Mit der Requisitions-Funktion behältst du besser im Blick, welche Stellen veröffentlicht sind, und hältst deinen Einstellungsprozess dokumentiert und strukturiert.

Bevor ein Job erstellt wird, füllen die Benutzer ein obligatorisches Anforderungsformular mit den nötigen Angaben aus, das dann zur Überprüfung und Genehmigung an die Genehmigenden gesendet wird. Mit individuell eingerichteten Genehmigungsabläufen stellst du sicher, dass immer die richtigen Personen einbezogen sind.

Anstatt einen Job sofort zu erstellen und zu veröffentlichen, muss jedes Teammitglied zuerst ein Anforderungsformular ausfüllen – unabhängig von seiner Zugriffsrolle. Sobald das Formular eingereicht ist, prüfen die zugewiesenen Genehmigenden die Anforderung und genehmigen oder lehnen sie ab.

Wenn genehmigt, kann ein neuer Job erstellt werden, um den Rekrutierungsprozess zu starten.

Wenn abgelehnt, kann der Ersteller der Anforderung Änderungen vornehmen und das Formular zur erneuten Überprüfung einsenden, womit der Genehmigungsprozess neu startet.

Das System verfolgt den Status jeder Anforderung, den Genehmigungsablauf, die Anzahl der daraus erstellten Jobs, die eingestellten Kandidaten und die Details im Anforderungsformular. Diese Informationen sind leicht im Requisitions-Überblick abrufbar und können als Bericht exportiert werden.

Sobald die Requisitions-Funktion für dein Unternehmen aktiviert ist, gehe zu Einstellungen → Rekrutierung → Requisitions und klicke auf die Registerkarte Form, um das Formular einzurichten, das die Benutzer vor der Erstellung eines Jobs ausfüllen müssen.

Um mehr über den Erstellungsprozess für Benutzer zu erfahren, schau dir den Artikel hier an.

Diese Anweisungen helfen dir, dem Ersteller einer neuen Anforderung klare Hinweise zu geben. Alle hier hinzugefügten Informationen erscheinen oben im Anforderungsformular und unterstützen Benutzer dabei zu verstehen, welche Angaben sie machen müssen und wie das Formular korrekt auszufüllen ist.

Die Standardfelder sind vordefiniert und werden automatisch in jedes Anforderungsformular integriert. Die Eingaben in diesen Feldern bestimmen, welcher Genehmigungsablauf ausgelöst wird, und dienen auch zum Vorausfüllen passender Felder bei der Erstellung eines neuen Jobs.

Zusätzlich zu den Standardfeldern möchtest du vielleicht weitere wichtige Informationen erfassen. Um detaillierte Daten effektiv zu erfassen und nachzuverfolgen, kannst du so viele zusätzliche Felder hinzufügen, wie du möchtest, indem du auf + Feld hinzufügen klickst. Sie können auch verwendet werden, um benutzerdefinierte Genehmigungsabläufe zu definieren.

Beim Hinzufügen eines zusätzlichen Feldes kannst du aus verschiedenen Typen wählen, je nachdem, wie die Daten am besten eingegeben werden sollen.

Beim Erstellen eines zusätzlichen Feldes kannst du eine Beschreibung hinzufügen, um mehr Details zu geben. So bleibt der Feldtitel kurz für ein übersichtlicheres Berichtslayout, da Beschreibungen beim Export von Anforderungen nicht mit ausgegeben werden.

Du kannst ein zusätzliches Feld verpflichtend machen, indem du es auf Erforderlich umschaltest. So stellst du sicher, dass Benutzer das Feld ausfüllen müssen, bevor sie das Formular absenden.

Erleichtere das Ausfüllen des Formulars, indem du die bedingte Logik nutzt, die Felder je nach vorherigen Antworten anzeigt oder ausblendet. Wenn zum Beispiel „Option A“ gewählt wird, können zusätzliche Felder erscheinen, während „Option B“ sie verbirgt.

Dafür erstellst du ein Einzelauswahl- oder Dropdown-Feld mit allen relevanten Optionen und legst fest, welche Felder bei welcher Auswahl sichtbar sind.

Aktiviere den Verwende bedingte Logik-Schalter und gib an, wann das Feld basierend auf der Auswahl des Benutzers angezeigt werden soll.

Sobald das Anforderungsformular eingerichtet ist, gehe zum Tab Flows und klicke auf Requisitions-Funktion aktivieren, um die Genehmigungsabläufe zu konfigurieren.

Ein Genehmigungsablauf besteht aus einem oder mehreren Schritten, in denen Benutzer in deinem Konto nacheinander einen neuen Recruiting-Prozess prüfen und genehmigen können. Genehmigende können in jedem Schritt eine Anforderung genehmigen oder ablehnen. Wenn abgelehnt, muss der Ersteller Änderungen vornehmen und erneut einreichen, wodurch der Prozess neu startet.

Der Standardablauf gilt für alle Anforderungen, außer es wird ein benutzerdefinierter Genehmigungsablauf aktiviert.

Lege fest, wer Anforderungen genehmigen soll, und wenn mehrere Genehmigungen nötig sind, ob sie in einer bestimmten Reihenfolge erfolgen müssen.

In jedem Schritt kannst du festlegen, ob Genehmigende ab diesem Punkt den Genehmigungsablauf bearbeiten dürfen. Klicke zum Abschluss auf Speichern, um deinen Standardablauf festzulegen.

Mit benutzerdefinierten Abläufen kannst du alternative Genehmigungsprozesse basierend auf einem oder mehreren Werten aus dem Anforderungsformular einrichten, wie etwa:

Starte, indem du auf + Benutzerdefinierten Genehmigungsablauf hinzufügen klickst, um einen neuen Ablauf zu erstellen. Dieser Editor funktioniert wie der Standardablauf, nur dass du hier dem benutzerdefinierten Ablauf einen Namen gibst und unten festlegst, wann er angewandt werden soll.

Gib die Werte aus dem Anforderungsformular an, auf die dieser Ablauf angewendet werden soll. Du kannst ein oder mehrere Kriterien ausfüllen. Je weniger Kriterien du angibst, desto allgemeiner ist der benutzerdefinierte Ablauf. Das System priorisiert Abläufe mit den meisten Übereinstimmungen und ignoriert diejenigen, die nicht zutreffen.

Damit die Genehmigungsabläufe reibungslos laufen, kann jeder Benutzer für seine Abwesenheit, etwa bei Urlaub oder Krankheit, eine Vertretung als Genehmigenden festlegen. Das passiert über die Aktualisierung der Nutzereinstellungen.
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Mehr dazu erfährst du hier.

Nachdem der Einstellungsprozess abgeschlossen ist, kann der Ersteller der Anforderung oder ein Unternehmens-Admin sie archivieren. Das Archivieren einer Anforderung entfernt sie aus der Standardansicht des Requisitions-Überblicks und zeigt an, dass keine weiteren Maßnahmen nötig sind.

Beim Archivieren kann der Benutzer einen Archivierungsgrund auswählen. Standardmäßig stehen folgende Gründe zur Auswahl:

Standardgründe lassen sich bearbeiten oder löschen, und Administratoren können weitere Gründe hinzufügen, um archivierte Anforderungen genauer zu kategorisieren. Archivierungsgründe können als Filter im Requisitions-Überblick genutzt werden.

Hier siehst du, was jede Teamtailor-Rolle in Bezug auf das Feature Stellenanforderungen tun kann. Mehr Infos zum generellen Rollen-Zugriff findest du im Artikel hier.

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* Diese Rolle ist mit unserem Add-on Feature Divisions verbunden. Du kannst hier mehr darüber lesen.