Notre service est conçu pour vous permettre de respecter les lois applicables en matière de protection des données. Cet article vous donne un aperçu de la manière dont vous pouvez gérer les demandes des personnes souhaitant accéder aux données personnelles que vous traitez à leur sujet en tant que candidat.
Pour un aperçu de la façon de soumettre une demande de données en tant que candidat, consultez cet article.
Configurez la gestion des demandes de données
Lorsque vous décidez comment configurer vos paramètres pour les demandes de données, vous devez prendre en compte deux points :
Souhaitez-vous gérer vos demandes 1. Automatiquement ou 2. Manuellement ?
Si vous choisissez de gérer les demandes de données manuellement, doit-il être possible de personnaliser la réponse à chaque demande ou non ?
Une fois que vous avez décidé de votre approche, rendez-vous dans Paramètres → Données & Confidentialité → Demandes de données pour commencer à configurer la gestion des réponses aux demandes de données.
1. Gestion automatisée des demandes de données
Dès qu'un candidat soumet une demande de données, un e-mail contenant les données sélectionnées pour la réponse est automatiquement envoyé à l'adresse du candidat sous forme de fichier .zip. Un lien pour télécharger les données sera inclus dans l'e-mail, ainsi qu'un message de réponse.
Voyons comment configurer cela :
a. Activez l'automatisation
Assurez-vous que l'option Automatiser les demandes de données est activée.
b. Choisissez quelles données inclure
Vous pouvez décider quelles données inclure dans la réponse automatique aux demandes de données des candidats. Cela se fait en sélectionnant les catégories de données que vous souhaitez que le candidat reçoive.
Les catégories par défaut pré-sélectionnées comprennent principalement des données que les candidats ont déjà vues ou qu'ils ont eux-mêmes soumises.
Pour un aperçu détaillé des catégories de données pouvant être envoyées et de ce que chaque catégorie comprend, cliquez ici.
c. Examinez le message de réponse
Examinez le message qui sera envoyé en réponse aux candidats, accompagné de leurs données. Nous avons créé un modèle de message de réponse utilisé automatiquement, sauf si vous le modifiez.
Comment trouver les demandes de données gérées automatiquement
Vous trouverez les détails de la demande dans le centre Données & Confidentialité du candidat. En tant que responsable de la confidentialité, vous recevrez également une notification par e-mail lorsqu'un candidat a demandé ses données et que la demande a été traitée automatiquement.
2. Gestion manuelle des demandes de données
Lorsqu'un candidat soumet une demande de données, vous recevrez une demande entrante. Cette demande doit être traitée manuellement par les administrateurs de votre entreprise ou du recrutement. Vous pouvez choisir si les données partagées doivent être personnalisables par demande ou standard. Une fois la réponse créée, un e-mail avec les données sélectionnées est envoyé au candidat.
a. Désactivez l'automatisation
Si vous souhaitez gérer manuellement vos demandes de données, vérifiez que le paramètre Automatiser les demandes de données est désactivé.
b. Paramètres personnalisables et choix des données à inclure
Vous pouvez choisir si chaque réponse aux demandes de données doit être personnalisable ou non.
Si vous activez les paramètres personnalisables, chaque utilisateur qui répond à une demande peut adapter les catégories de données à inclure ainsi que le message de réponse au candidat.
Si les paramètres personnalisables sont désactivés, seules les catégories de données que vous, en tant qu'administrateur d'entreprise, avez définies par défaut seront incluses dans chaque réponse. Le message de réponse sera celui par défaut et ne pourra pas être modifié pour chaque demande.
Comme pour les réponses automatiques, vous pouvez choisir les catégories de données à inclure dans la réponse manuelle. Cette sélection ne sera pas modifiable par l'utilisateur répondant à la demande si la personnalisation est désactivée.
Pour un aperçu détaillé des catégories de données pouvant être envoyées et de ce que chaque catégorie inclut, cliquez ici.
Notez que seules les équipes de recrutement et les administrateurs de l’entreprise peuvent gérer les réponses manuelles aux demandes de données. La raison en est que seuls ces rôles ont accès à l’ensemble des données liées au candidat et à ses candidatures.
c. Examinez le message de réponse
Examinez le message qui sera envoyé en réponse aux candidats, accompagné de leurs données. Nous avons créé un modèle de message de réponse utilisé automatiquement, sauf si vous le modifiez.
Comment répondre manuellement à vos demandes de données
1. Trouvez les demandes de données
Vous pouvez trouver vos demandes en attente de plusieurs manières :
Le tableau de bord Teamtailor : Sur le tableau de bord personnalisable, vous pouvez ajouter un widget Données & Confidentialité, incluant des informations sur les candidats ayant fait des demandes de données. Le résumé du widget inclut uniquement les demandes de données des candidats auxquels vous avez accès.
Viviers de candidats : Pour retrouver les demandes de données entrantes, rendez-vous dans Candidats → Appliquez le filtre “Demandé le : Toute date” pour lister toutes les demandes en attente. Vous ne verrez que les demandes de données des candidats auxquels vous avez accès.
Notifications : Les responsables de la confidentialité recevront des notifications des demandes entrantes. Ces notifications sont envoyées par e-mail. Plus d’informations sont disponibles ici.
2. Répondez à la demande de données
Pour répondre à une demande de données, ouvrez le profil du candidat → ⋮ Plus → Données & Confidentialité.
En haut du centre Données & Confidentialité, vous verrez une notification indiquant que le candidat a demandé ses données et la date de cette demande. Pour y répondre, cliquez sur Partager des données.
Vous pourrez alors voir les catégories de données qui seront incluses dans la réponse au candidat, ainsi que le message de réponse. Si les paramètres personnalisables sont activés, vous pourrez modifier les catégories de données à inclure ainsi que le texte du message de réponse.
Une fois terminé, cliquez sur Partager des données. Le candidat recevra alors l’e-mail de réponse avec le message et un lien pour télécharger les données au format .zip, sous le message de réponse.
Consultez ici le déroulement du processus pour les candidats.
Toute personne ayant accès au candidat pourra voir que la réponse a été envoyée dans le centre Données & Confidentialité du candidat ainsi que la date de traitement. Les administrateurs de l'entreprise pourront aussi voir qu’une demande a été traitée dans le journal d'audit, par qui et quand elle a été traitée.
Description détaillée des catégories de données
Sachez que cette fonctionnalité, comme tous nos services, est en développement continu, et que les données partagées peuvent évoluer avec le temps.
Consultez le tableau ci-dessous pour un aperçu des données partagées par catégorie :
Catégorie | Données incluses |
Événements d'audit de la fonctionnalité de journal d'audit
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Réponses du candidat |
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Documents du candidat |
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Champs personnalisés et tags du candidat |
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Documents de l'entreprise |
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Entretiens |
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Candidatures |
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Propositions d'embauche |
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Entretiens
Réunions réservées via Teamtailor. Notez que l’enregistrement et la transcription partagés couvrent l’intégralité de la réunion, y compris toute conversation enregistrée avant ou après l’arrivée du candidat. |
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Messages
Les messages envoyés et reçus sont inclus. Les SMS et InMail seront également inclus s'ils existent.
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Commentaires |
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Scores NPS |
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Résultats du partenaire |
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Informations de profil |
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Avis
Avis sur les candidats et les candidatures inclus. |
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Évaluations de présélection réalisées par Co-pilot grâce à notre fonctionnalité de filtrage des candidats |
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Documents signés via notre fonctionnalité de signature électronique |
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Réponses aux enquêtes via notre fonctionnalité d’enquête
Réponses aux enquêtes ouvertes et confidentielles incluses. |
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