Wanneer je klant wordt bij Teamtailor, kun je je bestaande vacature- en sollicitantgegevens in je account importeren. Deze gegevens kunnen afkomstig zijn van een eerder ATS of van een spreadsheet die je handmatig hebt gemaakt.
In dit artikel bespreken we situaties waarin Teamtailor de import namens jou verzorgt. Wil je de import zelf doen via de API? Lees er meer over hier.
Begin met het importproces
Voordat je start met importeren, laat je het contactpersoon bij Teamtailor weten dat je gegevens wil importeren.
Ben je al klant met een toegewijde Customer Success Manager? Dan is diegene je contactpersoon tijdens het proces.
Ben je nog geen klant of heb je getekend maar nog geen Customer Success Manager? Neem dan contact op met de Sales-contactpersoon waarmee je hebt gesproken voor verdere hulp.
Weet je niet wie je moet contacteren? Neem contact op met onze supportafdeling, wij helpen je graag verder.
We bieden twee verschillende soorten imports aan, die zowel de prijs als de tijd om de import te voltooien beïnvloeden:
Standaard import
Een standaardimport doe je met het Teamtailor Standard Import Template CSV-bestand. Of je gegevens nu uit een vorig ATS komen of handmatig in een bestand staan: ze moeten volgens het formaat van onze template worden ingevuld.
De beschikbare velden voor import zijn vast, dus bekijk ze goed voordat je een import aanvraagt. Deze methode staat geen aanpassingen toe.
Je kunt hier een video bekijken over hoe je het sjabloon invult:
De voordelen van deze methode zijn dat het gratis, snel en efficiënt is.
De standaard wachttijd voor standaard imports is 2 weken
Custom Import
Een aangepaste import is nodig als de gegevens die je wilt importeren buiten het bereik van een standaardimport vallen.
Deze methode biedt meer flexibiliteit, zoals extra datavelden toevoegen en precies bepalen waar jouw bestaande gegevens in Teamtailor geplaatst worden. Voor een succesvolle import is een mappingdocument vereist. Let op dat Teamtailor alleen bestanden in CSV-indeling accepteert.
Hier kun je een video bekijken over het maken van je mappingdocument:
Aan deze methode zijn kosten verbonden, neem dus contact met ons op voor een offerte.
Ben je al klant met een toegewijde Customer Success Manager? Die is jouw contact gedurende het proces.
Ben je nog geen klant, of heb je getekend maar geen toegewezen Customer Success Manager? Neem dan contact op met je Sales-contactpersoon voor verdere hulp.
Weet je niet wie je moet benaderen? Neem contact op met onze support, dan helpen we je ze te vinden.
De verwachte wachttijd voor deze methode is ongeveer 4 weken
Geïmporteerde gegevens identificeren en beheren
Geïmporteerde sollicitanten verschijnen in Teamtailor onder het tabblad Kandidaten en ook bij de juiste vacatures onder het tabblad Vacatures, als die voor de import zijn ingevuld.
Geimporteerde vacatures
Geïmporteerde vacatures krijgen automatisch de functiestatus Gearchiveerd als vacaturestatus en de import tag. De aanmaakdatum wordt de datum waarop de import is voltooid. Je vindt deze vacatures terug in het tabblad Vacatures.
Geïmporteerde sollicitanten
Geïmporteerde sollicitanten krijgen standaard de Gesourcet status en een import tag. Standaardvelden zoals naam, e-mail, telefoonnummer, cv en LinkedIn-profiel vind je in de velden van de sollicitantkaart. Eventuele extra gegevens worden toegevoegd als opmerkingen of aangepaste velden, afhankelijk van het type import.
Is een sollicitant gekoppeld aan een vacature die al in Teamtailor staat? Dan zie je die ook onder die vacature in het tabblad Vacatures.
Dubbele sollicitanten beheren
Bevat de geïmporteerde data sollicitanten die al in je Teamtailor-account staan? Dan komen er dubbele profielen bij. Je kunt deze profielen handmatig samenvoegen om een hoofdprofiel aan te duiden en je database schoon te houden.
Toestemmingsinstellingen voor geïmporteerde sollicitanten
Bij het importeren van sollicitanten kun je nieuwe toestemmingen aanvragen om hun profielen op te slaan. Aangezien alle geïmporteerde sollicitanten als Gesourcet worden toegevoegd, is het belangrijk om de Toestemmingen verzamelen voor gesourcete en doorverwezen sollicitanten goed in te stellen.
Let op: bij standaardimporten wordt de aanmaakdatum van de sollicitant de datum waarop Teamtailor de import uitvoert. Je toestemmingsinstellingen worden dan op deze datum toegepast voor alle geïmporteerde sollicitanten met de status Gesourcet.
Kies je voor een aangepaste import met een eigen aanmaakdatumveld, dan gelden de toestemmingsinstellingen voor die datum in plaats van de importdatum.
Na de import kun je contact opnemen met je sollicitanten, handmatig of automatisch.
Handmatig toestemming vragen
Dit proces stelt je in staat om handmatig een opt-in of opt-out e-mail te verzenden naar de geïmporteerde sollicitanten. Voor deze methode:
Kies de optie Onmiddellijk voor hoe lang je de gegevens van de sollicitant bewaart voordat het systeem ziet dat de toestemming ontbreekt. Dat betekent dat zodra de import klaar is, je geïmporteerde sollicitanten de privacystatus Toestemming ontbreekt krijgen.
Vink het vakje niet aan om automatisch toestemming te vragen om gegevens te bewaren (opt-in). Het moet er ongeveer zo uitzien:
Ga naar het Tabblad sollicitanten, filter op tags, en selecteer 'Import':
Selecteer deze sollicitanten massaal en kies via het actiemenu voor Gegevens bewaren.
Kies of je een opt-in of opt-out e-mail wilt verzenden. Je kunt de opt-in e-mail voor gesourcete en doorverwezen sollicitanten aanpassen in de instellingen voor toestemmingen verzamelen en de opt-out e-mail in de instellingen voor toestemmingen beheren.
Vraag automatisch permissie aan
Dit proces zorgt ervoor dat je automatisch een opt-in email kan triggeren om naar je geimporteerde sollicitanten te versturen. Voor deze methode:
Bepaal hoe lang je de gegevens van de sollicitant bewaart voordat het systeem ontbrekende toestemming ziet en de opt-in e-mail verstuurt.
Opties zijn: Onmiddellijk, 30 dagen, 90 dagen of een eigen verloopdatum vanaf de aanmaakdatum van de sollicitant.
Als je een aanmaakdatum van de sollicitant importeert, wordt die gebruikt om te bepalen wanneer de opt-in e-mail wordt verstuurd.Vink het vakje aan om automatisch toestemming te vragen om de gegevens van de sollicitant te bewaren.
De e-mail wordt verstuurd volgens de door jou gekozen periode.
Pas de sjabloon aan zodat het past bij jouw tone of voice en alle relevante informatie bevat.
De e-mail wordt dan verstuurd binnen het door jou gekozen tijdsbestek.
Zorg dat je e-mailsjablonen klaar zijn voor toekomstige sollicitanten.
Doe dit nadat je de toestemmingsverzoeken voor geïmporteerde sollicitanten hebt afgerond, of je nu kiest voor een opt-in of opt-out e-mail.
Gebruik je Teamtailor al als je importeert?
Zo ja, dan raden we aan om de Toestemmingen verzamelen voor gesourcete en doorverwezen sollicitanten te updaten. Zo beheer je handmatig de toestemmingsverzoeken tijdens de importperiode en houd je controle over de inhoud van de opt-in e-mail aan geïmporteerde sollicitanten, apart van gesourcete of doorverwezen sollicitanten.
🤖 Dit artikel is vertaald met behulp van AI. Laat het ons weten als iets niet klopt.