Connecter votre calendrier à Teamtailor simplifie le processus de planification d'entretiens. De cette manière, vous pouvez focaliser votre attention sur l'entretien lui-même. Cette fonctionnalité facilite la planification en vous permettant de définir vos disponibilités et de connecter vos services vidéo.
Connecter son calendrier
Pour commencer, rendez-vous dans Votre compte (1) puis dans la section Réunions (2). Ensuite, cliquez sur Connecter votre calendrier (3) pour démarrer le processus de connexion.
Choisissez votre fournisseur de calendrier (par exemple, Outlook, Google, Office 365).
Suivez les instructions à l'écran pour autoriser la connexion.
Mode d'accès
La première étape consiste à choisir votre mode d'accès préféré avec notre prestataire tiers, Cronofy, utilisé pour connecter votre calendrier.
Si vous hésitez sur le mode d'accès à choisir, nous vous conseillons de demander à votre équipe informatique interne.
Accès lecture-écriture
Ce mode d'accès convient particulièrement aux utilisateurs qui souhaitent une expérience de planification totalement automatisée, sans aucune intervention manuelle.
Niveau d’accès : Avec l'accès lecture-écriture, Cronofy dispose d’un accès complet au calendrier de votre utilisateur. Il peut voir tous les détails des événements existants (titres, participants, horaires), créer de nouveaux événements, et les mettre à jour ou reprogrammer automatiquement si besoin.
Création d’événements : Lorsqu’un entretien est réservé via Teamtailor, il apparaît directement dans le calendrier de votre utilisateur, et toute modification se synchronise automatiquement.
Accès libre/occupé
Ce mode d'accès est idéal pour les organisations dont les équipes IT ou conformité n'ont pas validé un accès complet au calendrier. Vous bénéficiez toujours d'une expérience de planification complète, mais devez accepter manuellement les invitations aux entretiens.
Niveau d’accès : Avec l'accès libre/occupé, Cronofy voit uniquement vos plages disponibles ou occupées, sans aucun détail sur les événements. Il ne peut ni créer, ni modifier, ni supprimer des événements dans votre calendrier.
Création d’événements : Lorsqu’un entretien est réservé via Teamtailor, vous recevez une invitation par email avec un fichier .ics à accepter pour ajouter l’événement à votre calendrier.
Fournisseur de calendrier
Après avoir choisi le mode d’accès, une liste des fournisseurs et services de calendriers disponibles s’affiche. Sélectionnez votre service de calendrier, puis suivez les instructions indiquées.
Connectez vos services vidéo
Une fois votre calendrier configuré, vous pouvez connecter un service vidéo externe à utiliser pour les entretiens en visioconférence. Par défaut, nous vous offrons notre service de visioconférence intégré, intitulé Teamtailor Video. Il suffit de cliquer sur Connecter un service vidéo pour ajouter un service supplémentaire.
Vous pouvez en savoir plus sur la configuration des entretiens en visioconférence ici.
Paramètres de réunion
Après avoir connecté votre calendrier et configuré vos services vidéo, vous pouvez activer des options supplémentaires pour faciliter la prise de rendez-vous.
Disponibilité du calendrier
Les calendriers activés sous Disponibilité du calendrier seront utilisés pour vérifier les créneaux disponibles lors de la réservation des réunions.
Si votre adresse email est liée à plusieurs calendriers, vous devrez peut-être aussi choisir un Calendrier principal dans Préférences de réunion. Cela détermine dans quel calendrier les réunions réservées seront ajoutées.
Préférences de l'entretien
Dans la section Préférences de l'entretien, vous pouvez facilement configurer vos paramètres par défaut pour vos réunions. Ainsi, toutes les réunions que vous créez auront automatiquement ces paramètres, vous faisant gagner du temps et rendant le processus plus fluide. Une fois vos préférences mises en place, vous pouvez toujours personnaliser des réunions spécifiques si vous le souhaitez.
Option | Description |
Calendrier principal | Sélectionnez le calendrier dans lequel vous voulez que les événements de réunion soient ajoutés |
Lieu ou service vidéo par défaut | Définissez la localisation par défaut ou le service vidéo à pré-sélectionner lors de la réservation des réunions |
Durée par défaut | Définissez la durée par défaut des créneaux de réunion |
Fuseau horaire | Choisissez le fuseau horaire par défaut que vous utilisez pour réserver des réunions |
Titre par défaut | Définissez votre titre par défaut préféré pour les réunions. Les espaces réservés suivants sont pris en charge dans le titre par défaut de la réunion :
|
Limitez le nombre de réunions par jour/semaine | Définissez le nombre maximum de réunions pouvant être réservées avec vous dans Teamtailor par jour et/ou par semaine |
Définissez vos heures de travail et votre disponibilité
Vous avez également la possibilité de définir vos heures de travail et votre disponibilité. Cela vous permet de contrôler quels horaires seront disponibles lorsque vos candidats seront amenés à sélectionner un créneau pour un entretien avec vous.
Les modifications que vous apportez sont enregistrées automatiquement. Et si besoin, vous pouvez à tout moment déconnecter votre calendrier en haut de la page des paramètres de réunion. Si le bouton Déconnecter les calendriers est indisponible, votre organisation a peut-être activé la fonctionnalité Calendrier Enterprise, qui centralise la gestion des calendriers. Contactez votre admin pour obtenir de l'aide.
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