Avec notre fonctionnalité de signature électronique, vous pouvez numériser votre processus de recrutement et d'intégration en permettant aux candidats de signer des documents importants directement via Teamtailor.
Un Admin de l'entreprise doit activer cette fonctionnalité dans le Centre de fonctionnalités complémentaires pour démarrer.
Notez que notre signature électronique n'est supportée que pour notre Offre d'emploi et Intégration fonctionnalités.
Activer la signature électronique
Notre fonctionnalité de signature électronique est soumise à des conditions spécifiques, qui régulent des aspects importants comme le niveau de signature proposé (actuellement Signature Électronique Standard sous eIDAS), la responsabilité de la conservation des données, etc. Vous pouvez lire les conditions complètes ici.
Signature électronique des offres d'emploi
La signature électronique peut être activée pour les offres d'emploi créées à l'aide de notre fonctionnalité d'offre d'emploi. Cela permet à vos candidats d'ajouter leur signature directement sur la page de l'offre d'emploi.
Ajouter une offre d'emploi signable
Lors de la création d'une nouvelle offre d'emploi, l’option Rendre la proposition d'embauche signable est activée par défaut. Vous pouvez consulter l'intégralité du flux de création d'offres d'emploi dans notre article ici.
L'offre sera mise à jour en fonction des statuts des offres d'emploi, où Accepté signifie que le candidat a signé l'offre d'emploi.
Processus de signature
Une fois l'offre d'emploi générée, elle sera envoyée à l'email du candidat pour signature. Sur la page de l'offre d'emploi, ils trouveront toutes les informations ajoutées, ainsi qu'une section en bas où ils peuvent ajouter leur signature.
Une fois entièrement signée, l'offre d'emploi sera disponible en téléchargement sur la fiche du candidat dans la section Offres d'emploi pour les utilisateurs qui y ont accès.
Notifications
Une confirmation, accompagnée d'une copie du document signé, sera envoyée par email au candidat.
Le recruteur principal pour le poste et la personne de contact sélectionnée recevront également une notification lorsque l'offre d'emploi sera signée, à condition que la notification Le candidat a répondu à l'offre d'emploi soit activée.
Approbation des offres d'emploi
Si vous utilisez notre fonctionnalité complémentaire Flux d'approbation des offres d'emploi, l'offre sera d'abord envoyée aux approbateurs pour signature avant d'être partagée avec le candidat. Tous les approbateurs recevront une copie de l'offre d'emploi entièrement signée.
Signature électronique des documents d'intégration
Lorsque vous utilisez notre fonctionnalité d'intégration, vous pouvez ajouter des documents signables tels que des NDA ou des politiques de l'entreprise directement sur le tableau de bord d'intégration du nouvel embauché.
En même temps, votre équipe peut signer les mêmes documents directement dans Teamtailor, rendant le processus fluide et efficace pour toutes les parties impliquées.
Ajouter des documents signables
Configurez vos modèles de documents signables pour l'intégration dans la section sous Paramètres → Modèles → Documents signables. Cliquez sur Ajouter un document signable dans le coin supérieur droit pour commencer.
Le document doit être au format PDF et inclure un espace pour le placement de la signature. Cliquez sur Placer la marque de signature et choisissez où la placer, généralement à la fin du document.
Vous pouvez demander des signatures au candidat, au responsable d'intégration et/ou à d'autres utilisateurs. Une fois les marques de signature ajoutées, cliquez sur Enregistrer pour finaliser la configuration du document.
Si aucune marque de signature n'est ajoutée pour le candidat, le document ne sera pas partagé avec lui et sera uniquement disponible pour l'équipe d'intégration sur la page d'intégration.
Veuillez noter que tout utilisateur ajouté en tant que signataire sur un document recevra automatiquement l'accès à la page d'intégration, indépendamment de l'accès antérieur à l'intégration. Cela sera visible dans la section Équipe d'intégration disponible sur la page d'intégration.
Utiliser des documents signables
Les documents signables peuvent être ajoutés de deux manières dans le processus d'intégration :
Dans vos modèles d'intégration sous la section Documents.
Manuellement depuis la page d'intégration du nouvel embauché sous ⋮ Plus.
Vous pourrez choisir parmi les documents configurés sous Paramètres → Modèles → Documents signables, ou télécharger un autre fichier PDF directement.
Processus de signature
Une fois qu'un document signable a été soumis, toutes les parties signataires seront informées par email de leur signature en attente. Toutes les parties pourront signer dès que le document sera partagé.
Une fois que le document est entièrement signé, une copie du document signé sera envoyée par email à toutes les parties signataires.
Espace Candidat
Le candidat recevra un email l'informant que sa signature a été demandée sur un document. Les documents qu'ils doivent signer peuvent être trouvés une fois qu'ils se connectent à leur tableau de bord d'intégration sous la section Documents.
En cliquant sur le document, le candidat pourra l'apercevoir et le télécharger. Toutes les parties signataires ajoutées seront affichées dans le document avec leur nom et signature une fois qu'elles auront signé. En bas de la page, le candidat peut signer et enregistrer sa signature.
Le statut de signature du document sera mis à jour en conséquence sur le tableau de bord d'intégration du candidat.
Statut | Description | Visuels |
Non signé | Le document n'a pas encore été signé par le candidat |  |
Partiellement signé | Le document a été signé par le candidat mais est en attente de signature(s) des autres parties signataires. |  |
Signé | Le document a été signé par toutes les parties signataires. |  |
Utilisateurs/utilisatrices
Les utilisateurs ajoutés en tant que parties signataires recevront un email leur notifiant que des documents nécessitent leur signature. Le document sera disponible pour signature sur la page d'intégration associée sous la section Documents dans Teamtailor.
En cliquant sur le document, une prévisualisation s'ouvre où l'utilisateur peut ajouter sa signature. Toutes les parties signataires seront listées dans le document par leur nom, et leurs signatures apparaîtront également dans la prévisualisation une fois qu'elles auront signé.
Le statut de signature du document sera mis à jour dans la section Documents sur la page d'intégration.
Statut | Description | Visuel |
Non signé | Le document n'a pas encore été signé par les parties |  |
Partiellement signé | Le document a été signé par certaines parties |  |
Signé | Le document a été signé par toutes les parties |  |
Notifications
Toutes les parties signataires - à la fois les candidats et les utilisateurs - seront notifiées par email lorsque leur signature sera demandée sur un document.
De plus, les utilisateurs auront accès à une nouvelle notification dans la section Intégration. Cette notification les informera lorsqu'une nouvelle signature a été ajoutée à un document où ils sont listés comme partie signataire et/ou en tant que responsable d'intégration pour cette intégration.
Paramètres supplémentaires
Lorsque vous activez notre fonctionnalité de signature électronique, deux nouvelles options liées aux documents signables seront disponibles :
Dans les paramètres Suppression automatique des données, vous aurez l'option d'exclure les candidats de la suppression s'ils ont des documents entièrement signés où le candidat est l'une des parties signataires.
Les documents signés seront activés par défaut en tant que point de donnée dans les demandes de données candidat, mais peuvent être désactivés si besoin. Cela inclut les documents complètement signés où le candidat fait partie des signataires.
🤖 Cet article est traduit à l’aide de l’IA. Faites-nous savoir si quelque chose vous semble incorrect.