Vår tjänst är utformad för att göra det enklare för er att följa de dataskyddslagar som gäller. Den här artikeln ger dig en översikt över hur du kan hantera förfrågningar från individer som vill komma åt de personuppgifter du behandlar om dem som kandidater.

När du bestämmer hur du ska konfigurera inställningarna för dataförfrågningar finns det två saker att tänka på:

När du har bestämt dig för din metod, gå till Inställningar → Data & integritet → Dataförfrågningar för att börja konfigurera hanteringen av svar på dataförfrågningar.

När en kandidat har skickat en dataförfrågning skickas automatiskt ett e-postmeddelande med den data du har valt att inkludera i svaret till kandidatens e-postadress som en .zip-fil. En länk för att ladda ner datan kommer att inkluderas i e-postmeddelandet, tillsammans med ett meddelande.
​

Låt oss titta på hur man konfigurerar detta:

Se till att alternativet Automatisera dataförfrågningar är aktiverat.

Du kan välja vilken data du vill inkludera i det automatiska svaret på kandidaternas dataförfrågningar. Detta görs genom att välja de kategorier av data som du vill att kandidaten ska få.

De förvalda kategorierna inkluderar främst data som kandidaterna redan har sett eller som de har skickat in själva.

För en detaljerad översikt över de datakategorier som kan skickas och vad varje kategori innehåller, klicka här.

Granska meddelandet som kommer att skickas som svar till kandidater, tillsammans med deras data. Vi har skapat en mall för svar som automatiskt används om du inte redigerar den.

Du kan hitta detaljer om förfrågan i kandidatens Data & integritetscenter. Som integritetsansvarig får du också en notis via e-post när en kandidat har begärt sina data och att förfrågan har hanterats automatiskt.

När en kandidat skickar en dataförfrågning får du en inkommande förfrågan. Denna förfrågan måste hanteras manuellt av era Företag eller Rekryteringsadmins. Du kan välja om den delade datan ska vara anpassningsbar per förfrågan eller standardiserad. När ett svar har skapats skickas ett e-postmeddelande med den valda datan till kandidaten.

Om du vill hantera dina dataförfrågningar manuellt, se till att inställningen Automatisera dataförfrågningar är avstängd.

Du kan välja om du vill att varje svar på dataförfrågningar ska vara anpassningsbart eller inte.

Om du aktiverar anpassningsbara inställningar kan varje användare som svarar på en datapror anpassa vilka datakategorier som ska inkluderas för varje datapror, samt justera svarsmeldingen till kandidaten.

Om anpassningsbara inställningar är inaktiverade kommer endast de datakategorier du som företagsadmin har valt som standard att inkluderas i varje svar på en datapror. Svarsmeddelandet kommer att vara standardversionen och kan inte redigeras för varje förfrågan.

Precis som med automatiska svar på förfrågningar kan du välja vilka datakategorier du vill inkludera i det manuella svaret. Detta val kommer inte att kunna ändras av användaren som svarar på dataförfrågan om anpassningen är inaktiverad.

För en detaljerad översikt över de datakategorier som kan skickas och vad varje kategori innehåller, klicka här.

Granska meddelandet som kommer att skickas som svar till kandidater, tillsammans med deras data. Vi har skapat en mall för svar som automatiskt används om du inte redigerar den.

Du kan hitta dina väntande förfrågningar på flera sätt:

För att svara på en datapror, öppna Kandidatkort → ⋮ Mer → Data & integritet.

Högst upp i Data & Integritet kommer du att se ett meddelande som informerar dig om att kandidaten har begärt sin data och när de gjorde förfrågan. För att svara, klicka på Dela data.

Du kommer då att kunna se vilka datakategorier som kommer att inkluderas i svaret till kandidaten, samt svaret. Om du har anpassningsbara inställningar aktiverade kan du redigera vilka datakategorier som ska inkluderas och även ändra texten i svarsmeddelandet.

När du är klar klickar du på Dela data. Kandidaten kommer nu att få ett e-postmeddelande med svaret tillsammans med en länk för att ladda ner datan som en .zip-fil, nedanför svaret.

Se här hur processen ser ut för kandidaterna.

Alla med tillgång till kandidaten kommer att kunna se att svaret har skickats i kandidatens Data & integritetcenter och när det hanterades. Företagsadmin kan också se att en förfrågan har hanterats i ändringsloggen, vem som hanterade den och när.

Se tabellen nedan för att få en översikt över den delade datan per kategori: