När era kandidater skickar in sina jobbansökningar eller connectar med ert företag, samlar ni in deras godkännande för att behandla deras personuppgifter. När en kandidat läggs till i systemet via sourcing eller som en rekommendation kan ni också samla in deras godkännande för detta.
Hur dessa tillstånd samlas in beror på era inställningar för Fråga om medgivande.
I den här artikeln går vi igenom inställningarna för Hantera behörigheter där ni bestämmer hur ni hanterar insamlat medgivande över tid. Detta inkluderar:
Ange hur länge en kandidats medgivande är giltigt för att du ska få behålla deras data
Styr om en automatisk förnyelseförfrågan skickas när medgivande går ut
Redigera meddelandet som följer efter era förnyelseförfrågningar för medgivandet
Har ni redan kandidater sparade i ert konto innan ni konfigurerar inställningarna för medgivanden? Se till att först lära er hur ni samlar in och hanterar deras medgivande innan ni fortsätter.
Ange giltighetstid för insamlat medgivande
Bestäm hur länge ni planerar att lagra kandidatinformation genom att välja önskad utgångstid i menyn.
När den här tiden har gått ut uppdateras kandidatens integritetsstatus till Medgivandet har gått ut. Vid det laget kan du förlänga deras godkännande med hjälp av ett av följande alternativ:
Skicka medgivandeförfrågningar manuellt
Som standard är automatiska godkännandeaningar inaktiverade. Det betyder att när en kandidats tillstånd går ut, markerar systemet denne som Medgivandet har gått ut och era utsedda integritetsansvariga får en notis.
För att förlänga medgivanden kan du manuellt skicka ett opt-in eller opt-out mejl i kandidatbanken med välj flera-funktionen.
Skicka godkännandeaningar automatiskt
Du kan ställa in att godkännandeaningar skickas ut automatiskt när en kandidats godkännande går ut. För dessa e-postmeddelanden har du två alternativ:
Opt-out e-post
Detta e-postmeddelande ger kandidaten information om din behandling av deras data och möjligheten att bli borttagen.
Detta innebär att kandidaten ombeds att meddela dig om de inte längre vill vara en del av er kandidatpool genom att skicka in en begäran om borttagning. Om en sådan begäran inte görs kommer kandidatens tillstånd automatiskt att förlängas med den giltighetstid som anges ovan.
Vi ger dig automatiskt en e-postmall för opt-out e-post, men se till att granska den för att säkerställa att den överensstämmer med dina företags preferenser för formuleringar av din opt-out e-post. Klicka på Redigera e-postmall för att granska och uppdatera mejlet.
E-posten för avstående som skickas till kandidaten ser ut så här. Du ser avsnittet Ta bort mina uppgifter längst ner i mejlet ↓
Opt-in e-post
Detta mejl ger kandidaten information om hur ni behandlar deras data och innehåller en förfrågan om att aktivt förlänga sitt medgivande genom att samtycka.
Detta innebär att kandidaten måste ge nytt medgivande för att du ska kunna fortsätta att lagra deras data. När medgivande ges kommer det att förlängas med den giltighetstid som anges ovan. Om medgivandet inte förlängs kommer kandidaten att förbli markerad med Medgivandet har gått ut tills kandidaten ger medgivande, begär att bli borttagen eller ni tar bort dem från ert system.
Vi ger dig automatiskt en e-postmall för meddelandet opt-in, men se till att granska det för att säkerställa att det överensstämmer med dina företags preferenser för formuleringar av din opt-in e-post. Klicka på 'Redigera e-postmall' för att granska och uppdatera e-postmeddelandet.
E-posten för avstående som skickas till kandidaten ser ut så här. Du ser knappen Ge tillstånd i mejlet ↓
När skickas e-posten för godkännande?
Opt-in e-posten skickas en vecka före godkännandets utgång.
Anta att du har bestämt dig för att lagra dina kandidaters data i 12 månader, e-posten kommer att skickas en vecka innan de 12 månaderna har passerat. Efter att 12 månader har passerat och inget nytt tillstånd samlats in, markeras kandidaten med Medgivandet har gått ut.
Lokala policyer för medgivande
Genom att använda vårt tillägg Platsbaserad data och integritet kan ni skapa en policy för medgivande för varje land i ert konto eller tillämpa den på flera länder som delar samma regler.
Läs mer om denna funktion här.
Detta är endast ett visuellt exempel. Se till att du följer lokala dataskyddsregler när du konfigurerar dina inställningar.
Status för tillstånd och varningar
Statusen för om en kandidat har gett eller inte gett tillstånd finns i Data- och integritetscenter för kandidater. Om en kandidat inte har giltigt tillstånd kommer en varning att visas i deras profil i åtgärdsfältet.
Läs mer om de olika integritetsstatusarna i den här artikeln.
🤖 Den här artikeln är översatt med hjälp av AI. Meddela oss om något verkar fel.