När dina kandidater skickar in en jobbansökan, Connectar med ditt företag, eller blir sourcade eller rekommenderade till systemet, kräver dataskyddslagar ofta att du tillhandahåller viss information om hur du kommer att behandla deras personuppgifter. I vissa situationer kan du också behöva samla in deras samtycke till din användning av deras data.
Du kan använda vår Insamlande av medgivanden för båda dessa saker.
Har du redan börjat lagra kandidater i ditt konto innan du har konfigurerat dina behörighetsinställningar? Lär dig processen för hur du samlar in och hanterar deras behörigheter innan du går vidare med dessa inställningar.
För ansökningar & Connect:
För jobbsökande och Connect har du två alternativ när du samlar in tillstånd från kandidaterna.
1) Tillståndet samlas in när kandidaterna klickar på 'Skicka ansökan' eller Connect-knappen i ansökningsformuläret.
2) Tillståndet samlas in genom att kräva att kandidaterna markerar en ruta innan de kan skicka in sin ansökan eller Connecta med dig.
För att aktivera en jobbansökan eller Connect kryssrutan ställer du helt enkelt in godkännandekryssrutan på aktiverad:
Tillsammans med det, som du ser i den ovanstående skärmbilden, kan du också justera de villkor som är relaterade till jobbansökan eller anmälan till Connect.
💡 'Integritetspolicy' och 'Företagsnamn' fungerar som platshållare. 'Företagsnamn' kommer att återspegla namnet som läggs till under Inställningar → Allmänt → Företag och 'Integritetspolicy' hänvisar till Integritetspolicyn som läggs till under Inställningar → Data & Integritet → Integritetspolicy
Kryssruta för framtida jobbmöjligheter:
När kandidater lämnar in sin ansökan eller Connectar med dig, har du möjligheten att be dem att markera i en ruta och tydligt ange sin vilja att tillåta direkt användning av sin data för framtida jobbmöjligheter. Kryssrutan är inte obligatorisk att markera innan man skickar in ansökningar eller Connectar med dig.
För att samla in tillstånd för framtida jobb kan du växla på Använd en andra kryssruta för samtycke till framtida jobbmöjligheter.
Ytterligare, som du ser i den ovanstående skärmbilden, kan du också justera de villkor som är relaterade till kryssrutan för framtida jobb enligt beskrivningen ovan.
Kandidaternas perspektiv
Nedan hittar du exempel på hur dina val för att samla tillstånd kommer att presenteras för kandidaterna:
Ansökningar ↓
Utan kryssrutor aktiverade
Med Behörighetsrutan aktiverad
Med både Behörighetsrutrutan och Ytterligare kryssruta för framtida jobbmöjligheter aktiverade
Connect ↓
Utan kryssrutor aktiverade
Med Behörighetsrutan aktiverad
Med både Godkännandrutan och Använd en andra kryssruta för samtycke till framtida jobbmöjligheter aktiverade
För sourcade och rekommenderade kandidater:
När en kandidat sourcats eller rekommenderats (manuellt tillagd) i systemet, kan det hända att du inte har tillhandahållit information till (och, vid behov, samlat in samtycke från) kandidaten angående behandlingen av deras data.
Om du vill ha stöd i processen med att göra detta, följ instruktionerna nedan för att förstå hur du samlar in tillstånd via systemet:
1) Välj hur länge ni kommer att lagra kandidatens data innan systemet noterar att medgivande saknas.
När denna tid har gått kommer kandidaternas integritetsstatus att uppdateras till Medgivande saknas, vilket gör att du kan samla in deras tillstånd.
2) Bestäm hur du ska samla in kandidaternas tillstånd, antingen automatiskt eller manuellt.
Automatiskt: Systemet kommer att skicka en Medgivandeförfrågan via ett opt-in mejl, som anges genom att markera rutan nedan:
Vi ger dig automatiskt en e-postmall för detta meddelande, men se till att granska den för att säkerställa att den överensstämmer med ditt företags preferenser för formulering av ditt opt-in meddelande. Klicka på 'Redigera e-postmall' för att granska och uppdatera e-postmeddelandet.
Om du har aktiverat Kryssrutan för framtida jobbtillstånd, kommer också detta alternativ att inkluderas i tillståndsfrågan.
Manuellt: Opt-in-meddelandet för sourcade och rekommenderade kandidater kan aktiveras manuellt från kandidatens Data & Intigritetscenter genom att klicka på Fråga efter medgivande.
Starta opt-in-meddelandet för flera kandidater samtidigt genom att använda Välj flera under Kandidater och välja Datalagring:
Begär tillstånd manuellt för kandidater som sourcats eller rekommenderats.
Kandidaternas perspektiv
Nedan kan du se ett exempel på hur det ser ut när tillstånd automatiskt samlas in för kandidater som är sourcade och rekommenderade.
Opt-in e-postmeddelandet kommer att se ut något såhär. Notera knappen 'Ge medgivande' som automatiskt läggs till i e-posten ↓
Om du har aktiverat kryssrutan för framtida jobb, kommer kandidaterna att ombedas att ge detta tillstånd efter att de har beviljat det inledande tillståndet att behandla deras data ↓
Medgivande saknas status
Statusen för om en kandidat har gett eller inte har gett tillstånd kan hittas i Data- och intigritetscenter för kandidater. Du hittar detta genom att gå till kandidaten ifråga och klicka på ⋮ Mer i åtgärdsfältet.
Om en kandidat ännu inte har gett sitt initiala tillstånd eller sitt tillstånd att övervägas för framtida jobbmöjligheter kommer kandidatens status också att ändras och de kommer att markeras som Medgivande saknas.
Läs mer om de olika integritetsstatusarna i den här artikeln.
Om du förlitar dig på kandidatens samtycke för din användning av deras personuppgifter, kan tillämpliga dataskyddslagar kräva att du formulerar tillståndet på ett specifikt sätt. Av den anledningen rekommenderar vi alltid att du samarbetar med er juridiska rådgivare när du bestämmer hur du ska formulera tillståndstexten.
Nyckelord: GDPR, Dataskydd, data & integritet