När du rekryterar över flera länder kan varje plats ha sina egna dataskyddslagar. Du kan konfigurera specifika inställningar för medgivande och automatiska regler för databorttagning för att uppfylla olika regionala krav.

Detta är endast ett visuellt exempel. Se till att du följer lokala dataskyddsregler när du konfigurerar dina inställningar.

En Företagsadmin behöver aktivera denna funktion i Tillägg för att komma igång

Inställningar

Du kan ställa in lokala policys och inställningar för varje land som lagts till på ert konto, eller för flera länder som delar samma regler. Lokala inställningar kan konfigureras för Hantera medgivanden och Automatisk databorttagning.

De länder som kan ställas in baseras på de platser som lagts till i ert konto under Inställningar → Företag → Platser. Läs mer om hur du ställer in platser här.

Hantera medgivanden

På den här sidan anger du giltighetstiden för era kandidaters medgivande att behålla deras data. Kortfattat kommer du att definiera följande tre saker:

Specificera hur länge en kandidats medgivande är giltigt för att du ska få behålla deras data
Styr om en automatisk förnyelseförfrågan skickas när medgivandet går ut
Redigera meddelandet som följer dina e-postförfrågningar om förnyat medgivande

Läs vår fullständiga guide för denna inställning här: Hantera medgivanden

Standardpolicy

Den första delen är där du ställer in din standardpolicy som kommer att användas för alla kandidater där ingen lokal policy är inställd, och som en reserv.

Lokala policyer

I nästa sektion kan du definiera lokala policys för länderna där platser finns i ditt konto. Klicka på + Lägg till lokal policy för att börja med inställningen.

Varje policy inkluderar följande avsnitt:

Land:
Välj ett eller flera länder som denna medgivandepolicy ska gälla för.
Giltighetstid:
Välj hur länge en kandidats tillstånd för att du ska få behålla deras data ska vara giltigt.
När medgivandet går ut: Välj om kandidatens medgivande ska förnyas automatiskt när giltighetstiden går ut.
Redigera e-postmall:
När du väljer opt-out eller opt-in kan du anpassa det skickade e-postmeddelandet.

Notera! Eventuella ändringar i en e-postmall för tillstånd kommer att gälla för alla policymallar, både standard och anpassade.

Automatisk databorttagning

I dessa inställningar kan du konfigurera automatiska regler för att ta bort kandidatdata från ditt konto. Varje regel markerar kandidater för borttagning enligt angivna kriterier och det valda antalet dagar. Efter att ha markerats kommer datan att raderas permanent 1 vecka senare.

Läs vår fullständiga guide för denna inställning här: Ta automatiskt bort dina kandidaters data

Inställningar för borttagning

Standardinställningarna används som reserv när lokala inställningar saknas för kandidatens plats.

Lokala inställningar för borttagning

I denna sektion kan du definiera lokala inställningar för radering för länderna där platser finns i ditt konto. Klicka på + Lägg till lokal borttagningsinställning för att börja med inställningen.

Varje inställning inkluderar följande alternativ:

Land:
Välj ett eller flera länder som inställningarna för borttagning ska gälla för.
Automatisk borttagning:
Aktivera de borttagningsregler som ska gälla för dessa inställningar. En kandidat eller jobbansökan som uppfyller kriterierna flaggas för borttagning.
- Skicka e-post till kandidater som begär borttagning: Aktivera och ställ in ett e-postmeddelande som skickas som bekräftelse när datan tagits bort.
Exkludera från automatisk borttagning:
Välj att exkludera kandidater från borttagningsregler som är anställda eller har fullt signerade dokument*.

* Detta alternativ är endast tillgängligt för kunder som använder vår E-signatur-funktion.

Tillämpning av policys och inställningar

Den tillämpade policyn för medgivande eller borttagning av data bestäms utifrån följande regler:

Senaste jobbansökan:
När en kandidat gör en ny jobbansökan tillämpas policyn och/eller borttagningsinställningarna för den platsen. Det innebär att tidigare jobbansökningar med andra platser och olika tillstånds- och borttagningsinställningar skrivs över.
Flera platser:
Om flera platser väljs vid ansökan tillämpas den mest restriktiva behörighetspolicyn och/eller borttagningsinställningen bland dem.
Connect-platser:
Platser som kandidaten lagt till via Connect-översikten beaktas endast om de inte har några jobbansökningar.
Inga kopplade platser:
Om kandidaten inte har några platser kopplade via jobbansökningar eller Connect tillämpas standardpolicy och borttagningsinställningar.

Prioriteringsordning efter strikthet

Om två platser väljs vid ansökan kommer den plats som har den striktaste policyn för medgivande och/eller inställningen för borttagning av data att gälla.

Följande policys för medgivande är rangordnade från mest till minst strikt:

Fråga inte efter medgivande automatiskt
Fråga automatiskt efter medgivande till att lagra uppgifterna (opt-in)
Förnya automatiskt medgivande till att uppgifterna lagras (opt-out)
Slutar aldrig gälla

För inställningar av automatisk databorttagning anses regeln med det minsta antalet dagar bland alla aktiverade regler över konfigurationer vara den mest strikta.