Pour commencer, nous vous recommandons de connecter votre calendrier afin de profiter pleinement de notre fonctionnalité de planification intelligente. Cela vous permettra d'envoyer sans effort plusieurs options de date et d'heure qui conviennent à vous et à votre équipe. Cela permet au candidat de choisir l'heure de réunion la plus pratique, rendant l'ensemble du processus plus fluide et plus flexible.

Pour planifier un entretien avec un candidat, cliquez sur Réserver une réunion dans la barre d'action de la fiche candidat.

Commencez par ajouter les détails de la réunion qui seront envoyés au candidat. Les informations que vous saisissez s’affichent en aperçu dans la fenêtre du formulaire de réservation. Par défaut, l'entretien sera pré-rempli avec vos préférences d'entretien.

Un titre est automatiquement généré par défaut en utilisant des espaces réservés comme le nom complet du candidat, celui de l'organisateur, ainsi que le nom de votre entreprise.

Si votre entreprise utilise notre fonctionnalité complémentaire Mode anonyme, le titre par défaut de l'entretien n'inclura pas le nom complet du candidat, seulement ceux de l'organisateur et de votre entreprise.

Vous pouvez personnaliser le titre pour qu'il corresponde au format de réunion que vous préférez. Vous pouvez aussi définir votre format par défaut préféré dans vos préférences de réunion.

Pour la Localisation, choisissez entre les localisations enregistrées sur votre compte en cliquant sur l'épingle de localisation, ou en ajoutant une adresse personnalisée. Dans le cas d'un entretien vidéo, vous pourrez sélectionner le service vidéo à cette étape. Pour en savoir plus sur les entretiens vidéo, consultez cet article.

Invitez les collègues qui participeront à la réunion en les sélectionnant sous Membres de l’équipe.

Assurez-vous que les collègues invités ont aussi connecté leur calendrier pour que leur disponibilité soit prise en compte. Tous les utilisateurs avec un calendrier connecté sont repérés par une icône calendrier à côté de leur nom.

Enfin, choisissez qui sera l’Organisateur de la réunion. Cette personne sera l'alias de l'expéditeur de la réunion.

Si vos salles de réunion sont connectées, un menu déroulant Salle de réunion apparaît pour sélectionner une salle disponible. Pour en savoir plus sur la configuration des salles de réunion, consultez cet article.

Lors de la réservation, vous avez deux options : envoyer une sélection d’horaires au candidat ou fixer une date et heure précises.

En choisissant Laisser le candidat choisir, un formulaire de réservation est envoyé au candidat, affichant les créneaux libres des membres de l’équipe sélectionnés avec leurs calendriers connectés.

Le nombre total de créneaux disponibles dans cette plage est affiché et vous pouvez le consulter en survolant l’icône d’information.

En ouvrant la Vue calendrier →, vous pouvez choisir des options supplémentaires pour les créneaux proposés au candidat.

Auto

Par défaut, les créneaux disponibles sont suggérés en mode automatique, qui sélectionne les horaires selon les règles de planification définies.

Vous pouvez appliquer les règles suivantes :

Personnalisé

Vous pouvez aussi choisir précisément quels créneaux envoyer au candidat en utilisant le mode personnalisé.

Voici les règles que vous pouvez définir au moment de choisir des créneaux horaires :

Si vous avez déjà fixé une heure précise, sélectionnez simplement l’option Définir une heure spécifique.

Fuseau horaire

Choisissez le fuseau horaire de la réunion pour informer les participants. Pour faciliter la recherche, nous affichons les grandes villes en référence dans la liste.

Certaines villes partagent le même fuseau horaire (par ex. Londres et Édimbourg). Dans ces cas, le système sélectionne une ville par défaut dans ce fuseau. Cette ville n’est pas affichée aux participants ni aux candidats, seul le fuseau horaire est visible.

Ajoutez un kit d’entretien à utiliser lors de l’entretien et choisissez qui doit le remplir. Pour en savoir plus sur les kits d’entretien, consultez cet article.

Ce paramètre vous permet de contrôler les informations visibles dans les événements du calendrier envoyés à vos utilisateurs pour les réunions programmées. Pour en savoir plus sur la visibilité des réunions, consultez cet article.

Envoyez un rappel de la réunion au candidat un jour avant.

Si un kit d’entretien a été ajouté, vous pouvez aussi choisir d’envoyer un rappel de feedback aux membres de l’équipe 24 heures après la réunion.

Une fois tout paramétré, vérifiez l’invitation et cliquez sur Envoyer !

La dernière section vous permet de rédiger un message à envoyer avec l’invitation à la réunion. Ici, vous pouvez utiliser un modèle de message ou différents espaces réservés pour remplir automatiquement les informations dans l’objet et le message.

Prévisualisez tout l’e-mail à droite avant d’envoyer l’invitation à la réunion.

Voyons ce qui se passe après la création d’une réunion dans Teamtailor et ce que chaque participant voit.

L’invitation est envoyée directement à l’e-mail du candidat et inclut le message saisi lors de la configuration.

Selon que la réunion ait été planifiée via Laisser le candidat choisir ou Définir une heure spécifique, les détails de l’invitation varient légèrement.

L’e-mail contient un lien vers le formulaire de réservation où le candidat choisit le créneau qui lui convient.

Par défaut, les créneaux affichés dans le formulaire sont adaptés au fuseau horaire du candidat. ​

Après avoir choisi un créneau, le candidat accède à la page des détails de la réunion, accessible aussi depuis l’e-mail d’invitation. Il peut y consulter toutes les informations sur la réunion et sa participation.

Chacune de ces actions crée une activité dans le profil du candidat.

Pour une réunion avec heure précise, l’e-mail d’invitation inclut un lien vers la page de détails où le candidat peut accepter ou refuser.

L’heure affichée dans l’e-mail correspond au fuseau horaire de l’utilisateur qui a réservé la réunion. Cependant, le fichier .ics joint affiche l’heure selon le fuseau du candidat.

Sur la page de détails, le candidat peut confirmer sa présence, et sa réponse est ajoutée à l’activité sur son profil dans Teamtailor.

Les utilisateurs invités dans la section Membres de l’équipe recevront aussi un e-mail d’invitation. Cet e-mail contient les détails de la réunion et un bouton Voir les détails de la réunion menant directement au profil candidat et aux détails de la réunion. Ils peuvent y confirmer leur présence et consulter les échanges envoyés au candidat.​

Dans l'invitation email, il y a également une pièce jointe d'événement incluse (un fichier au format .ics). Ceci peut être utilisé pour ajouter la réunion au calendrier externe que le participant utilise. Selon le fournisseur d’e-mail, le fichier peut être détecté et l’événement ajouté automatiquement au calendrier. Si ce n’est pas pris en charge, le participant peut télécharger le fichier pour l’ajouter manuellement.

L'événement de calendrier par défaut contiendra les informations suivantes :

Les invitations à l'entretien envoyées aux candidat(s) et aux utilisateurs ajoutés sous Membres de l’équipe seront émises par l’organisateur.

L’organisateur recevra également l’invitation à l’entretien. De plus, l'entretien sera automatiquement ajouté à leur calendrier externe, et ils seront automatiquement marqués comme ayant accepté l'entretien.

Toutes les réunions que vous planifiez utiliseront par défaut vos préférences de réunion déjà définies. De cette façon, vous n'avez pas à remplir manuellement ces informations chaque fois que vous créez une nouvelle réunion.

Ces paramètres peuvent être modifiés à tout moment, mais les changements ne s’appliqueront qu’aux nouvelles réunions.

Dans la barre de navigation en haut, vous trouverez une icône de calendrier qui vous mène à la vue d'ensemble des entretiens. Cela vous permet de voir tous vos entretiens et d'accéder à leurs détails, peu importe où vous vous trouvez sur la plateforme.

Dans le calendrier, un point sous une date indique qu’un ou plusieurs entretiens sont prévus ce jour-là. Cliquez sur un entretien pour en voir les détails.

En haut de la fenêtre d’aperçu, vous pouvez appliquer les filtres suivants :

Vous pouvez aussi planifier de nouveaux entretiens directement depuis cette vue en cliquant sur l’icône rose “plus”.

Sur le tableau de bord de la page d’accueil, vous pouvez aussi ajouter le widget Entretiens à venir pour un aperçu rapide de vos rendez-vous planifiés.