Lär dig hur funktionen för rekvisitioner fungerar och hur du ställer in funktionen för att ha större kontroll över vilka jobb som publiceras, samtidigt som du effektivt dokumenterar och spårar relevant jobbdata.

I stället för att skapa och publicera en jobb direkt måste ett rekvisitionsformulär fyllas i. När denna väl har skickats in kommer utsedda användare att antingen godkänna eller avvisa rekvisitionen. Om det godkänns kan ett nytt jobb skapas för att påbörja en ny rekryteringsprocess.

Om den avvisas kan skaparen av förfrågan göra justeringar och skicka in den för en ny granskning, vilket startar om godkännandeflödet.

Systemet spårar rekvisitionens status, antalet jobb skapade från den, de anställda kandidaterna och detaljerna som anges i rekvisitionsformuläret. Denna information kan enkelt exporteras till en rapport. Du kan läsa mer om detta här.

När funktionen Rekvisitioner har aktiverats för ditt företag går du till Inställningar → Rekrytering → Rekvisitioner och klickar på Rekvisitionsformulär för att ställa in formuläret som användare bör fylla i innan de kan skapa ett jobb.

Instruktionerna tillåter dig att dela information med skaparen av en ny rekvisition eftersom informationen som läggs till här kommer att visas överst på det formulär de behöver fylla i.

Standardfält är inställda och läggs alltid automatiskt till i formuläret. Informationen som fylls i här avgör vilket godkännandeflöde som ska utlösas.

För att lära dig mer om funktionerna i de specifika fälten kan du läsa den här guiden.

För att samla detaljerad information och spåra data kan du skapa så många ytterligare fält för rekvisitionsformuläret som du behöver genom att klicka på + Lägg till fält nedanför Fler fält sektionen.

När du skapar ett anpassat fält kan du lägga till en beskrivning för att ge mer information om frågan. Detta är också relevant när du exporterar rekvisitionsrapporten. Eftersom det gör att du kan hålla rubriken kortare, vilket får rapporten att se renare ut eftersom beskrivningen inte kommer att synas där.

Du kan göra ett anpassat fält obligatoriskt genom att markera den som Obligatoriskt. Detta ser till att användare måste fylla i fältet innan de kan skicka formuläret.

För att göra formuläret lättare att fylla i, använd alternativet för Vilkorlig logik för att visa eller dölja fält baserat på tidigare svar. Till exempel kan valet av "Alternativ A" visa ytterligare frågor, medan valet av "Alternativ B" håller dem dolda.

För att göra detta behöver du skapa ett Envals- eller Flervals-fält med alla relevanta alternativ. Ställ sedan in fälten som endast ska visas när ett specifikt alternativ har valts.

Markera Använd villkorlig logik och specificera när fältet ska visas baserat på användarens val när de fyller i det.

Efter att Rekvisitionsformuläret har konfigurerats kan du växla till Rekvisitionsflöden och klicka på Aktivera rekvisitionsfunktion för att konfigurera godkännandeflöden. Från och med nu kan endast jobb skapas om rekvistionsformuläret har fyllts i och godkänts.

En godkännandeflöde innebär ett eller flera steg där inbjudna användare kan godkänna en ny rekryteringsprocess sekventiellt. Godkännare i varje steg granskar och antingen godkänner eller avvisar rekvisitionen. Om det avvisas måste skaparen revidera och skicka in på nytt, vilket startar processen på nytt.

När du konfigurerar ett flöde med flera användare i ett steg kan du välja om godkännande krävs från alla användare eller bara en. Att välja Valfritt innebär att godkännande från endast en användare är tillräckligt för att slutföra detta steg.

När som helst kan du tillåta godkännarna att redigera flödet från den punkten och framåt.

Standardflödet gäller för alla rekvisitioner om inte ett anpassat flöde utlöses.

Fatta beslut om vem som ska godkänna rekvisitionerna och se till att de läggs till som användare i Teamtailor. Om flera godkännanden behövs, bestäm om de måste göras i en specifik ordning.

Om ingen specifik ordning behövs, lägg till alla som godkännare i ett steg. Om en sekvens krävs, skapa flera steg och välj om alla användare i ett steg måste godkänna innan de går vidare till nästa, eller om ett godkännande är tillräcklig. Du kan också bestämma om användare kan redigera godkännandeflödet. Klicka på Spara när du är klar och ditt standardflöde är helt uppsatt!

Med ett anpassat flöde kan du skapa alternativa flöden baserade på kriterier som plats, avdelning eller lön som fyllts i i ansökningsformuläret som behöver godkännas. Du väljer hur många anpassade flöden du vill skapa.

Först, klicka på + Lägg till anpassat godkännandeflöde för att öppna redigeringsläget för flöden. Det här redigeringsläget fungerar på samma sätt som standardflödet, förutom att du nu behöver ge det anpassade flödet en titel och bestämma när det ska användas baserat på alternativen längst ner.

Ange vilket land, plats, avdelning, roll och lön det här flödet ska gälla för. Du kan fylla i alla kriterier eller bara ett. Ju färre du specificerar, desto mer allmän kommer det anpassade flödet att vara, eftersom systemet prioriterar flöden med flest matcher och utesluter dem som inte matchar.

När rekryteringsprocessen är klar kan skaparen av rekvisitionen eller en företagsadministratör arkivera den. När en rekvisition arkiveras tas den bort från standardvyn av rekryteringsöversikten och indikerar att ingen ytterligare åtgärd behövs.

För att arkivera en begäran måste användaren välja en arkivorsak. Som standard är de tillgängliga anledningarna: Slutförd, Felaktig, och Avbruten.

Dessa anledningar kan hanteras under Inställningar → Rekrytering → Orsak till arkivering av rekvisitioner. Standardanledningarna kan tas bort eller redigeras, och adminanvändare kan lägga till ytterligare anledningar för ytterligare kategorisering av arkiverade rekvisitioner, vilka även kan användas som filter.