Naar de hoofdinhoud
Alle collectiesPartner integraties
Partner: AFAS Profit (HR-systeem)
Partner: AFAS Profit (HR-systeem)

Leer hoe je kandidaten automatisch van Teamtailor naar AFAS kunt sturen

Jelmer Stiekema avatar
Geschreven door Jelmer Stiekema
Meer dan een week geleden bijgewerkt

Door de activering van de AFAS Profit-integratie kun je triggers gebruiken om kandidaten automatisch over te zetten van Teamtailor naar AFAS Profit. Je kunt de kandidaat gewoon aanmaken, of kandidaten direct koppelen aan de vacatures die je hebt in AFAS.
​
Met AFAS kun je je HR-processen stroomlijnen en administratieve lasten minimaliseren door salarisverwerking, verlofbeheer, verzuimregistratie en werving & selectie allemaal met één klik te regelen. Geniet van het gemak van het hebben van alle op HR betrekking hebbende zaken op een enkel, gebruiksvriendelijk platform.

Aan de slag in AFAS Profit

Om de integratie tussen AFAS en Teamtailor mogelijk te maken, koppel je jouw bestaande AFAS Profit-account aan Teamtailor. Let op, je hebt mogelijk meerdere soorten AFAS omgevingen (Productie, Test, Accept). Je kunt iedere omgeving aan Teamtailor koppelen, maar dit vereist steeds een aparte opzet.
​
Eerst moet de integratie opgezet worden in AFAS Profit. Dit vereist een AFAS-beheerdersaccount. De installatie duurt 15-30 minuten.

Stap 1. Maak een nieuwe App connector aan.

Log in op AFAS Profit en ga naar Algemeen > Beheer > App connector.

In het App connector-menu klik je op Nieuw.

  1. Voeg een duidelijke beschrijving / naam toe voor de App connector, bijvoorbeeld 'Teamtailor integratie'.

  2. Zet 'automatisch token genereren' aan.

  3. Selecteer 'Maak nieuwe gebruikersgroep op basis van App connector-naam'.

  4. Zorg ervoor dat 'Maak nieuwe gebruiker App connector-naam' is geselecteerd.

Klik op Volgende.

Stap 2. Voeg de GetConnector en UpdateConnector toe.

Begin met het downloaden van het onderstaande connectorbestand. Je moet dit bestand importeren in AFAS.
​
​Lijst met vacatures.gcn

Vanuit het menu 'Acties' bovenaan kies je 'Importeren' om de 'lijst van vacatures' GetConnector toe te voegen via de optie 'Bestand'. Klik op voltooien om te importeren.
​
Klik dan op Volgende.
​

In het volgende scherm kun je beginnen met het toevoegen van de UpdateConnectors. Kies nog een keer 'Nieuw' en zoek in de lijst met UpdateConnectors naar de 'HrCreateApplicant' en 'HrApplicant' connectors. Het is het makkelijkst om te zoeken naar 'Applicant' in het Connector ID-zoekvak.
​
Selecteer de UpdateConnectors en klik op 'Voltooien'.

Stap 3. Verzamel je AFAS-token
​Klik nu op 'Voltooien' om de creatie van de App-connector te voltooien. Deze laatste stap van de configuratie in AFAS zal het AFAS-token genereren. Je hebt deze volledige token nodig om AFAS te verbinden met Teamtailor, bijvoorbeeld:
​

<token><version>1</version><data>54734093832412081845474abcdefghijklmnopq740093832496081841234127</data></token>
​

⚠️ Deze token wordt slechts eenmaal weergegeven, zorg er dus voor dat je deze veilig kopieert en opslaat voordat je het venster sluit!

Aan de slag in Teamtailor

Nu kun je naar Teamtailor gaan en AFAS vinden via de marktplaats.
​
​Stap 1. Maak een Admin Read api key aan in Teamtailor
​
Ga naar de instellingen van je Teamtailor-account en open het tabblad met 'API-keys'. Hier klik je om een nieuwe API-key te maken (rechtsboven).
​
Geef de API-key een beschrijvende naam (bijvoorbeeld AFAS API-sleutel), stel de scope in op 'Beheerder' en selecteer 'Lezen'. Als je de API-key aanmaakt met een andere instelling zal het niet werken voor de AFAS-integratie.
​

Stap 2. Activeer AFAS in de marktplaats van de Teamtailor-toepassing

Zoek AFAS in de Teamtailor-marktplaats en klik op activeren.

Stap 3. Voeg jouw AFAS inloggegevens toe

Je wordt doorgestuurd naar de activatiepagina in je Teamtailor-instellingen waar je je AFAS-inloggegevens kunt toevoegen.

  1. AFAS member nr: je kunt dit nummer vinden in AFAS Profit (rechterbovenhoek). Gebruik alleen de eerste letter en getallen, niet de letters aan het einde. In dit voorbeeld is het A96837. Let op: de eerste letter correspondeert aan de AFAS omgeving die je gebruikt (O voor productie, A voor Accept, T voor Testing).

  2. AFAS-token: plak het token dat je tijdens de AFAS-instelling hebt aangemaakt.

  3. Language: uit het keuzemenu kies je de taal die je gebruikt in AFAS Profit

  4. Teamtailor API key: uit het keuzemenu kies je de Teamtailor Admin Read API-sleutel die je hebt gemaakt.

Klik op 'Inloggegevens opnieuw valideren'. Wanneer de inloggegevens zijn geaccepteerd (groen) kun je de installatie voltooien.
​
Als de inloggegevens niet worden geaccepteerd (rood), moet je teruggaan naar de AFAS-instelling om te controleren of je alle instructies hebt opgevolgd. De 'inloggegevens opnieuw valideren' controleert of je zowel de UpdateConnectors en de GetConnector hebt toegevoegd, en het valideert of het AFAS-token ons in staat stelt om verzoeken te doen.
​

Stel de aangepaste velden in Teamtailor in (optioneel)

Standaard verstuurt de AFAS Profit-integratie voornaam, achternaam, en e-mailadres. Dit zijn verplichte velden om sollicitanten te maken.
​
Naast de standaardvelden heb je de flexibiliteit om een grote verscheidenheid aan aangepaste velden toe te voegen. Ga naar de instellingen in je Teamtailor-applicatie en zoek 'aangepaste velden'. Klik op 'nieuw aangepast veld' om de velden toe te voegen. Lees hier meer.
​
De integratie biedt twee verschillende methoden om sollicitanten in AFAS te maken, die elk een andere set aangepaste velden ondersteunen.
​
In het onderstaande overzicht vindt je de beschikbare aangepaste velden voor beide methoden.

  • Sollicitant maken in AFAS en koppelen aan een vacature (HrCreateApplicant) - kies aan welke vacature je de kandidaat wilt koppelen en of je het cv wilt verzenden.

  • Een kandidaat maken in AFAS (HrApplicant) - kies of je de bank- en/of adresgegevens wilt toevoegen.

Aangepaste velden: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KA4yNTFJmJ5a4gV9S3-ZQkutydwN2n8AyFLDkGyF_U4/edit?usp=sharing
​

⚠️ Let op: je bent vrij om de 'titel' in te stellen op elke waarde, maar de 'api naam' moet overeenkomen met de Teamtailor aangepaste veldnaam uit het overzicht. Zorg er ook voor dat je het juiste 'veldtype' gebruikt.
​
Let op dat sommige velden in AFAS alleen specifieke waarden accepteren, zoals geboorteland en geslacht. Het gebruik van andere waarden zal leiden tot een foutmelding.


​

Stel de trigger in Teamtailor in

Nu de integratie is geactiveerd, kun je naar een van jouw vacatures in Teamtailor gaan. Je moet vanuit het pipeline overzicht op het Triggersymbool (1) klikken.

Selecteer het stadium van waaruit je de integratie wilt activeren door te klikken op de ➕ (2) in dat stadium. Kandidaten die naar dit stadium worden verplaatst, worden automatisch overgeplaatst naar AFAS Profit.

Selecteer Stuur AFAS-webhook om de trigger toe te voegen.

Voltooi de configuratie door de actie te kiezen die je wilt gebruiken.

  1. Sollicitant maken en koppelen aan een vacature (Create applicant and link to vacancy)

    1. Selecteer aan welke vacature in AFAS de kandidaat moet worden gekoppeld als de sollicitant wordt overgeplaatst naar AFAS.

    2. Selecteer of je ook het cv wilt verzenden.

  2. Sollicitant maken (Create applicant)

    1. Selecteer of je ook de bankgegevens en/of adresgegevens van deze kandidaat wilt verzenden. Let op, dit vereist de instelling van aangepaste velden in Teamtailor.

Klik op 'Trigger toevoegen' om de instelling te voltooien.

Let op: de vereiste velden op de sollicitanten kaart voor de AFAS-integratie zijn voornaam, achternaam en e-mailadres. Zonder deze velden zal de integratie een foutmelding teruggeven.

Het gebruik van de integratie

Sollicitanten die naar het stadium worden verplaatst waar de AFAS-trigger is toegevoegd, worden automatisch overgezet naar AFAS.
​

Op de sollicitant in Teamtailor kun je zien dat de status (verzenden / verzonden) is.

Afhankelijk van de gebruiksmethode zal de sollicitant beschikbaar zijn in verschillende modules van AFAS.
​

Voor Aanmaken van sollicitant en koppelen aan vacature kun je op verschillende manieren met de sollicitant in AFAS werken.

  • Ga naar het tabblad HRM, zoek het blok met 'Werving en selectie' en vind de kandidaat onder Sollicitant. Van daaruit kun je het profiel/dossier van de kandidaat zien, of klik op acties om de workflow 'in dienst melden' te starten.

  • Ga naar het tabblad HRM, selecteer Medewerker, klik op nieuw en kies de sollicitant om een nieuwe werknemer te gaan maken.

  • Ga naar het tabblad HRM, selecteer Vacature, kies de vacature waaraan je werkt, vind de sollicitanten op het tabblad Sollicitatie.

  • Ga naar het CRM-tabblad, kies Organisatie/Persoon en vind hier het profiel van de kandidaat.

Ook voor Aanmaken van sollicitant kun je op verschillende manieren met de sollicitant in AFAS werken.

  • Ga naar het tabblad HRM, selecteer Medewerker, klik op 'nieuw' en kies de sollicitant om een nieuwe werknemer te gaan maken.

  • Ga naar het CRM-tabblad, kies Organisatie/Persoon en vind hier het profiel van de kandidaat.

De HRM-tab

De CRM-tab

Welke gegevens worden verzonden?

Zodra de AFAS-integratie wordt geactiveerd, zal de volgende informatie worden verzonden tussen Teamtailor en AFAS:

  • Voornaam

  • Achternaam

  • E-mailadres

  • AFAS vacatures (indien van toepassing)

  • Aangepaste velden
    ​

Hulp nodig?

Neem direct contact op met Teamtailor via:

Gerelateerde artikelen
Bestaande gegevens importeren in je Teamtailor-account
Was dit een antwoord op uw vraag?