När kandidater skickar in en jobbansökan, connectar med ert företag eller läggs till i systemet via sourcing eller rekommendationer, kan dataskyddslagar kräva att ni ger information om hur deras personuppgifter kommer att hanteras.

I vissa fall kan det också vara nödvändigt att få deras samtycke innan ni använder deras data. För att stödja dessa krav kan du använda inställningarna Fråga om medgivande. Dessa inställningar låter dig:

När en kandidat klickar på Skicka ansökan eller väljer att Connecta med ditt företag, godkänner de att deras personuppgifter sparas i ditt system.

Vill du att kandidater ska ta ett aktivt steg för att ge godkännande, kan du aktivera kryssrutor i ansökningsformuläret.

För både jobbansökningar och Connect kan du ställa in två olika typer av godkännande och välja hur de samlas in från kandidaterna.

Tillstånd kan samlas in genom att kräva att kandidaten aktivt markerar en kryssruta innan ansökan skickas in eller anslutning sker till ditt företag.

För att aktivera detta alternativ, slå på Aktivera kryssrutan för godkännande. Då kan du även anpassa villkoren kopplade till att skicka in ansökan eller registrera sig via Connect.

När detta är aktiverat måste kandidater markera kryssrutan för att kunna skicka sin ansökan och/eller connecta.

När kandidater skickar in sin ansökan eller connectar med ert företag, kan ni välja att visa en sekundär kryssruta.

Detta gör det enkelt för kandidater att visa att de vill att deras data ska användas för framtida jobbmöjligheter.

För att aktivera detta alternativ, slå på Använd en andra kryssruta för samtycke till framtida jobbmöjligheter. När du har aktiverat detta kan du anpassa villkoren som visas när kandidater skickar in sin ansökan eller connectar.

Kryssrutan behöver inte vara ikryssad för att ansökningar ska kunna skickas eller för att connecta.

Genom att klicka på Redigera e-postmall kan du skapa ett e-postmeddelande som används när du manuellt ber kandidater om tillstånd att kontakta dem om framtida jobbmöjligheter.

Anpassa meddelandet så att det passar ditt företags ton och tydligt förklarar varför du vill hålla kontakten. Klicka på Spara mall för att spara ändringarna och göra e-postmeddelandet tillgängligt.

Det här mejlet kan sedan skickas direkt till kandidater när du manuellt vill be om deras tillstånd att sparas. Gå till din kandidatbank, aktivera Välj flera (1), markera de aktuella kandidaterna (2) och välj alternativet Datalagring i åtgärdsmenyn.

Välj alternativet Be om medgivande till framtida jobb och klicka på Skicka meddelande. Detta ändrar nu kandidatens status för tillstånd för framtida jobb till Begärd.

Nedan hittar du exempel på hur dina val för att samla tillstånd kommer att presenteras för kandidaterna:

Så här kan mejlet som ber om tillstånd för framtida jobb se ut när det skickas till en kandidat. En Ja- och Nej-knapp ingår automatiskt i e-postmeddelandet, vilket gör det enkelt för kandidaterna att svara.

När en kandidat sourcas eller rekommenderas (manuellt tillagd) till systemet, kan det hända att du inte gett information om hur deras data behandlas eller samlat in samtycke när det krävs. För att säkerställa att allt går rätt till kan du följa nedanstående steg för att samla in tillstånd via systemet:

Välj hur länge kandidatens data ska sparas innan systemet markerar att tillstånd saknas.

När lagringstiden har löpt ut kommer kandidatens integritetsstatus att uppdateras till Medgivande saknas, vilket gör att du kan samla in deras samtycke. Du kan välja om du vill samla in tillståndet automatiskt eller manuellt.

Systemet skickar en förfrågan om tillstånd via ett opt-in mejl, vilket du styr genom att kryssa i rutan nedan:

Vi ger er automatiskt en e-postmall för detta meddelande, men se till att gå igenom den så att den stämmer överens med ert företags preferenser för hur ni formulerar ert samtyckesmeddelande. Klicka på Redigera e-postmall för att granska och uppdatera e-postmeddelandet.

Om du har aktiverat Kryssruta för samtycke till framtida jobbmöjligheter, kommer detta alternativ också att ingå i förfrågan.

Opt-in-meddelandet för sourcade och rekommenderade kandidater kan manuellt triggas från kandidatens Data & integritetscenter genom att klicka på Begär tillstånd.

Skicka opt-in-meddelandet till flera kandidater samtidigt med hjälp av massval i din kandidatbank och välj Datalagring.

Nedan ser du ett exempel på hur ett opt-in-mail kan se ut, skickat till sourceade och rekommenderade kandidater. En Ge tillstånd-knapp ingår automatiskt i e-postmeddelandet, vilket gör det enkelt för kandidaterna att ge sitt tillstånd.

Om du har aktiverat Kryssruta för framtida jobbmöjligheter, kommer kandidater att ombes att ge detta tillstånd efter att ha gett det initiala tillståndet att behandla deras data.

Statusen för om en kandidat har gett eller inte gett tillstånd finns i kandidatens Data & integritetscenter. Du hittar detta genom att gå till kandidaten i fråga och klicka på ⋮ Mer i åtgärdsfältet.

Om en kandidat inte har gett sitt initiala tillstånd eller tillstånd att övervägas för framtida lediga jobb kommer de att markeras som Medgivande saknas.

I kandidatbanken kan du använda olika filter för integritet för att hitta kandidater med specifik status, till exempel Medgivande saknas.

Läs mer om de olika integritetsstatusarna här.