Pour commencer, nous vous recommandons de connecter votre calendrier afin de pouvoir utiliser notre fonction de planification intelligente. Cela vous permettra d'envoyer facilement plusieurs options de dates et d'heures qui conviennent à vous et à votre équipe. Cela donne au candidat la possibilité de choisir l'heure de réunion la plus pratique, rendant l'ensemble du processus plus fluide et flexible.

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Pour planifier un entretien avec un candidat, cliquez sur la petite icône de calendrier, appelé Planifier une réunion, sur la carte du candidat.
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Ici, ajoutez les détails pour l'événement. Ces informations seront incluses dans l'invitation envoyée au candidat.
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Examinons les détails affichés dans cette fenêtre...

La première section vous permet de rédiger un message à envoyer avec l'invitation à la réunion. C'est également là que vous pouvez sélectionner pour quel poste la réunion est prévue.

Commencez par donner un titre à l'entretien, qui sera affiché dans l'invitation. Invitez les collègues qui participeront à la réunion. Pour ce faire, cliquez sur leur profil sous Membres de l'équipe.
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Assurez-vous que les collègues que vous invitez ont également connecté leurs calendriers pour prendre en compte leur disponibilité. Tous les utilisateurs avec un calendrier connecté sont marqués d'une petite icône de calendrier devant leur nom, comme ceci :

Enfin, choisissez qui sera l'organisateur de la réunion. Cette personne sera l'expéditeur de la réunion.
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Pour la localisation, choisissez entre les lieux configurés dans votre compte en cliquant sur l'icône de localisation, ou ajoutez une adresse personnalisée. Si la réunion se déroule en vidéo, vous pourrez sélectionner le service vidéo ici.
​En savoir plus sur les réunions vidéo ici !
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Si vous avez activé la fonction Salle de réunion, vous verrez un menu déroulant supplémentaire à partir duquel vous pouvez choisir une salle de réunion disponible. Vous pouvez en savoir plus sur l'activation des salles de réunion ici !
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Indiquez au candidat quand la réunion se déroulera ou envoyez-lui des créneaux horaires parmi lesquels il peut choisir.
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Définir une heure spécifique : Si vous avez convenu d'une heure avec le candidat, sélectionnez simplement l'heure et la date spécifique.
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Planification automatique par le candidat : Envoyez un formulaire de réservation au candidat, avec les horaires disponibles des membres de l'équipe* sélectionnés.
En savoir plus à ce sujet ici !

*membres de l'équipe avec un calendrier connecté.
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Ajoutez un kit d'entretien qui devrait être utilisé pour l'entretien et choisissez qui devrait le remplir. En savoir plus sur les kits d'entretien ici !

Vous pouvez également choisir d'envoyer un rappel de feedback aux membres de l'équipe, ainsi qu'un rappel au candidat 1 jour avant.
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Jetez un dernier coup d'œil au message et envoyez-le au candidat !
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L'invitation au candidat est envoyée directement dans sa boîte de réception email, et ressemblera à ceci :

Du côté gauche, vous verrez à quoi ressemble l'email pour qu'un candidat planifie lui-même un rendez-vous. Si le candidat clique sur Accéder au formulaire de réservation, il sera redirigé vers une vue de calendrier où il pourra choisir le créneau qui lui convient. Si le candidat clique sur Afficher les détails de la réunion, il verra les détails du rendez-vous présentés comme sur le côté droit.

Lorsque votre candidat sélectionne un créneau, cela ressemblera à ceci :

Les utilisateurs ajoutés pour participer à la section Membres de l'équipe recevront également une invitation par e-mail. Cet e-mail contiendra des détails de la réunion à venir ainsi qu'un bouton Voir les détails de la réunion qui emmène l'utilisateur directement à la fiche du candidat et aux détails de l'événement. Ici, ils peuvent confirmer leur présence et voir la communication envoyée au candidat.
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Dans l'invitation par email, il y a aussi une pièce jointe d'événement incluse (un fichier au format .ics). Cela peut être utilisé pour ajouter l'événement au calendrier externe que le participant utilise. Selon le fournisseur de messagerie, le fichier peut être récupéré et le calendrier suggérera alors d'ajouter l'événement automatiquement. Si cela n'est pas pris en charge par le fournisseur, le participant peut facilement télécharger le fichier pour l'ajouter manuellement.
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L'événement du calendrier contiendra les informations suivantes :

L'organisateur de la réunion sera l'expéditeur des invitations aux candidats et participants ajoutés sous Membres de l'équipe. Cependant, ils ne recevront pas eux-mêmes une invitation par e-mail. À la place, la réunion est automatiquement ajoutée à leur calendrier externe.