En supprimant automatiquement les données des candidats qui remplissent certains critères, vous évitez que votre base ne soit encombrée par des candidats ou candidatures sans objectif clair de conservation. Automatisez votre conformité !

Dès qu’un candidat ou une candidature individuelle remplit l’une des règles spécifiées, il est marqué pour suppression. Après une période de grâce d’une semaine à partir de la date de marquage, il sera supprimé de votre compte entreprise.

Pour activer la suppression automatique des candidats, rendez-vous dans Paramètres → Données & Confidentialité → Suppression automatique des données. Vous y trouverez différents paramètres pour supprimer les données des candidats. Vous pouvez choisir autant d’options que vous le souhaitez.

Pour activer un paramètre spécifique, activez-le puis sélectionnez la période de temps. La période de temps indique quand un candidat sera marqué pour suppression automatique.

La suppression automatique s'appliquera à chaque candidat, et une fois le candidat supprimé, vous ne pourrez plus restaurer son profil. Nous vous recommandons donc de consulter votre équipe juridique lors de la configuration, pour vous assurer que tout est en ordre.

Grâce à notre extension Données et confidentialité basées sur la localisation, vous pouvez configurer les paramètres de suppression par pays, ou appliquer les mêmes règles à plusieurs pays partageant la même réglementation.

Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, cliquez ici.

Plusieurs règles/critères peuvent être activés pour la suppression automatique. Vos candidats ne seront marqués que par un seul motif de suppression, même s’ils remplissent plusieurs critères. Ce sera le premier critère rencontré par le candidat. Si vous annulez ce motif de suppression (en suivant les étapes sous Conserver le candidat dans cet article), un autre critère pourra s’appliquer.

Examinons les différentes règles de suppression :

Un candidat inactif est un profil de candidat sans aucune activité pendant un certain nombre de jours. Une activité correspond à toute action réalisée par vous ou le candidat (y compris l’envoi de messages, la rédaction de notes, le déplacement du candidat dans le processus, la notation, etc.). Notez que les e-mails automatiques Connect ne sont pas comptabilisés comme une activité.

Cette option supprimera uniquement l’enregistrement de la candidature ainsi que les données associées. Lors de la suppression d’une candidature, toutes les données associées, telles que les notes, entretiens, messages et autres informations connexes, sont également supprimées, offrant un nettoyage complet.

Un « objectif » est défini comme a) avoir postulé à une offre b) être Connect et c) avoir donné le « consentement aux futures offres ». Ce paramètre marque les candidats pour suppression s’ils ne remplissent aucun de ces 3 critères. Veuillez noter que les candidats sourcés et référés ajoutés à une offre sont comptés comme ayant un objectif actif.

Un candidat peut demander à être supprimé de votre vivier de candidats à tout moment. Décidez si vous souhaitez les supprimer automatiquement après un certain nombre de jours. En savoir plus sur cette fonctionnalité ici.

Si un candidat est marqué comme autorisation manquante ou autorisation expirée, vous pouvez choisir de supprimer automatiquement ce candidat.

Vous pouvez choisir d’envoyer un e-mail de confirmation au candidat une fois la suppression terminée.
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En sélectionnant Envoyer un e-mail de confirmation au candidat après suppression, l’envoi sera activé et vous pourrez personnaliser le message envoyé.

Un modèle de message par défaut sera généré, que vous pourrez consulter et personnaliser. L’e-mail est envoyé à tous les candidats supprimés via cette règle spécifique.

Dans cette section, vous pouvez empêcher la suppression automatique des candidats recrutés en activant le paramètre suivant :

Une fois activé, tous les candidats ayant un statut de candidature Recruté seront exclus des règles de suppression.
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Si un candidat a été embauché précédemment mais que son statut a ensuite changé, il sera de nouveau inclus dans les règles de suppression, car le statut actuel est toujours pris en référence. Les candidatures rejetées potentielles seront supprimées si la règle de suppression correspondante est activée. Cependant, le profil du candidat ainsi que toutes les candidatures actives ou recrutées resteront intactes.

Si vous utilisez notre fonctionnalité de signature électronique, un paramètre supplémentaire sera disponible. En activant cette option, tout candidat signataire de documents entièrement signés via cette fonctionnalité sera exclu de la suppression automatique.

En activant ces paramètres, vous décidez combien de temps les données du candidat seront conservées après qu'il ait rempli les critères de suppression automatique. À l’issue du délai autorisé, le système vous informe qu’un candidat est marqué pour suppression. Lorsqu’un profil de candidat est marqué, il sera supprimé une semaine plus tard. Vous disposez d’une semaine pour agir si vous souhaitez conserver les données du candidat (plus d’informations ci-dessous).

Lorsqu'un candidat est marqué pour suppression, cela s'affichera à plusieurs endroits de la plateforme sous l'intitulé Suppression imminente.

Si un candidat est sur le point d’être supprimé, un indicateur avec un bouclier orange apparaîtra sur le profil candidat dans la barre d’action sous ⋮ Plus. Cliquez sur Données & confidentialité pour voir quand le candidat doit être supprimé et connaître la raison de cette suppression.

Dans votre banque de candidats, une étiquette Suppression dans x jours apparaîtra à côté des candidats marqués pour suppression.

Utilisez le filtre Va être supprimé dans votre vivier de candidats pour trouver tous ceux marqués pour suppression, selon une période spécifique. Dans l’exemple ci-dessus, avec Va être supprimé : Toute date, nous listons tous les candidats marqués pour suppression, quel que soit l’état de la période de suppression de 7 jours.

Vos responsables Données & confidentialité assignés, avec la notification récapitulatif quotidien d’activité Données & confidentialité, recevront cet e-mail. L’e-mail inclut un résumé de tous les candidats marqués pour suppression ce jour-là, ainsi que la date prévue de suppression (7 jours après marquage).

Dans votre tableau de bord Teamtailor, vous pouvez ajouter un widget Données & confidentialité. Dans ce widget, vous verrez si vous avez des candidats programmés pour suppression. Cliquez sur Va être supprimé pour accéder à la liste de tous les candidats marqués pour suppression.

Si un candidat est marqué pour suppression, mais que vous souhaitez conserver son profil, voici ce qui est nécessaire selon les critères de suppression :

​Inactif – Effectuez une action dans le profil du candidat pour réinitialiser son statut. Par exemple, vous pouvez ajouter une note disant : « Je veux garder ce profil. ».

Candidats rejetés – Si un candidat a été rejeté dans un processus de recrutement, sa candidature sera supprimée. Pour conserver la candidature, annulez le rejet afin d’éviter la suppression automatique.
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​Suppression demandée – Les candidats peuvent demander à faire supprimer leurs données à tout moment. Pour conserver le profil, cliquez sur le bouton Ignorer la demande dans le profil du candidat. Cela ignorera la demande de suppression et empêchera la suppression automatique.

Autorisation manquante – Si un candidat n'a pas donné son autorisation, vous pouvez la lui demander via son Centre Données & Confidentialité.

Si vous devez conserver les données du candidat, cliquez sur le bouton J’ai l’autorisation affiché. Cela confirme que l’autorisation a été obtenue et arrête manuellement la suppression.

Autorisation expirée – Si l’autorisation d’un candidat a expiré, vous pouvez la renouveler en l’informant de la poursuite du stockage des données.

Si vous devez conserver les données du candidat, cliquez sur le bouton Déjà informé visible dans le Centre Données & Confidentialité. Cela confirme que l’autorisation a été prolongée et arrête manuellement la suppression.

Lorsque vous avez des candidats marqués pour suppression, une boîte rouge s’affiche sur la page des paramètres de suppression automatique. Cette boîte affiche le nombre de candidats en attente de suppression, vous permet de consulter tous les candidats marqués, et offre l’option Ne pas supprimer ces candidats. En choisissant cette option, vous annulez toutes les suppressions programmées et réinitialisez les paramètres. Notez que les paramètres précédents ne peuvent pas être restaurés, manipulez avec précaution !

Si vous modifiez les paramètres de délai pour la suppression automatique, les candidats déjà marqués ne seront pas affectés. Tous les autres profils de candidats seront conservés selon la nouvelle période configurée.