När ni blir kund hos Teamtailor kan ni importera er befintliga jobb- och kandidatdata till ert konto. Datan kan komma från ett tidigare rekryteringsverktyg eller från ett kalkylblad som ni har skapat manuellt.
Den här artikeln handlar om scenarier där Teamtailor sköter importen åt er. Om ni vill utföra importen själva via API, läs mer här.
Starta importprocessen
Innan du startar importen, meddela din kontaktperson på Teamtailor att du vill importera data.
Om du redan är kund med en dedikerad Customer Success Manager är den personen din kontakt under processen.
Om ni ännu inte är kund, eller om ni har skrivit på men inte har någon utsedd Customer Success Manager, kontakta den säljare du varit i kontakt med för vidare hjälp.
Om du är osäker på vem du ska kontakta, vänligen kontakta vårt supportteam, så hjälper vi dig hitta rätt.
Vi erbjuder två olika typer av importer, vilket påverkar både priset och tiden som krävs för att slutföra importen:
Standard Import
En standardimport kräver att du använder Teamtailor Standard Import Template-filen i CSV-format. Oavsett om din data kommer från ett tidigare rekryteringsverktyg eller en manuellt skapad fil behöver den matas in i vår mall enligt den angivna strukturen.
Eftersom fälten för import är fasta bör du granska dem innan du begär import. Den här metoden tillåter ingen anpassning.
Du kan titta på en video om hur du fyller i mallen här:
De största fördelarna med den här metoden är att den är gratis, snabb och effektiv.
Standardväntetiden för standardimporter är 2–3 veckor
Egna importer
En anpassad import krävs när den data du behöver importera ligger utanför standardimportens omfattning.
Den här metoden ger större flexibilitet, som att lägga till extra fält och exakt styra var din data placeras i Teamtailor. För att importen ska lyckas krävs ett mappingsdokument. Observera att Teamtailor endast accepterar filer i CSV-format.
Du kan se en video om hur du skapar ditt mappingdokument här:
Den här metoden kostar pengar, så kontakta oss för en offert.
Om du redan är kund med en dedikerad Customer Success Manager är den personen din kontakt under processen.
Om ni ännu inte är kund, eller om ni har skrivit på men inte har någon utsedd Customer Success Manager, kontakta den säljare du varit i kontakt med för vidare hjälp.
Om du är osäker på vem du ska kontakta, vänligen kontakta vårt supportteam, så hjälper vi dig hitta rätt.
Den förväntade väntetiden för denna metod är cirka 6 veckor
Identifiera och hantera importerad data
Importerade kandidater i Teamtailor visas under fliken Kandidater och även under relevanta jobb under fliken Jobb om detta har fyllts i innan importen.
Importerade jobb
När jobb importeras till Teamtailor får de automatiskt Arkiverad som jobstatus och en import tagg. Skapandedatumet visas som det datum då importen slutfördes. Dessa jobb hittar du under din flik Jobb.
Importerade kandidater
Importerade kandidater får som standard Sourcad kandidatstatus och en import tagg. Standardfält som namn, e-post, telefonnummer, CV och LinkedIn-profil visas i kandidatkortet. Övrig data läggs antingen till som kommentarer eller anpassade fält beroende på importtyp.
Om en kandidat är kopplad till ett jobb som redan finns i Teamtailor, visas kandidaten även under det jobbet i fliken Jobb.
Hantera dubblettkandidater
Om den importerade datan innehåller kandidater som redan finns i ditt Teamtailor-konto, läggs dubbletter till som separata profiler. Du kan slå ihop dessa profiler manuellt för att ange huvudsaklig kandidat och hålla databasen ren.
Behörighetsinställningar för importerade kandidater
När du importerar kandidater kan du samla in nytt medgivande för att lagra deras kandidatprofiler. Eftersom alla importerade kandidater läggs till som Sourcad är det viktigt att du konfigurerar inställningarna för insamling av medgivanden för sourcade och rekommenderade kandidater.
Tänk på att för standardimporter kommer kandidatens skapelsedatum att vara det datum Teamtailor kör importen. Därför kommer dina medgivandeinställningar att gälla baserat på det datumet för alla kandidater som importerats som Sourcad.
Om du väljer en anpassad import och anger eget skapelsedatum, kommer medgivandeinställningarna att gälla det datumet istället för importdatumet.
När importen är klar kan du välja att kontakta dina kandidater manuellt eller automatiskt.
Begära medgivande manuellt
Denna process tillåter er att manuellt skicka ett opt-in eller opt-out e-postmeddelande till de importerade kandidaterna. För denna metod:
Välj alternativet Omedelbart för hur länge ni kommer lagra kandidatens data innan systemet noterar att medgivande saknas. Det innebär att så snart importen är klar, kommer era importerade kandidater att få integritetsstatus Medgivande saknas.
Kryssa inte i rutan för att automatiskt fråga efter tillstånd att behålla information (opt-in). Det ska se ut så här:
Gå till er Kandidater-flik, filtrera efter taggar och välj "Import":
Markera flera kandidater samtidigt och välj Datalagring från åtgärdsmenyn.
Välj om ni vill skicka ett opt-in eller opt-out e-postmeddelande. Du kan redigera opt-in-mailet för sourcade och rekommenderade kandidater i dina inställningar för insamling av medgivanden och opt-out-mailet i inställningarna för hantering av insamlade medgivanden.
Begära om medgivande automatiskt
Denna process gör att ni automatiskt kan trigga ett opt-in-e-postmeddelande som ska skickas till de importerade kandidaterna. För denna metod:
Välj hur länge kandidatens data lagras innan systemet upptäcker saknat medgivande och triggar opt-in-mailet. Alternativen inkluderar: Omedelbart, 30 dagar, 90 dagar eller en anpassad utgång från kandidatens skapelsedatum.
Om du importerar ett skapelsedatum för kandidaten används detta datum för att beräkna när opt-in-mailet ska skickas.Kryssa i rutan för att automatiskt be om tillåtelse att lagra kandidatens information. Mailet skickas enligt den tidsram du valt.
Anpassa mallen så den passar er ton och innehåller all relevant info. Mailet skickas sedan enligt din valda tidsram.
Se till att dina e-postmallar fungerar bra för framtida kandidater. Detta görs efter att medgivandebegäran för importerade kandidater är klar, oavsett om du valt opt-in eller opt-out-mail.
Använder ni redan Teamtailor när ni genomför importen?
Om så är fallet rekommenderar vi att ni uppdaterar inställningarna för insamling av medgivanden för sourcade och rekommenderade kandidater. Det gör att du kan hantera medgivandebegäran manuellt under importperioden och kontrollera innehållet i opt-in-mailet som skickas till importerade kandidater, separat från andra kandidater som hämtas eller rekommenderas.
🤖 Den här artikeln är översatt med hjälp av AI. Meddela oss om något verkar fel.