När ni går med i Teamtailor är det möjligt att importera tidigare jobb- och kandidatdata till ert Teamtailor-konto. Denna data kan komma från ett tidigare ATS eller en spreadsheet som ni har skapat manuellt.
Den här artikeln kommer att täcka situationer där Teamtailor kommer att utföra importen åt er. Om ni föredrar att själv utföra importen via API, kan ni hitta råd om detta här.
Att starta importprocessen
Eftersom det finns olika metoder för importen måste ni börja denna process genom att låta er kontaktperson hos Teamtailor veta att ni är intresserad av att importera data. Om ni ännu inte har skrivit på avtal som kund kommer det vara säljaren, och om ni redan är kund kommer det vara vårt supportteam (support@teamtailor.com) eller er dedikerade Customer Success Manager.
Vi erbjuder två olika typer av importer, vilket påverkar både priset och den tid som krävs för importen:
1) Standard Import
En standardimport innebär att fylla i vår Teamtailor Standard Import Template CSV-fil.
Det spelar ingen roll var datan kommer ifrån ursprungligen - ett tidigare ATS eller en manuell fil - men den måste fyllas i i vår mall i den angivna formen.
Eftersom fälten som kan importeras med den här metoden är fasta måste ni kontrollera detta först innan ni beställer importen. Ingen anpassning är tillgänglig med denna metod.
De främsta fördelarna med denna metod är att den är tillhandahållen utan kostnad, snabb och effektiv.
⏱️ Den vanliga väntetiden för standardimporter är 2-3 veckor
2) Egna importer
En egen import är nödvändig när fälten som behöver importeras ligger utanför omfånget av en standardimport.
Denna metod tillåter mer anpassning, både när det gäller extra datafält och möjligheten att styra exakt var i Teamtailor er befintliga data skickas. För att detta ska lyckas är ett mappingdokument obligatoriskt. Observera att Teamtailor endast accepterar filer i CSV-format.
Det är en kostnad kopplad till denna metod, så kontakta oss för en offert. Om ni ännu inte har signerat som kund, kommer detta att vara säljaren, och om ni är kund, kommer detta att vara vårt supportteam (support@teamtalior.com) eller er dedikerade Customer Success Manager.
⏱️ Den förväntade väntetiden för denna metod är ungefär 6 veckor
Identifiera och hantera den importerade datan
En importerad kandidat i Teamtailor kommer att visas i Kandidater-fliken som standard, och även inom den relevanta tjänsten i Jobb fliken om detta har fyllts i innan importen.
Importerade jobb
När jobb importeras till ert Teamtailor-konto kommer de som standard att ha status 'Arkiverad' och taggen 'importerad'. "Skapad" datumet kommer att vara datumet som importen var klar. Ni kommer att se detta i er Jobb-flik så här:
Importerade kandidater
När kandidater importeras till ert Teamtailor-konto kommer de som standard att ges kandidatstatusen 'Sourced' samt en 'importerad' tagg. Kandidatens namn, e-postadress, telefonnummer, CV och LinkedIn-profil kommer att visas i standardfälten inom Teamtailor, och eventuella ytterligare fält kommer antingen läggas till i "Kommentar"-fliken eller som anpassade fält, beroende på importtyp.
Hantera potentiella kandidatdubletter
Om ni vill importera kandidater som redan finns i ert Teamtailor-databas, eller om er befintliga data inkluderar dubletter, har ni två alternativ:
Håll profilerna separata, vilket betyder att ni behandlar dem som olika kandidater.
Slå ihop den importerade kandidaten med den befintliga kandidaten, vilket också lägger till en ytterligare tagg till kandidaten som kallas 'importamend'. Ni kan hitta mer om att slå ihop kandidater här.
Observera att om ni väljer det första alternativet kan ni senare manuellt bestämma att slå ihop kandidaterna inne i Teamtailor och därigenom bättre kontrollera vilken kandidatprofil som skulle vara den primära kandidaten.
Hantera er medgivandeinställningar för importerade kandidater
När ni importerar kandidater kan ni samla in nytt medgivande för att behålla deras professionella profiler för era ändamål. Eftersom alla importerade kandidater kommer att läggas till som 'Sourced', är det viktigt att ni slutför "Insamlande av medgivande inställningar för Sourced och rekommenderade kandidater. Se detaljer om hur detta är konfigurerat i följande artikel: Samla in medgivande.
Här har ni möjlighet att antingen kontakta era kandidater manuellt eller automatiskt när importen är klar.
Begära medgivande manuellt
Denna process tillåter er att manuellt skicka ett opt-in eller opt-out e-postmeddelande till de importerade kandidaterna. För denna metod:
Välj 'Omedelbart' för hur länge ni kommer att lagra kandidatens data innan systemet noterar att medgivande saknas. Det innebär att så snart importen är klar kommer era importerade kandidater att få statusen 'medgivande saknas'.
Kryssa inte i rutan för att automatiskt be om tillåtelse att spara informationen (opt-in).
Det ska då se ut som såhär:
Gå till er Kandidater-flik, filtrera efter taggar och välj 'Import':
Bulk markera dessa kandidater, klicka på de 3 prickarna längst ned, sedan Datalagring.
5. Välj om ni vill skicka ett opt-in eller opt-out e-postmeddelande. Ni kan ändra opt-in e-postmeddelandet för sourcade och rekommenderade kandidater i era Insamlande av medgivande inställningar och opt-out e-postmeddelandet i inställningarna för Hantera medgivande.
Begära om medgivande automatiskt
Denna process gör att ni automatiskt kan trigga ett opt-in-e-postmeddelande som ska skickas till de importerade kandidaterna. För denna metod:
1. Välj hur länge ni kommer att lagra kandidatens data innan systemet bekräftar att medgivande saknas och därmed skicka opt-in-e-postmeddelandet, er alternativ är: Omedelbart, 30 dagar eller 90 dagar efter att kandidaten skapades.
❣️Om ni importerar ett skapandedatum för en kandidat, observera att det kommer att vara det datum som används för att beräkna när opt-in-e-postmeddelandet ska trigga.
2. Kryssa i rutan för att automatiskt be om medgivande att spara informationen (opt-in).
Det kan då se ut något liknande detta, tidsramen kommer att variera beroende på ert val:
3. Redigera e-postmallen för att försäkra er om att den överensstämmer med er tonalitet samt inkludera relevant information. Den kommer att skickas enligt det schema ni har valt.
💌 Kom ihåg att säkerställa att e-postmallarna fungerar bra för era framtida kandidater. Detta bör göras efter att ha avslutat medgivandebegäran för importerade kandidater, oavsett om ni väljer att begära medgivande via opt-out eller opt-in-e-post.
Är ni redan igång med Teamtailor när ni genomför importen?
Om så är fallet, rekommenderar vi att uppdatera Samla in behörighetsinställningar för sökta och hänvisade kandidater för att hantera behörighetsbegäran manuellt under importperioden. Detta är för att försäkra er om att ni kan kontrollera innehållet i opt-in-e-postmeddelandet som skickas till importerade kandidater jämfört med kandidater som söks eller hänvisas till systemet