De Teamtailor Aanvraag-functie stelt je in staat om goedkeuringsprocedures voor aanvragen van tevoren te maken, wat de nauwkeurigheid verhoogt en het proces versnelt. In dit artikel leer je hoe je deze procedures voor je account instelt. Je kan werken met twee verschillende soorten: Standaardprocedure en Aangepaste procedure.

Om je procedures in te stellen, ga naar Instellingen → Werving → Aanvragen en schakel de functie in.

Laten we eerst bespreken hoe een goedkeuringsprocedure werkt. Een goedkeuringsprocedure bestaat uit verschillende stappen van teamleden. Zij worden opeenvolgend gevraagd hun goedkeuring te geven om een nieuwe vacature te publiceren of het nieuwe wervingsproces te starten.

In de praktijk betekent dit dat de gebruiker die in stap 1 is toegevoegd, als eerste wordt gevraagd om de aanvraag goed te keuren. Pas als deze stap is voltooid, gaat het verzoek door naar de tweede stap, enz. Dit is de procedure totdat elke stap is voltooid.

De gebruiker in een specifieke stap heeft de optie om de aanvraag goed te keuren of af te wijzen. Als het verzoek wordt afgewezen, wordt de maker gevraagd om de aanvraag te bewerken en opnieuw in te dienen. Wanneer dit gebeurt, begint de procedure opnieuw, beginnend met het verzoek om goedkeuring vanaf de eerste stap.

Bij het instellen van een procedure heb je de optie om te kiezen dat ALLES gebruikers in die stap de aanvraag moeten goedkeuren. Als je "ALLEMAAL" kiest, is het voldoende dat één persoon de aanvraag goedkeurt (ieders stem alleen is genoeg om de stap goed te keuren).

Je hebt de mogelijkheid om in een van de stappen in te schakelen dat gebruikers in die stap de procedure vanaf dat punt kunnen bewerken.

Deze goedkeuringsprocedure wordt standaard gebruikt voor elke aanvraag die een teamlid doet, tenzij er een aangepaste procedure werd ingesteld. Houd er rekening mee dat je een standaardprocedure moet hebben voordat je aangepaste procedures kan maken. Je leest hier meer over, verder in het artikel.

Begin door naar je instellingen te gaan en klik op Aanvragen. Daar kan je de standaardprocedure maken of bewerken.

Selecteer eerst welke gebruikers in elke stap van de procedure moeten zitten. Voeg zoveel stappen toe als je nodig hebt en selecteer of alle gebruikers in die stap de aanvraag moeten goedkeuren voordat deze naar de volgende stap gaat of slechts één van de aanvragers in die stap.

Je hebt ook de optie om aan te vinken in de eerste stap dat de procedure kan worden bewerkt door iedereen in die stap. Dit is handig als de procedure die je maakt niet perfect past bij een toekomstige aanvraag of als belangrijke leden van je team de goedkeuringsprocedures ter plekke willen maken.

Als de persoon die je nodig hebt voor de aanvraagprocedure nog geen lid is van het team, kun je andere mensen via e-mail uitnodigen met de link "gebruikers uitnodigen op deze site". Sla de procedure op. Deze procedure wordt nu gebruikt voor alle aanvragen.

Nu we de standaardprocedure hebben aangemaakt, kunnen we doorgaan met het maken van de aangepaste procedures die in plaats van de standaardprocedure worden gebruikt als hun parameters overeenkomen met die van het aanvraagverzoek.

Met een aangepaste procedure kun je specifieke procedures instellen voor combinaties van locaties, afdelingen, rollen, enz. Deze procedures wordt gebruikt wanneer een nieuwe aanvraag wordt gemaakt die overeenkomt met die parameters. Je kunt zoveel aangepaste procedures maken als je nodig hebt!

Klik eerst op "Aangepaste procedure toevoegen" om de procedure-editor te openen. Deze editor werkt precies hetzelfde als de standaardprocedure-editor, behalve dat de titelbalk nu bewerkbaar is en de selectievelden voor locatie/rol onderaan zijn toegevoegd.

Selecteer vervolgens welke locaties, afdelingen en rollen van toepassing moeten zijn op deze procedure. Dit betekent dat wanneer een aanvraag wordt gemaakt met behulp van deze set velden, deze procedure wordt gebruikt. Sla dan deze procedure op.

Elke geregistreerde gebruiker met een login kan worden toegevoegd als goedkeurders voor je aanvraagprocedure.