Med möjligheten att automatiskt radera kandidatdata när de uppfyller vissa kriterier kan du vara säker på att databasen inte fylls med kandidater eller ansökningar som du inte längre har ett tydligt skäl att spara. Automatisera er regelefterlevnad!
När en kandidat eller enskild jobbansökan uppfyller någon av de angivna reglerna markeras den för borttagning. Efter en veckas karenstid från flaggningsdatumet tas den bort från ert företagskonto.
Notera! När du tar bort en kandidat tas profilen bort från kandidatbanken permanent och kan inte återställas.
Sätta upp automatisk databorttagning
För att aktivera automatisk borttagning av kandidater, gå till Inställningar → Data & Integritet → Automatisk borttagning av data. Här hittar du de olika parametrarna för att ta bort kandidatens data. Du kan välja att arbeta med så många alternativ du anser lämpligt.
Om du vill aktivera en specifik parameter, slå på den och välj tidsramen. Tidsramen berättar när en kandidat ska flaggas för automatisk borttagning.
Uppsättningen för automatisk borttagning kommer att köras på varje enskild kandidat, och när kandidaten är borttagen kommer du inte att kunna återställa deras profil. Därför rekommenderar vi att du pratar med ditt juridiska team när du konfigurerar detta, för att säkerställa att allt är i ordning.
Lokala inställningar för borttagning
Genom att använda vårt platsbaserade data- och integritetstillägg kan du ställa in raderingsinställningar för varje land på ditt konto, eller tillämpa dem på flera länder med samma regler.
Läs mer om den här funktionen här.
Detta är enbart ett visuellt exempel. Vänligen säkerställ att du följer lokala dataskyddsregler när du konfigurerar dina inställningar.
Inställningar för borttagning
Det finns några olika regler/kriterier du kan aktivera för automatisk borttagning. Dina kandidater kommer endast att flaggas med en av dessa, även om de uppfyller flera. Detta kommer att vara det första kriteriet som uppfylls av kandidaten. Om du väljer att ta bort den där borttagningsorsaken (genom att följa stegen under Behåll kandidaten i den här artikeln), kan en annan borttagningsparameter gälla.
Låt oss titta på de olika kriterierna för borttagning:
Inaktiva kandidater
En inaktiv kandidat är en kandidatprofil utan någon aktivitet under X antal dagar. En aktivitet är vilken typ av handling som helst som utförs av dig eller kandidaten (inklusive att skicka meddelanden, skriva anteckningar, flytta kandidaten i processen, betygsätta osv). Observera att automatiska Connect-mejl inte räknas som en aktivitet.
Ta bort avvisade jobbansökningar
Denna inställning kommer endast att ta bort jobbansökningen tillsammans med relaterad data. När du tar bort en jobbansökan tas också all relaterad data bort, som anteckningar, intervjuer, meddelanden och annan relaterad information, vilket erbjuder en omfattande rengöringsprocess.
De uppgifter som listas som Jobbdata tas bort, och resten av kandidatens profil sparas.
Ta bort kandidater utan aktivt syfte
En “syfte” definieras som a) Ansökt ett jobb b) Connectat och c) lämnade “Medgivande till framtida jobbmöjligheter". Denna inställning kommer markera kandidater för borttagning om de inte uppfyller något av dessa 3 kriterier. Vänligen observera att kandidater som sourcats och rekommenderats till i ett jobb räknas som att de har ett aktivt syfte.
Ta bort kandidater som skickar en förfrågan om att bli borttagen
En kandidat kan begära att bli borttagen från din kandidatbank när som helst. Besluta om du vill ta bort dem automatiskt efter X antal dagar. Läs mer om denna funktion här.
Ta bort kandidater som inte har gett sitt medgivande eller vars medgivande har slutat gälla
Om en kandidat markeras som medgivande saknas eller utgånget medgivande kan du välja att automatiskt ta bort kandidaten.
E-postbekräftelse efter borttagning
Du kan välja att skicka ett bekräftelsemail till kandidaten när borttagningen är klar.
Genom att välja Skicka bekräftelsemail till kandidat efter borttagning aktiveras mailet och du kan redigera meddelandet som skickas.
En standardmeddelandemall kommer att genereras som du kan granska och anpassa. E-postmeddelandet kommer att skickas till alla kandidater som raderats med den specifika borttagningsregeln.
Exkludera anställda kandidater från automatisk borttagning
I det här avsnittet kan du förhindra att anställda kandidater raderas av de automatiska raderingsreglerna ovan genom att aktivera följande inställning:
När detta aktiveras kommer alla kandidater med status på ansökan Anställd att undantas från raderingsreglerna.
Om en kandidat tidigare anställts men deras status senare återställs, inkluderas de igen i borttagningsreglerna eftersom aktuell status alltid används som referens. Potentiella avvisade jobbansökningar tas bort om motsvarande borttagningsregel är aktiverad. Dock kommer kandidatens profil, tillsammans med eventuella aktiva eller anställda ansökningar, att förbli intakt.
Om du använder vårt tillägg för e-signering kommer du att se en extra inställning. Genom att aktivera detta kommer alla kandidater som är en av undertecknarna för fullt undertecknade dokument genom den här funktionen att exkluderas från automatisk borttagning.
Observera att aktivering av dessa exkluderingsregler kommer att gälla kandidater som redan har markerats för radering och som uppfyller dessa kriterier.
Hur det fungerar
När du aktiverar dessa inställningar bestämmer du hur länge kandidatdata kommer att lagras efter att kriterierna för automatisk borttagning har uppfyllts. När den uppsatta tiden har gått ut meddelar systemet dig att en kandidat är markerad för borttagning. När en kandidats profil markeras, raderas den en vecka senare. Detta betyder att du har en vecka på dig att ta action om du vill behålla kandidatens data (mer om detta nedan).
Enligt inställningarna ovan är kandidaterna schemalagda för borttagning om de inte har haft någon aktivitet på 90 dagar. När 90 dagar har passerat, kommer systemet markera kandidaten för borttagning. En vecka senare kommer kandidaten automatiskt tas bort och kan inte återställas.
Hitta kandidater som är flaggade för borttagning
När kandidaten är markerad för borttagning, kommer detta att visas på flera ställen på plattformen som Tas bort.
1. På kandidatkortet
Om en kandidat håller på att tas bort visas en orange sköld på kandidatkortet i åtgärdsfältet under ⋮ Mer. Klicka på Data & integritet för att se när kandidaten ska raderas och varför.
2. I kandidatbanken
I din kandidatbank ser du också en tagg Tas bort om x dagar bredvid kandidater som är markerade för borttagning.
Använd filtret Tas bort i din kandidatbank för att hitta alla kandidater markerade för borttagning vid ett specifikt tillfälle. I exemplet ovan, Kommer att tas bort: Vilket datum som helst, listar vi alla kandidater markerade för borttagning, oavsett var de befinner sig i 7-dagarsperioden.
3. Data & integritetsaktivitet daglig sammanställning
Dina tilldelade Data & integritetsansvariga med notisen Daglig sammanfattning av data & integritetsaktivitet aktiverad får detta mejl. E-postmeddelandet innehåller en sammanfattning av alla kandidater som flaggades för borttagning den dagen, och när de kommer att tas bort (7 dagar efter att de flaggats).
Se till att hålla koll på antalet kandidater som markerats. Om antalet verkar högre än vanligt, gå till automatiska raderingsregler för att kontrollera att de är korrekt inställda.
4. Data & Intigritet widget på översikten
I din Teamtailor-översikt kan du välja att lägga till en Data & Integritets-widget. I den här widgeten kommer du att se om du har några kandidater schemalagda för borttagning. Genom att klicka på Tas snart bort tas du till en lista över alla kandidater som är flaggade för borttagning.
Stoppa borttagningen / Kan jag behålla kandidaten?
Om en kandidat är flaggad för borttagning, men du vill behålla deras profil kan följande göras beroende på borttagningsinställningarna:
Inaktiv – Utför en åtgärd i kandidatens profil för att återställa deras status. Till exempel kan du lägga till en notering som säger, “Jag vill behålla den här profilen.”
Avvisade kandidater – Om en kandidat har avvisats i en jobbprocess kommer deras ansökan att tas bort. För att behålla uppgifterna, ångra avvisningen för att förhindra automatisk borttagning.
Borttagning begärd – Kandidater kan när som helst begära att deras data tas bort. Om du behöver behålla profilen, klicka på knappen Neka begäran i kandidatens profil. Detta kommer att ignorera borttagningsbegäran och förhindra automatisk borttagning.
Medgivande saknas – Om en kandidat saknar medgivande kan du begära det via kandidatens Data & Integritetscenter.
Om du behöver behålla kandidatens data, klicka på knappen Jag har medgivande som du ser. Detta bekräftar att behörighet har inhämtats och stoppar borttagningsprocessen manuellt.
Utgånget medgivande – Om en kandidats medgivande har gått ut kan du förnya det genom att informera dem om fortsatt datalagring.
Om du behöver behålla kandidatens data, klicka på knappen Redan informerad i kandidatens Data & Integritetscenter. Detta bekräftar att behörigheten har förlängts och stoppar borttagningsprocessen manuellt.
Stoppa borttagning för alla kandidater
När du har kandidater som är flaggade för borttagning, kommer du att se en röd ruta på sidan för inställningarna för automatisk databorttagning. Det här visar hur många kandidater som väntar på borttagning, låter dig se alla flaggade kandidater samt ger alternativet att Ta inte bort dessa kandidater. Genom att göra detta avbryter du alla schemalagda raderingar och återställer inställningarna. Observera att de tidigare inställningarna inte kan återställas, så hantera med försiktighet!
Ändra tidsraminställningarna
Om du justerar tidsinställningarna för automatisk borttagning påverkas inte kandidater som redan är flaggade för borttagning. Alla andra kandidatprofiler kommer att lagras enligt den uppdaterade tidsramen.
🤖 Den här artikeln är översatt med hjälp av AI. Meddela oss om något verkar fel.