Notre fonctionnalité Entretiens collectifs vous aide à organiser des sessions d’entretien en groupe en présentiel avec vos candidats.

Dans cet article, nous expliquerons comment créer plusieurs sessions d’entretien, définir des limites de participants et permettre aux candidats de choisir l’heure qui leur convient le mieux – le tout dans un processus fluide.

Un entretien collectif peut être créé de trois façons dans une offre :

Passons en revue les détails à renseigner lors de la création de l’entretien collectif.

Commencez par donner un titre à l’entretien, qui apparaîtra dans l’invitation. Choisissez ensuite qui sera l’organisateur de l’entretien et quels membres de l’équipe y participeront. L’organisateur sera l’alias expéditeur pour l’entretien et l’e-mail d’invitation.

Sélectionnez les créneaux horaires à proposer aux candidats, ainsi que le lieu de l’entretien et le nombre maximum de candidats pouvant y participer simultanément. Vous pourrez aussi définir si les candidats doivent être déplacés à une étape spécifique selon la session choisie.

Il n’y a pas de limite au nombre de sessions, vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez.

Les candidats pourront choisir la session qui leur convient le mieux. Lorsque le nombre maximum de candidats est atteint pour une session, son créneau horaire est retiré, empêchant tout autre candidat de le choisir.

Tous les candidats invités recevront un e-mail contenant les détails de l’entretien ainsi que la possibilité de choisir la session qu’ils souhaitent rejoindre. Vous pouvez également ajouter un court message pour fournir plus d’informations, si vous le souhaitez.

Les candidats peuvent être invités à des entretiens collectifs de deux façons : via un déclencheur ou manuellement avec la fonctionnalité Bulk.

Pour simplifier le processus, vous pouvez ajouter le déclencheur Inviter à un entretien collectif à n’importe quelle étape du processus de recrutement. Ainsi, tous les candidats progressant à cette étape recevront une invitation sans action de votre part.

Pour commencer, ouvrez l’offre concernée, cliquez sur les trois points à côté du nom de l’étape, puis cliquez sur Déclencheurs → Inviter à un entretien collectif

Vous pourrez alors créer un nouvel entretien collectif ou choisir un entretien existant auquel inviter les candidats. Les candidats recevront ensuite l’invitation avec tous les détails de l’entretien que vous avez configurés et pourront choisir la session qui leur convient le mieux.

Si vous souhaitez inviter un ou plusieurs candidats spécifiques manuellement, utilisez la fonctionnalité Bulk. Une fois sélectionnés, vous trouverez l’option Inviter à un entretien collectif dans le menu Bulk.

Vous pourrez alors choisir l’entretien collectif à leur envoyer et sélectionner une session :
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Dans l’onglet calendrier, vous trouverez un aperçu de toutes les sessions d’entretien. En cliquant sur une session spécifique, vous accéderez à la vue de l’entretien collectif associée à cette session.

Dans cette vue, vous verrez facilement quels candidats ont été invités, ont choisi une session, ou n’ont pas encore répondu.

Dans la section Sessions de la vue entretien, vous pouvez voir les sessions passées et à venir liées à cet entretien
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Depuis cette vue, vous pouvez exporter la liste des candidats ayant participé ou devant participer à chaque session. L’export sera au format CSV et contiendra le nom & l’e-mail des candidats
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Si nécessaire, vous pouvez modifier l’entretien en cliquant sur Modifier l’entretien en bas de la vue entretien.

Pour que les modifications soient prises en compte, n’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer

L’invitation est envoyée directement à la boîte de réception du candidat et contient toutes les informations que vous avez renseignées. Cela ressemblera à ceci :

Lorsqu’ils cliqueront sur le bouton Sélectionner une session dans l’e-mail, ils verront les sessions disponibles. Une fois la session choisie, ils verront le message Entretien confirmé et pourront ajouter l’entretien à leur calendrier

Les utilisateurs ajoutés dans la section Membres de l’équipe recevront également une invitation par e-mail. Cet e-mail contient tous les détails des sessions à venir.

L’e-mail comprendra aussi une pièce jointe (.ics) par session. Cela permet d’ajouter l’entretien au calendrier externe du participant. Selon le fournisseur d’e-mail, ces fichiers peuvent être reconnus automatiquement, et le calendrier proposera d’ajouter les événements. Si ce n’est pas pris en charge, le participant peut télécharger les fichiers pour les ajouter manuellement.

L’événement calendrier par défaut contiendra les informations suivantes :

L’organisateur de l’entretien sera l’expéditeur des invitations aux candidats. Cependant, il ne recevra pas lui-même d’e-mail d’invitation. L’entretien sera automatiquement ajouté à son calendrier externe s’il l’a connecté.
Pour en savoir plus sur la connexion de votre calendrier et service vidéo, cliquez ici.