Det är definitivt möjligt att utföra en import själv, beroende på den tekniska förståelsen som finns tillgänglig för klienten och deras tålamod att arbeta genom det.

Detta skulle fungera genom att ha en intern resurs skriva ett skript som kan ta information från deras befintliga databas, omvandla den till ett Teamtailor-färdigt format och sedan skicka den till oss. Detta kan göras antingen genom att ta data från klientens befintliga databas genom API eller genom ett dokument.

Till sist är det enda som spelar roll att ni har personer som kan förstå data och API:er.

Det är en mycket svårare fråga - det finns många för- och nackdelar med det. Normalt sett skulle detta vara mer rekommenderat för större företag som har fler resurser att göra detta samt ett större behov av en snabbare lösning.

Fördelar

Nackdelar

Teamtailor har en relationell datamodell, vilket innebär att objekt kan ha attribut som är unika för dem och relationer till andra objekt som inte är det. Dessa relationer är avgörande för att förstå hur Teamtailor fungerar.

Attribut innehåller data som är unik för denna specifika jobbansökan - när den skapas, om den är sourcad och så vidare.

Relationer innehåller data som inte är unik för denna jobbansökan men existerar utanför den. Till exempel har varje jobbansökan en relation till kandidat och jobb.

Dessa används för att bättre förstå vem som har fyllt i denna jobbansökan och vilken position den har skapats för.

Detta är hjälpsamt eftersom om det finns ändringar i Kandidaten eller Jobbet kommer jobbansökan fortfarande fungera eftersom den bara har en länk till det. Den påverkas inte direkt av ändringarna i de andra två. Dock innebär detta också att skapa vissa objekt inom Teamtailor kan kräva mer än en förfrågan.

Majoriteten av tiden görs importer för att importera kandidater och därför är det viktigt att förstå hur kandidatobjektet fungerar och vilka data som kan läggas till som attribut till objektet eller som relationer.

Som tidigare nämnts kommer ett kandidatobjekt ha en relation till en Jobbansökan om det har skett en ansökan tidigare men det finns många fler sådana relationer. Trots allt är kandidatobjektet det viktigaste på plattformen.

Attribut

Den mest grundläggande kandidatdatan finns här - mestadels är det namn, kontaktinformation, samtyckesdata och annan sådan information som ni kanske vill behålla där.

Ni kan dock märka att viss annan data inte finns här - till exempel finns det inte ett fält för 'kön' eller 'ålder'. Det är för att Teamtailor verkar med en öppen datastruktur i åtanke. Grunden finns här i attributen, men ytterligare data måste läggas till antingen som Anpassade fält eller Svar.

Relationer

Som ni kan se från denna tabell kan Kandidaten ha många olika relationer.

Frågor och svar innehåller data om vilka frågor kandidaten har svarat på och vilka svar som gavs. Båda dessa finns som individuella objekt utanför kandidaten.

Anpassade fältvärden innehåller svar på alla anpassade fält som tidigare konfigurerats. Till exempel, om det finns ett anpassat fält som kallas 'parent', kommer värdet för kandidaten att säga 'ja' eller 'nej'. Det anpassade fältet kommer att användas på samma sätt, men värdet kommer att vara unikt för kandidaten. Värdet för det anpassade fältet (ja eller nej) kommer att vara relaterat till kandidaten och det anpassade fältet (kön).

Anteckningar (kommentarer) kan innehålla vilken fri textinformation rekryteraren har angett och kan även läggas till via API. Detta kan också innehålla information som inte passar någon annanstans, till exempel ett CV-transkript.

Aktiviteter innehåller information om varje åtgärd som har vidtagits på kandidaten.

Uppladdningar innehåller alla ytterligare dokument som kandidaten har laddat upp.

Partnerresultat innehåller alla data vi har fått från andra integrationer ni kan använda, till exempel testresultat.

Avdelning, roll, regioner och platser innehåller olika data om var kandidaten ansöker - dessa är automatiskt ärvda från eventuella jobb de har ansökt om och är inte relaterade till kandidatens plats direkt.

Teamtailors offentliga API är utformat i enlighet med JSON:API-specifikationen. Detta innebär att vi främst använder JSON vid kommunikation genom API:et. Dokumentationen har exempel om det behövs och en användbar bibliotek som kan importeras till er Postman också.

Visa datan

Som tidigare förklarats har Teamtailor en relationell datamodell, vilket innebär att många av objekten existerar i relation till varandra, inklusive kandidater och deras anpassade fältvärden och svar. Eftersom endast ett nytt objekt kan skapas per förfrågan krävs ett visst antal förfrågningar att göras för varje kandidat.

För att underlätta är det möjligt att “öppna” vissa av dessa relationer i svaret genom att lägga till en include-parameter. Till exempel, om ni vill veta vilka anpassade fältvärden för en kandidat är, i begäran kan ni lägga till ?include=custom-field-values vilket kommer att lägga till en ytterligare avsnitt nedanför datan som kallas included, som kommer att innehålla all data om de individuella anpassade fältvärden som finns under den relationen.

Detta betyder även att varje anpassat fältvärde, svar eller anteckning (kommentar) som kommer att läggas till kandidaten måste läggas till som en separat begäran.

Förfrågningsgräns

Förfrågningsgränsen är 50 förfrågningar per 10 sekunder, så skriptet behöver vila när detta nås eller förfrågningarna bör vara utspridda så att de aldrig når denna gräns. Normalt sett är det bra att lägga till en 300 ms fördröjning mellan varje förfrågan för att förhindra att förfrågningsgränsen nås.

Här är en process för en grundläggande anpassad import:

När uppladdningen är klar kan ni validera informationen som finns på plattformen genom att kontrollera antalet kandidater och om de har den önskade datan.

Om ni stöter på problem som felmeddelanden eller om något helt enkelt inte fungerar som det ska, kan ni kontakta vår support genom att klicka på chattrutan i plattformen eller via e-post support@teamtailor.com

Om ni behöver hjälp med bredare frågor som att förstå processen bättre eller datamodellen, kontakta er säljare eller CSM så försätter de er i kontakt med någon som kan hjälpa till med det.