sekä hintaan että siihen kuinka paljon aikaa tuontiin pitää varata:
1) Perusmuotoinen tuonti
Standardi tuonti edellyttää tietojen täyttämistä Teamtailor Standardiin Tuontipohjaan CSV-tiedostoon.
Ei ole väliä, mistä tiedot ovat peräisin alkuperäisesti - aiemmasta ATS:stä tai manuaalisesta tiedostosta - ne on joka tapauksessa syötettävä pohjaamme toimitetussa muodossa.
Koska tällä menetelmällä voidaan tuoda ainoastaan ne mitkä on etukäteen määritelty, sinun on tarkistettava tämä ensin ennen tuonnin tilaamista. Tässä menetelmässä ei ole kustomointimahdollisuutta.
Tämän menetelmän päähyödyt ovat, että se on ilmainen, nopea ja tehokas.
⏱️ Standardin tuonnin odotusaika on 2-3 viikkoa
2) Mukautettu tuonti
Mukautettu tuonti vaaditaan, kun tuotavat kentät poikkeavat standardituonnin kattamista tiedoista.
Tämä menetelmä mahdollistaa enemmän mukauttamista sekä lisäaineistokenttien ja tarkan ohjauksen suhteen siitä, minne olemassa olevat tietosi Teamtailorissa viedään. Jotta tämä onnistuisi, on pakollista käyttää kartoitusdokumentti. Huomaa, että Teamtailor hyväksyy vain CSV tiedostomuodon.
Tähän menetelmään liittyy kustannuksia, joten ota yhteyttä meihin tarjouspyynnön saamiseksi. Jos et vielä ole asiakas, myyjä voi auttaa tässä, ja jos olet asiakas, ota yhteyttä tukeemme (support@teamtalior.com) tai sinun omaan yhteyshenkilöön.
⏱️ Tämän menetelmän odotusaika on noin 6 viikkoa
Tunnista ja hallinnoi tuotuja tietoja
Tuotu hakija Teamtailorissa näkyy Hakijat-välilehdellä oletuksena sekä työtehtävässä Työpaikat -välilehdellä, mikäli tämä on täytetty ennen tuontia.
Tuodut työpaikat
Kun työpaikka tuodaan Teamtailor-tilillesi, niillä on oletusarvoisesti 'Arkistoitu' tila ja 'import' -tunniste. "Luotu" -päiväys on päivä, jolloin tuonti on suoritettu. Näet tämän Työt-välilehdelläsi näin:
Tuodut hakijat
Kun hakijat tuodaan Teamtailor-tilillesi, ne saavat oletusarvoisesti hakijan tilan 'Lisätty' sekä 'tuonti/import' -tunnisteen. Hakijan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ansioluettelo ja LinkedIn-profiili näkyvät Teamtailorin standardikentissä, ja mahdolliset lisäkentät lisätään joko "Kommentit" -välilehteen tai mukautettuina kenttinä tuontityypistä riippuen.
Hallinnoi mahdollisia hakijadublikaatteja
Jos haluat tuoda hakijoita, jotka jo ovat olemassa Teamtailor-järjestelmässäsi, tai jos nykyisiin tietoihin kuuluu kaksoiskappaleita, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
Pidä profiilit erillään, eli käsittele niitä eri hakijoina.
Yhdistä tuotu ehdokas olemassa olevaan ehdokkaaseen, mikä lisää ehdokkaalle myös lisätunnisteen nimeltä 'importamend'. Lisätietoja hakijoiden yhdistämisestä löydät täältä.
Huomaa, että jos valitset ensimmäisen vaihtoehdon, voit myöhemmin manuaalisesti päättää yhdistää ehdokkaat Teamtailorin sisällä ja näin ollen paremmin hallita sitä, mikä ehdokasprofiili olisi ensisijainen ehdokas.
Hallinnoi lupien asetuksia tuotujen ehdokkaiden osalta
Tuotuja ehdokkaita tuodessa voit kerätä uusia lupia säilyttää profiili tarkoituksiasi varten. Koska kaikki tuodut hakijat lisätään 'Lisätty'-tilaan, on tärkeää, että teet "Suostumusten hallinta" toimen manuaalisesti lisätyille tai suositelluille hakijoille. Näet yksityiskohdat siitä, miten tämä on määritetty seuraavasta artikkelista: Kerää luvat.
Täällä sinulla on mahdollisuus joko tavoittaa hakijasi manuaalisesti tai automaattisesti tuonnin ollessa valmis.
Pyydä lupaa manuaalisesti
Tämä prosessi mahdollistaa sinulle lähettää manuaalisesti opt-in- tai opt-out -sähköpostin tuoduille ehdokkaille. Toimi näin tälle menetelmälle:
Valitse 'Välittömästi' siitä, kuinka kauan säilytät ehdokkaan tietoja ennen kuin järjestelmä havaitsee luvan puuttuvan. Tämä tarkoittaa sitä, että heti tuonnin valmistuttua tuodut hakijat saavat tilan 'lupa puuttuu'.
Älä rastita ruutua kysyäksesi automaattisesti lupaa tietojen säilyttämiseen (opt-in).
Sen tulisi näyttää tältä:
Siirry Hakijat-välilehdelle, suodata tunnisteiden mukaan ja valitse 'Tuonti/import':
Valitse nämä hakijat massavalinnalla, napsauta 3 pistettä alareunassa, sitten Tietojen säilyttäminen.
5. Valitse, lähetätkö opt-in vai opt-out -sähköpostin. Voit muokata opt-in -sähköpostia hankituille ja suositelluille ehdokkaille Lupien kerääminen asetuksissa ja opt-out -sähköpostia Suostumusten hallinta asetuksissa.
Pyydä lupaa automaattisesti
Tämä prosessi mahdollistaa automaattisen opt-in-sähköpostin lähettämisen tuoduille hakijoille. Tätä menetelmää varten:
1. Valitse kuinka pitkään säilytät hakijan tiedot ennen kuin järjestelmä huomauttaa lupaa puuttuvaksi ja lähettää siten opt-in-sähköpostin, vaihtoehtosi ovat: Välittömästi, 30 päivää tai 90 päivää sen jälkeen kun hakija on luotu.
❣️Jos tuot hakijan luomispäivämäärän, huomioi, että se on päivämäärä, jota käytetään laskemaan milloin lähetetään opt-in-sähköposti.
2. Ruksi ruutuun automaattisesti kysyäksesi lupaa tietojen säilyttämiseen (opt-in).
Tämä voisi näyttää jotakuinkin tältä, aikaikkuna vaihtelee valintasi mukaan:
3. Muokkaa sähköpostipohjaa varmistaaksesi sen sopivan viestintätyyliisi sekä sisällyttääksesi relevantit tiedot. Se lähetetään valitsemasi aikataulun mukaisesti.
💌 Muista varmistaa, että sähköpostimallit toimivat hyvin tuleville hakijoillesi. Tämä tulisi tehdä tuotujen ehdokkaiden lupalähetysten suorittamisen jälkeen, riippumatta siitä, valitsetko lupalähetysten pyytämisen opt-out- tai opt-in-sähköpostilla.
Oletko jo aktiivisesti käyttänyt Teamtailorin suorittaessasi tuontia?
Jos näin on, suosittelemme päivittämään Lupien keräämisen manuaalisesti lisätyille tai suositelluille hakijoille hallitaksesi lupalähetysten pyyntöjä manuaalisesti tuontijakson aikana. Tämä on varmistaaksesi, että voit kontrolloida opt-in-sähköpostin sisältöä, joka lähetetään tuoduille hakijoille verrattuna järjestelmään lisättyihin ja suositeltuihin hakijoihin.