Med möjligheten att automatiskt ta bort kandidaters data efter att de uppfyller en uppsättning kriterier kan du säkerställa att din databas inte fylls med kandidater eller ansökningar som du inte har ett tydligt syfte för att lagra. Automatisera ert samtycke!
När en kandidat eller en individuell jobbansökan uppfyller någon av de angivna reglerna markeras den för borttagning. Efter en veckas frist från markeringen kommer den att tas bort från ditt företagskonto.
❗Notera! När du tar bort en kandidat tas profilen bort från kandidatbanken permanent och kan inte återställas.
Sätta upp orsak för avvisad ansökan
För att aktivera automatisk kandidatborttagning, gå till Inställningar → Data & Sekretess → Automatisk databorttagning
Om du vill aktivera en specifik parameter, slå på den och välj tidsramen. Tidsramen berättar när en kandidat ska flaggas för automatisk borttagning.
Inställningen för automatisk borttagning kommer att köras på varje enskild kandidat, och när kandidaten är borttagen kommer du inte att kunna återställa deras profil. Därför rekommenderar vi att du pratar med ditt juridiska team när du konfigurerar detta, för att säkerställa att allt är i ordning.
Raderingsregler
Det finns några olika regler/kriterier du kan aktivera för automatisk borttagning. Dina kandidater kommer endast att flaggas med en raderingsparameter, även om de uppfyller flera. Detta kommer att vara den första parametern som uppfylls av kandidaten. Om du väljer att rensa den raderingsorsaken (genom att följa stegen under Behåll kandidaten i den här artikeln), kan en annan raderingsparameter vara tillämplig.
Låt oss titta på de olika raderingsreglerna:
Ta bort inaktiva kandidater
En inaktiv kandidat är en kandidatprofil utan någon aktivitet under X antal dagar. En aktivitet är vilken typ av handling som helst som utförs av dig eller kandidaten (inklusive att skicka meddelanden, skriva anteckningar, flytta kandidaten i processen, betygsätta osv). Observera att automatiska Connect-mejl inte räknas som en aktivitet.
Ta bort avvisade jobbansökningar
Denna inställning kommer endast att ta bort ansökningsregistret för jobbet tillsammans med relaterade data. När du tar bort en jobbansökan tas också all relaterad data bort, som anteckningar, intervjuer, meddelanden och annan relaterad information, vilket erbjuder en omfattande rengöringsprocess.
💡 De uppgifter som listas som Jobbdata tas bort och resten av kandidatens profil sparas.
Ta bort kandidater utan aktivt syfte
En “syfte” definieras som a) Ansökt ett jobb b) Connectad och c) lämnade “Medgivande till jobb i framtiden”. Denna inställning kommer markera kandidater för borttagning om de inte uppfyller något av dessa 3 kriterier. Vänligen observera att kandidater som hämtats och hänvisats och lagts till i ett jobb räknas som att de har ett aktivt syfte.
Ta bort kandidater som skickar en förfrågan om att bli borttagen
En kandidat kan begära att bli borttagen från din kandidatbank när som helst. Besluta om du vill ta bort dem automatiskt efter X antal dagar. Läs mer om denna funktion här.
Ta bort kandidater som inte har gett sitt medgivande eller vars medgivande har slutat gälla
Om en kandidat markeras som medgivande saknas eller har utgått, kan du välja att automatiskt ta bort kandidaten.
Exkludera anställda kandidater från automatisk borttagning
Om du vill förhindra att anställda kandidater tas bort av de automatiska borttagningsreglerna ovan kan följande inställning aktiveras:
När det är aktiverat kommer alla kandidater med en ansökningsstatus Anställd att uteslutas från borttagningsreglerna.
Om en kandidat tidigare anställdes men deras status senare återställs kommer de att inkluderas i raderingsreglerna. Den aktuella statusen används alltid som referens.
Potentiella avvisade jobbansökningar kommer att tas bort om den motsvarande raderingsregeln är aktiverad. Dock kommer kandidatprofilen själv, tillsammans med eventuella andra aktiva eller anställda ansökningar, att förbli intakt.
Observera att när du aktiverar den här funktionen kommer den att tillämpas på kandidater som redan har flaggats för radering. Det innebär att potentiella Anställda kandidater som flaggats för borttagning kommer att vara exkluderade.
Hur det fungerar
När du aktiverar den här funktionen bestämmer du hur länge kandidatens data ska sparas efter att kriterierna för automatisk radering har uppfyllts. Efter den tillåtna tiden har gått kommer systemet att meddela dig att en kandidat är flaggad för borttagning. När en kandidats profil flaggas kommer den att raderas en vecka senare. Detta innebär att du har en vecka på dig att agera om du vill behålla kandidatens data (mer information nedan).
💡 Enligt inställningarna ovan är kandidaterna schemalagda för borttagning om de inte har haft någon aktivitet på 90 dagar. När 90 dagar har gått kommer systemet att markera kandidaten för borttagning. En vecka senare kommer kandidaten automatiskt att tas bort och kan inte återställas.
Hur vet man om en kandidat är markerad för borttagning
När kandidaten är markerad för borttagning, kommer detta att visas på flera ställen på plattformen som Tas bort.
1. På kandidatkortet
Om en kandidat är på väg att raderas kommer en orange sköldindikation att visas på kandidatkortet i åtgärdsfältet under ⋮ Mer. Klicka på Data & integritet för att se när kandidaten ska raderas, tillsammans med anledningen till raderingen.
2. Tagg i Kandidatbanken
I din kandidatbank kommer du också märka en Raderas om x dagar tag bredvid kandidaterna som är markerade för radering.
Använd filtret Tas bort i din kandidatbank för att hitta alla kandidater markerade för radering, relaterade till en specifik tid. I exemplet ovan, Tas bort: Alla, listar vi alla kandidater som är markerade för radering, oavsett var de befinner sig i 7-dagars raderingsperioden.
3. Dataintegritetsöversikt
Dina tilldelade Data & Integritetsansvariga med den dagliga sammanfattningen av data- & integritetsaktivitet aktiverad kommer att få detta e-postmeddelande. E-postmeddelandet innehåller en sammanfattning av alla kandidater som flaggades för radering den dagen, och när de kommer att raderas (7 dagar efter att de flaggats).
❗️Se till att hålla koll på antalet kandidater som markerats. Om antalet verkar högre än vanligt, gå till automatiska raderingsregler för att säkerställa att de är konfigurerade enligt avsikt.
4. Data & Integritet widget på översikten
I din Teamtailor översikt kan du välja att lägga till en Data och Integritet widget. I den här widgeten kommer du att se om du har några kandidater schemalagda för borttagning. Klicka på Tas snart bort tar dig till en lista över alla kandidater som är flaggade för borttagning.
Stoppa borttagningen / Kan jag behålla kandidaten?
Om en kandidat är flaggad för borttagning och du av någon anledning vill behålla denna profil, är detta vad som krävs för de olika borttagningsparametrarna.
Inaktivt - utför en åtgärd i kandidatens profil. Ett exempel på detta kan vara att skriva en anteckning som säger "Jag vill behålla denna profil".
Avvisade kandidater - om kandidaten inte har blivit avvisad under jobbprocessen, kommer inte deras ansökan att tas bort. Därför, för att behålla data från en specifik jobbansökan, måste du ta bort dem från avvisade för att förhindra automatisk borttagning.
Borttagning begärd - en kandidat kan när som helst begära att bli borttagen om de inte längre vill lagra sina data. Om du behöver behålla den här kandidatens data kan du klicka på knappen Neka förfrågan som du ser i kandidatens profil. Denna kandidats borttagningsbegäran kommer nu att ignoreras och deras profil kommer inte att raderas automatiskt.
Saknas/utgånget medgivande - samla medgivande från kandidaten. Om tillståndet saknas kan du begära medgivande, eller klicka på "Jag har fått medgivande" i kandidatens Data & intigritets center. För kandidater med utgånget tillstånd kan du förnya det genom att informera kandidaten om datalagringen.
Stoppa borttagning för alla kandidater
När du har kandidater som är flaggade för borttagning, kommer du att se en röd ruta på sidan för inställningarna för automatisk databorttagning. Detta informerar dig om antalet kandidater som väntar på radering, låter dig se alla flaggade kandidater, samt möjligheten att Ta inte bort dessa kandidater. Genom att göra så avbryter du alla planerade borttagningar och återställer inställningarna. Observera att de tidigare inställningarna inte kan återställas, så hantera med försiktighet!
Ändra tidsraminställningarna
Om du justerar tidsraminställningarna för automatisk borttagning påverkas inte kandidater som redan flaggats för borttagning. Alla andra kandidatprofiler kommer att lagras enligt den uppdaterade tidsramen.