Med funktionen Rekvisitioner får ni bättre kontroll över vilka jobb som publiceras, samtidigt som ni håller er rekryteringsprocess tydligt dokumenterad och strukturerad.

Innan ett jobb skapas måste användarna fylla i ett obligatoriskt rekvisitionsformulär med nödvändiga uppgifter, som sedan skickas till godkännaren för granskning och godkännande. Genom att ställa in anpassade godkännandeflöden kan du se till att rätt personer alltid är med.

Istället för att omedelbart skapa och publicera ett jobb måste varje användare först fylla i ett rekvisitionsformulär, oavsett vilken åtkomstroll de har. När det är inskickat kommer de tilldelade godkännarna att granska rekvisitionen och antingen godkänna eller avslå den.

Om den godkänns kan ett nytt jobb skapas för att starta rekryteringsprocessen.

Om den avslås kan rekvisitionsskaparen göra ändringar och skicka in den för granskning igen, vilket startar om godkännandeprocessen.

Systemet följer statusen på varje rekvisition, godkännandeflödet, antalet jobb som skapats från den, de anställda kandidaterna och detaljerna i rekvisitionsformuläret. Denna information är lättåtkomlig i Översikten över rekvisitioner och kan exporteras som en rapport.

När rekvisitionsfunktionen är aktiverad för ert företag, gå till Inställningar → Rekrytering → Rekvisitioner och klicka på fliken Formulär för att ställa in formuläret som användarna måste fylla i innan de kan skapa ett jobb.

Vill du veta mer om hur skapandeprocessen ser ut för användarna? Kolla in artikeln här.

Dessa instruktioner låter dig ge vägledning till skaparen av en ny rekvisition. All information som läggs till här visas högst upp i rekvisitionsformuläret och hjälper användarna att förstå vilka uppgifter de behöver lämna och hur de fyller i formuläret korrekt.

Standardfälten är förinställda och inkluderas automatiskt i varje rekvisitionsformulär. Informationen i dessa fält avgör vilket godkännandeflöde som ska utlösas och används även för att förifylla matchande fält när ett nytt jobb skapas.

Utöver standardfälten kan du också vilja samla in annan viktig information. För att samla in detaljerad data och följa den effektivt kan du skapa så många ytterligare fält som behövs genom att klicka på + Lägg till fält. De kan också användas för att definiera anpassade godkännandeflöden.

När du skapar ett extra fält kan du välja olika typer beroende på hur du vill att data ska matas in.

När du skapar ett extra fält kan du lägga till en beskrivning för att ge fler detaljer. Detta låter dig behålla fälttiteln kort för en renare rapportlayout eftersom beskrivningar inte inkluderas vid export av rekvisitioner.

Du kan göra ett extra fält obligatoriskt genom att slå på det som Obligatoriskt. Detta säkerställer att användare måste fylla i fältet innan de skickar in formuläret.

Gör formuläret enklare att fylla i genom att använda alternativet för villkorlig logik, som visar eller döljer fält baserat på tidigare svar. Till exempel kan valet "Alternativ A" visa fler fält, medan "Alternativ B" håller dem dolda.

För att ställa in detta, skapa ett Enkelt val eller Rullgardinsmeny med alla relevanta alternativ och konfigurera vilka fält som ska visas för respektive val.

Aktivera växeln Använd villkorlig logik och ange när fältet ska visas baserat på användarens val.

När rekvisitionsformuläret är klart, gå till fliken Flöden och klicka på Aktivera rekvisitionsfunktion för att konfigurera godkännandeflöden.

Ett godkännandeflöde består av ett eller flera steg där användare i ditt konto i tur och ordning kan granska och godkänna en ny rekryteringsprocess. Godkännare i varje steg kan antingen godkänna eller avslå en rekvisition. Om det avslås måste skaparen göra ändringar och skicka in det igen, vilket startar om processen.

Standardgodkännandeflödet gäller för alla rekvisitioner, om inte ett anpassat godkännandeflöde aktiveras.

Bestäm vem som ska godkänna rekvisitioner och om flera godkännanden krävs, om de ska ske i en viss ordning.

I vilket steg som helst kan du välja om godkännare får redigera godkännandeflödet från och med det steget. Klicka på Spara när du är klar för att använda ditt standardflöde.

Med ett anpassat flöde kan du skapa alternativa godkännandeflöden baserat på ett eller flera värden i rekvisitionsformuläret, till exempel:

Börja med att klicka på + Lägg till anpassat godkännandeflöde för att skapa ett nytt flöde. Den här redigeraren fungerar som för standardgodkännandeflödet, men här behöver du ge det anpassade flödet en titel och ange när det ska användas med alternativen längst ner.

Ange vilka värden från rekvisitionsformuläret som detta flöde ska gälla för. Du kan fylla i ett eller flera kriterier. Ju färre kriterier du anger, desto mer generellt blir det anpassade flödet. Systemet prioriterar flöden med flest matchningar och exkluderar de som inte matchar.

För att godkännandeflödet ska flyta på smidigt kan varje användare ange en ersättare som tar över vid frånvaro, till exempel semester eller ledighet. Detta görs genom att uppdatera användarens statusinställningar.
​

Läs mer om detta alternativ här.

När rekryteringsprocessen är klar kan skaparen av rekvisitionen eller en Företagsadmin användare arkivera den. Att arkivera en rekvisition tar bort den från standardvyn i Översikt över rekvisitioner och visar att inga fler åtgärder krävs.

Vid arkivering av en rekvisition kan användaren välja en arkiveringsorsak. Som standard finns dessa orsaker:

Standardorsaker kan ändras eller tas bort, och adminanvändare kan lägga till fler orsaker för att bättre kategorisera arkiverade rekvisitioner. Arkiveringsorsaker kan användas som filter i Översikten över rekvisitioner.

Nedan ser du vad varje Teamtailor-roll kan göra i samband med funktionen Rekvisitioner. För mer info om varje rolls generella åtkomst i plattformen, kolla in artikeln här.

Standardanvändare

Anställande chef

Rekryteringsansvarig

Rekryteringsadmin

Företagsadmin

Administratör för affärsområdet *

* Den här rollen är kopplad till vårt tillägg, Affärsområden. Läs mer om det här.