Med möjligheten att automatiskt ta bort kandidaters data efter att de uppfyller en uppsättning kriterier kan du säkerställa att din databas inte fylls med kandidater eller ansökningar som du inte har ett tydligt syfte för att lagra. Automatisera ert samtycke!

När en kandidat eller en individuell jobbansökan uppfyller någon av de angivna reglerna flaggas den för borttagning. Efter en veckas frist från flaggningen kommer den att tas bort från ditt företagskonto.

För att aktivera automatisk kandidatborttagning, gå till Inställningar → Data & integritet → Automatisk databorttagning. Här hittar du de olika parametrarna för att ta bort kandidatens data. Du kan välja att arbeta med så många alternativ du anser lämpligt.

Om du vill aktivera en specifik parameter, slå på den och välj tidsramen. Tidsramen berättar när en kandidat ska flaggas för automatisk borttagning.

Uppsättningen för automatisk borttagning kommer att köras på varje enskild kandidat, och när kandidaten är borttagen kommer du inte att kunna återställa deras profil. Därför rekommenderar vi att du pratar med ditt juridiska team när du konfigurerar detta, för att säkerställa att allt är i ordning.

Det finns några olika regler/kriterier du kan aktivera för automatisk borttagning. Dina kandidater kommer endast att flaggas med en borttagningsparameter, även om de uppfyller flera. Detta kommer att vara den första parametern som uppfylls av kandidaten. Om du väljer att rensa den borttagningsorsaken (genom att följa stegen under Behåll kandidaten i den här artikeln), kan en annan borttagningsparameter vara tillämplig.

Låt oss titta på de olika borttagningsparametrarna:

En inaktiv kandidat är en kandidatprofil utan någon aktivitet under X antal dagar. En aktivitet är vilken typ av handling som helst som utförs av dig eller kandidaten (inklusive att skicka meddelanden, skriva anteckningar, flytta kandidaten i processen, betygsätta osv). Observera att automatiska Connect-mejl inte räknas som en aktivitet.

Denna inställning kommer endast att ta bort jobbansökningen tillsammans med relaterad data. När du tar bort en jobbansökan tas också all relaterad data bort, som anteckningar, intervjuer, meddelanden och annan relaterad information, vilket erbjuder en omfattande rengöringsprocess.

En “syfte” definieras som a) Ansökt ett jobb b) Connectat och c) lämnade “Medgivande till framtida jobbmöjligheter". Denna inställning kommer flagga kandidater för borttagning om de inte uppfyller något av dessa 3 kriterier. Vänligen observera att kandidater som sourcats och rekommenderats till i ett jobb räknas som att de har ett aktivt syfte.

En kandidat kan begära att bli borttagen från din kandidatbank när som helst. Besluta om du vill ta bort dem automatiskt efter X antal dagar. Läs mer om denna funktion här.

Om en kandidat flaggas som medgivande saknas eller har utgått, kan du välja att automatiskt ta bort kandidaten.

I det här avsnittet kan du förhindra att anställda kandidater raderas av de automatiska borttagningsreglerna ovan genom att aktivera följande inställning:

När detta är aktiverat kommer alla kandidater med ansökningsstatus Anställd att exkluderas från borttagningsreglerna. Om en kandidat tidigare anställdes men deras status senare återställs, kommer de att inkluderas i borttagningsreglerna igen, eftersom den aktuella statusen alltid används som referens.

Potentiella avvisade jobbansökningar kommer bli borttagna om motsvarande borttagningsregel är aktiverad. Dock kommer kandidatens profil, tillsammans med eventuella aktiva eller anställda ansökningar, att förbli intakt.

Om du använder våran E-signaturs funktion, kommer du se en ytterligare inställning möjlig. Genom att aktivera detta kommer alla kandidater som är en av undertecknarna för fullt undertecknade dokument genom den här funktionen att exkluderas från automatisk borttagning.

När du aktiverar dessa inställningar bestämmer du hur länge kandidatdata kommer att lagras efter att kriterierna för automatisk borttagning har uppfyllts. När den uppsatta tiden har gått ut meddelar systemet dig att en kandidat är flaggad för borttagning. När en kandidats profil flaggas kommer den att raderas en vecka senare. Detta betyder att du har en vecka på dig att ta action om du vill behålla kandidatens data (mer om detta nedan).

När kandidaten är flaggad för borttagning, kommer detta att visas på flera ställen på plattformen som Tas bort.

Om en kandidat är på väg att tas bort kommer en orange sköldindikation att visas på kandidatkortet i åtgärdsfältet under ⋮ Mer. Klicka på Data & integritet för att se när kandidaten ska raderas, tillsammans med anledningen till raderingen.

I din kandidatbank kommer du också märka en Tas bort xx tag bredvid kandidaterna som är flaggade för borttagning.

Använd filtret Tas bort i din kandidatbank för att hitta alla kandidater flaggade för radering, relaterade till en specifik tid. I exemplet ovan, Tas bort: Valfritt datum, listar vi alla kandidater som har flaggade för borttagning, oavsett var de befinner sig i den 7-dagars borttagningsperioden.

Dina tilldelade Data & Integritetsansvariga med notisen Daglig sammanfattning av data- och integritetsaktivitet aktiverad kommer att få detta e-postmeddelande. E-postmeddelandet innehåller en sammanfattning av alla kandidater som flaggades för borttagning den dagen, och när de kommer att tas bort (7 dagar efter att de flaggats).

I din Teamtailor översikt kan du välja att lägga till en Data och integritets widget. I den här widgeten kommer du att se om du har några kandidater schemalagda för borttagning. Genom att klicka på Tas snart bort tar du dig till en lista över alla kandidater som är flaggade för borttagning.

Om en kandidat är flaggad för borttagning och du av någon anledning vill behålla denna profil, är detta vad som krävs för de olika borttagningsparametrarna.

Inaktivitet - utför en åtgärd i kandidatens profil. Ett exempel på detta kan vara att skriva en kommentar som säger "Jag vill behålla denna profil".

Avvisade jobbansökningar - om kandidaten inte har blivit avvisad under jobbprocessen, kommer inte deras ansökan att tas bort. Därför, för att behålla data från en specifik jobbansökan, måste du ta bort dem från avvisade för att förhindra automatisk borttagning.

Borttagning begärd - en kandidat kan när som helst begära att bli borttagen om de inte längre vill lagra sina data. Om du behöver behålla den här kandidatens data kan du klicka på knappen Neka förfrågan som du ser i kandidatens profil. Den här kandidatens begäran om borttagning kommer nu att ignoreras, och deras profil kommer inte att raderas automatiskt.

Saknas/utgånget medgivande - samla medgivande från kandidaten. Om tillståndet saknas kan du begära medgivande, eller klicka på "Jag har fått medgivande" i kandidatens Data & intigritets center.

För kandidater med utgånget tillstånd kan du förnya det genom att informera kandidaten om datalagringen.

När du har kandidater som är flaggade för borttagning, kommer du att se en röd ruta på sidan för inställningarna för automatisk databorttagning. Detta informerar dig om antalet kandidater som väntar på radering, låter dig se alla flaggade kandidater, samt möjligheten att Ta inte bort dessa kandidater. Genom att göra detta avbryter du alla schemalagda raderingar och återställer inställningarna. Observera att de tidigare inställningarna inte kan återställas, så hantera med försiktighet!

Om du justerar tidsraminställningarna för automatisk borttagning påverkas inte kandidater som redan flaggats för borttagning. Alla andra kandidatprofiler kommer att lagras enligt den uppdaterade tidsramen.