Kandidatens resa slutar vanligtvis när de anställs, men deras upplevelse som anställd har just börjat. Att upprätthålla en stark kommunikation och erbjuda stöd för nya medarbetare hjälper dem att förbli engagerade och lägger grunden för långsiktig framgång.

Med Teamtailors Onboardingsfunktion blir övergången från en positiv kandidatupplevelse till en lika uppskattad medarbetarupplevelse friktionsfri. Ge era nya medarbetare allt de behöver för att komma in i sina roller på en gång.

Varje onboardingprocess i Teamtailor baseras på fördefinierade mallar som ställts in i ditt konto. En mall med specifika uppgifter och innehåll kan anpassas för att passa olika avdelningar, platser eller team. När du startar en onboarding kan du välja en eller flera mallar för att säkerställa att processen stämmer överens med den nya medarbetarens roll.
​
Gå till Inställningar → Mallar → Onboardingar för att komma igång!

I den första sektionen kan du konfigurera en mall som föreslås som ett välkomstmeddelande för alla nya onboardings. Detta meddelande visas på kandidatens onboardingöversikt och skickas som ett välkomstmail, med den valda onboardingansvariga som avsändare.
​
För att göra meddelandet personligt kan följande platshållare läggas till:

Klicka på den rosa +-knappen för att skapa en ny onboardingmall från grunden.

Du kan också duplicera en befintlig mall för att kopiera all information och alla onboardingmoment, eller anpassa en efter dina behov. Alla ändringar i en mall påverkar bara framtida onboardingar som skapas från den.

​En onboardingprocess involverar ofta följande roller och ansvarsområden:

För att komma igång, ange vem som ska ha tillgång till onboardingar som skapats från denna mall. Ställ in meddelanden och formulär som ska skickas till kandidaten, både före och efter att onboardingprocessen påbörjas. Tilldela uppgifter till kandidaten och teammedlemmar som är involverade i onboardingprocessen. Till sist, bifoga viktiga dokument för kandidaten att granska. Nedan är en sammanfattning av varje del:

När allt är klart och mallen sparad blir den tillgänglig för nya onboardingar.

När en kandidat har flyttats till steget Anställd kan en onboarding startas genom att klicka på Starta onboarding i jobbprocessöversikten eller Onboarda i åtgärdsfältet på kandidatkortet.

Detta alternativ kommer att vara tillgängligt för användare med följande åtkomstroller:

När du klickar kommer ett nytt fönster att visas där du kan fylla i de obligatoriska fälten för att skapa en skräddarsydd onboardingupplevelse för den nya medarbetaren. Genom att ange detaljer som är specifika för deras roll, avdelning och plats kan du säkerställa en personlig och smidig onboardingprocess som ger dem förutsättning att lyckas från dag ett.

När en onboarding har skapats kan det tilldelade teamet följa framstegen och få en översikt över hela processen.

Under fliken Onboardingar hittar du alla onboardingar du är involverad i*. I denna översikt kommer du att se kandidaten och Onboardingansvarig följt av skapande och startdatum för onboardingen. Framstegsfältet baseras på de tillagda uppgifterna för onboardingteamet och den nya medarbetaren. Klicka på en av kandidaterna för att besöka deras onboardingsida och se mer detaljer.

På varje onboarding-sida får onboardingteamet en fullständig översikt över processen. Högst upp kan du hitta kandidatens personliga detaljer, lägga till/redigera deras arbets-epost och justera startdatumet om det behövs. Nedan ser du framstegsfältet för onboardingen.
​

Onboardingteamet bildas baserat på de användare som lagts till i mallinställningarna tillsammans med den valda onboardingansvariga.
​

Ytterligare användare kan läggas till direkt från onboarding-sidan. Företags- och rekryteringsadministratörer har som standard tillgång till alla onboardingar.

Om startdatumet för onboarding behöver justeras kan detta enkelt göras genom att klicka på startdatumet under onboardingteamet.

Här hittar du möjligheten att omplanera alla schemalagda meddelanden och formulär, liksom ofullständiga att-göra-listor. Uppgifter med startdatum som tidsreferens kommer att omplaneras automatiskt utan något extra arbete från dig.

Högst upp på sidan kan du se statusen för onboardingen:

I det högra hörnet kan du klicka på ⋮ Mer för att se detaljer och öppna kandidatkortet om du har åtkomst till kandidaten.
​
Företagsadmins, rekryteringsadmins och onboardingansvariga kan manuellt lägga till fler onboardingmallar och uppgifter.

Längre ned på sidan kan du se följande:

Varje sektion kommer att visa en indikator som visar framstegen för skickade, besvarade, slutförda och lästa objekt.

Onboardingansvarig, Företagsadmins och Rekryteringsadmins kan manuellt ta bort onboardinguppgifter om det behövs. Hovra över uppgiften, klicka på radera-knappen och bekräfta åtgärden.

Onboardingframsteg kan också ses på kandidatkortet under avsnittet Onboarding längst till vänster. Detta avsnitt ger dig en snabb översikt över framsteg samt en länk till den fullständiga onboarding-sidan.

Du kan också se onboardingrelaterade åtgärder under fliken Aktivitet till höger.

När onboardingen har skapats kommer den nya medarbetaren få tillgång till den via sin personliga onboarding-sida. Denna översikt kan nås via välkomstmailet som skickats till kandidaten eller genom att begära en lösenordslös inloggningslänk på:[company_career_site_url]/onboarding/login

​
När kandidaten loggat in hälsas de av det valda välkomstmeddelandet från sin tilldelade onboardingansvariga. Omslagsbild och text hämtas från Utseendesektionen i redigeringsläget för jobbet.

Onboardingöversikten använder företagets valda typsnitt och övergripande färginställningar under Innehåll → Global design.

I det första avsnittet kan kandidaterna ladda upp/ersätta profilbilden kopplad till deras kandidatkort. Bredvid namn och roll visas en nedräkning till startdatumet och en länk till deras Nya medarbetarsida, som de kan använda för att dela nyheten om sin nya roll. Dessutom kommer de att få en översikt över eventuella väntande uppgifter som de behöver slutföra på sidan.

Längre ner på sidan kan kandidaten hitta alla väntande onboardinguppgifter.

Alla tilldelade att göra för kandidaten kommer att listas under detta avsnitt. När uppgiften är bockad visas det även på onboarding-sidan i Teamtailor.

Eventuella schemalagda formulär kommer att skickas via mejl och visas i detta avsnitt, redo för kandidaten att fylla i och skicka in. Designen liknar ansökningsformuläret och ger en bekant upplevelse.

Deras svar blir tillgängliga för onboardingteamet på Onboarding-sidan och på kandidatkortet under avsnittet Enkätsvar.
​

I den här sektionen kommer kandidaten att hitta de bifogade filerna som de bör granska. För att markera ett dokument som slutfört, måste de först bekräfta att de har läst och godkänt innehållet.
​
Dessutom kan kandidater ladda upp egna filer i detta avsnitt, som sedan blir tillgängliga för onboardingteamet på Onboarding-sidan.

Alla skickade meddelanden kommer att visas i denna sektion så att kandidaten är uppdaterad om vilken kommunikation som har skickats hittills i processen.

Längst ner på sidan kan kandidaten se lyfta kollegor, platsen där de ska arbeta, och ett alternativ för att logga ut från sin sida.

Alla användare i ett onboardingteam får nya notiser tillgängliga under Notiser → Onboardingar.

Tilldelade onboardinguppgifter för användare ingår i Sammanfattning av olästa notiser, aktiverat under Notiser → Generella inställningar. Följer samma meddelandelogik som för allmänna att göra-uppgifter.

Onboardingrelaterade åtgärder under fliken Aktivitet på kandidatkortet ingår i Rekryteringsteamets dagliga sammanfattningsmail som aktiveras under Notiser → Rekryteringsteam.

Kandidaten kommer att få ett välkomstmejl när en onboarding initieras. Utöver meddelandena som ingår i onboardingprocessen kommer de också att få ett mejlnotis när en ny onboardinguppgift läggs till, såsom formulär, uppgifter eller dokument.

Observera: Meddelanden och formulär kan skickas till kandidatens jobbmejl om den har lagts till i onboardingen.

Vår e-signeringstilläggsfunktion gör att du enkelt kan lägga till dokument som kräver signaturer från kandidater och/eller företaget under onboarding. Det hjälper till att förenkla signeringsprocessen för viktiga dokument, som till exempel företagspolicyer.
​
Läs mer om hur det fungerar här.

Vår onboardingfunktion stödjer HR-system eller E-signeringpartners tillgängliga i Teamtailor Marknadsplats. Följande data kommer att göras tillgänglig för dessa integrationer:

Kontakta din integrerade partner för att verifiera stöd för dessa fält. Detta finns även i vår Partner API-dokumentation.

Din partnerintegration nås via ⋮ Mer-menyn uppe till höger på en onboarding-sida. När den triggas skapas en ny sektion på onboarding-sidan och på kandidatkortet.
​