Lors du recrutement dans plusieurs pays, chaque localisation peut avoir ses propres lois sur la protection des données. Vous pouvez configurer des autorisations spécifiques pour les données et des paramètres de suppression automatique des données afin d’assurer le respect des réglementations locales.
Il s’agit uniquement d’un exemple visuel. Assurez-vous de respecter les réglementations locales concernant les données lors de la configuration de vos paramètres.
Un admin de l'entreprise doit activer cette fonctionnalité dans le centre des extensions pour commencer
Mise en place
Vous pouvez définir des politiques et des paramètres locaux pour chaque pays ajouté à votre compte, ou pour plusieurs pays partageant les mêmes réglementations. Les configurations locales peuvent être définies pour les paramètres de Gestion des autorisations et de Suppression automatique des données.
Les pays disponibles pour la configuration sont basés sur les localisations ajoutées à votre compte sous Paramètres → Entreprise → Localisations. En savoir plus sur la configuration des localisations ici.
Gérer les permissions
Sur cette page, vous définissez la durée de validité de l’autorisation de votre candidat pour conserver ses données. En bref, vous devez définir les trois éléments suivants :
Spécifier combien de temps l’autorisation d’un candidat est valide pour que vous puissiez conserver ses données
Contrôler si une demande de renouvellement automatique est envoyée à l’expiration de l’autorisation
Modifier le message qui suit vos demandes de renouvellement d’autorisation par e-mail
Lisez notre guide complet sur ce paramètre ici : Gérer les autorisations collectées
Politique par défaut
La première section est celle où vous définissez votre politique par défaut, utilisée pour tous les candidats sans politique locale, et comme solution de secours.
Politiques locales
Dans la section suivante, vous pouvez définir des politiques locales pour les pays des localisations de votre compte. Cliquez sur + Ajouter une politique locale pour commencer la configuration.
Chaque politique comprendra les sections suivantes :
Pays :
Sélectionnez un ou plusieurs pays pour lesquels la politique de permissions doit s'appliquer.Durée de validation :
Choisissez la durée pendant laquelle la permission du candidat pour que vous conserviez ses données reste valide.À l'expiration de l'autorisation :
Choisissez si la permission du candidat doit être renouvelée automatiquement à la fin de sa validité.Modifier le modèle d'e-mail :
En sélectionnant les options de désinscription ou d'inscription, vous pourrez personnaliser l'e-mail envoyé.
Attention ! Toute modification apportée à un modèle d’e-mail d’autorisation s’appliquera à tous les modèles de politique, par défaut et personnalisés.
Suppression automatique des données
Dans ces paramètres, vous pouvez configurer des règles automatiques pour supprimer les données des candidats de votre compte. Chaque règle identifie les candidats à supprimer selon les critères spécifiés et le nombre de jours choisi. Une fois signalées, les données seront définitivement supprimées 1 semaine plus tard.
Lisez notre guide complet sur ce paramètre ici : Supprimer automatiquement les données de vos candidats
Paramètres de suppression par défaut
Les paramètres par défaut s’appliquent lorsqu’aucun paramètre local n’est configuré pour la localisation du candidat.
Paramètres de suppression locaux
Dans cette section, vous pouvez définir des paramètres locaux de suppression pour les pays des localisations de votre compte. Cliquez sur + Ajouter des paramètres locaux de suppression pour commencer la configuration.
Chaque paramètre comprendra les options suivantes :
Pays :
Sélectionnez un ou plusieurs pays pour lesquels les paramètres de suppression doivent s'appliquer.Suppression automatique :
Activez les règles de suppression qui doivent s'appliquer à ces paramètres. Lorsqu’un candidat ou une candidature correspond à l’une de ces règles, il est signalé pour suppression.Envoyer un e-mail aux candidats qui soumettent des demandes de suppression : activez et configurez un e-mail de confirmation à envoyer une fois les données supprimées.
Exclure de la suppression automatique :
Choisissez d'exclure de la suppression les candidats recrutés ou dont tous les documents sont signés*.
* Cette option est uniquement disponible pour les clients utilisant notre fonctionnalité de signature électronique.
Application des politiques et paramètres
La politique d'autorisation ou le paramètre de suppression des données appliqué est déterminé selon les règles suivantes :
Dernière candidature :
Lorsqu’un candidat fait une nouvelle candidature, la politique et/ou les paramètres de suppression correspondant à cette localisation s'appliquent. Cela signifie qu’ils remplacent les candidatures précédentes si elles concernent d’autres localisations avec des paramètres différents.Plusieurs localisations :
Si plusieurs localisations sont sélectionnées lors de la candidature, la politique d'autorisation et/ou le paramètre de suppression le plus strict parmi elles sera appliqué.Localisations Connect :
Les localisations ajoutées par le candidat via le tableau de bord Connect ne sont prises en compte que s'il n'y a aucune candidature associée.Aucune localisation associée :
Si le candidat n'a pas de localisations liées via les candidatures ou Connect, la politique d'autorisation et les paramètres de suppression par défaut s'appliquent.
Ordre de rigueur
Si deux localisations sont sélectionnées lors de la candidature, celle avec la politique d’autorisation et/ou les paramètres de suppression les plus stricts est appliquée.
Les options de politique d'autorisation suivantes sont classées de la plus stricte à la moins stricte :
Pas de demande d’autorisation automatique |  |
Demande d’autorisation opt-in |  |
Demande d’autorisation opt-out |  |
L’autorisation n’a pas d’expiration |  |
Pour les paramètres de suppression des données, la règle avec le plus petit nombre de jours parmi toutes les règles activées est considérée comme la plus stricte.
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