Planifiez des entretiens avec plusieurs participant·e·s ou invitez des candidats à des entretiens individuels simultanément, pour rendre votre processus de recrutement plus efficace.

L’organisateur choisi pour les entretiens réservés via le déclencheur doit avoir son calendrier connecté. Vous pouvez consulter un article expliquant comment connecter votre calendrier ici.

Pour inviter un groupe spécifique de candidats, rendez-vous sur la page Candidats ou dans un processus de recrutement précis pour sélectionner les participant·e·s. Activez la sélection groupée (1), puis choisissez les candidats que vous souhaitez inviter à l’entretien (2). Ensuite, dans la barre d’actions, cliquez sur ⠇Plus et sélectionnez Planifier un entretien (3).

Commencez la configuration de l’entretien en ajoutant les détails nécessaires. Ces informations seront envoyées aux candidats avec leur invitation.

Ajoutez des membres à l’équipe si vous n’êtes pas le seul collègue à participer à l’entretien, et n’oubliez pas d’indiquer un lieu pour que les participant·e·s sachent où se rendre.

Si tous les candidats sélectionnés doivent avoir un entretien individuel, vous devez choisir l'option Laisser le candidat choisir dans la section Heure et date.

Avec cette option, chaque candidat reçoit un formulaire de réservation présentant les créneaux horaires que vous avez choisis ou qui correspondent à vos disponibilités, afin qu’il puisse faire son choix.
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Tous les créneaux horaires seront envoyés aux candidats, qui pourront ensuite choisir celui qui leur convient. Lorsqu’un candidat choisit un créneau, celui-ci n’est plus disponible pour les autres candidats. Premier arrivé, premier servi !
Il en est de même si l’organisateur ajoute un événement à son calendrier : tout créneau horaire proposé disparaîtra alors du formulaire de réservation du candidat.

Si un autre collègue participe à l’entretien, il doit disposer d’un calendrier connecté pour que vous puissiez envoyer l’invitation. Les créneaux horaires s’adaptent automatiquement à vos disponibilités et à celles de vos collègues.

Si tous les candidats sélectionnés doivent participer au même entretien, choisissez l’option Définir une heure précise dans la section Heure et date.

Choisissez la date et l’heure de l’entretien, puis cliquez sur Envoyer l’invitation pour envoyer le mail à tous les participant·e·s. Les candidats que vous avez sélectionnés seront alors tous invités au même entretien.

Pour automatiser la réservation des entretiens avec les candidats, vous pouvez configurer cela dans vos processus de recrutement via un déclencheur planning intelligent déclencheur.

Commencez par ouvrir l’offre concernée et survolez l’étape à laquelle vous souhaitez que les candidats soient invités automatiquement à un entretien. Cliquez sur les trois points ⋮ Plus et sélectionnez Planning intelligent dans la section Déclencheurs.

Dans la première partie, vous pouvez personnaliser le message d’invitation à l’entretien qui sera envoyé à chaque candidat.

Ici, vous pouvez également activer un rappel qui sera envoyé au candidat un jour avant l’entretien.

Dans cette section, sélectionnez les membres de l’équipe pouvant assister à l’entretien, choisissez un organisateur, et définissez le nombre requis de membres.

Lors de la vérification des créneaux horaires disponibles, tous les membres d’équipe sélectionnés sont considérés de manière égale. Cela signifie que l’organisateur sélectionné n’a pas besoin d’être disponible pour que l’entretien soit réservé.

Si l’organisateur sélectionné est disponible, il conservera ce rôle. S’il n’est pas disponible, le premier membre d’équipe disponible sera attribué comme organisateur lors de la réservation de l’entretien. Par exemple, si le nombre requis de membres de l’équipe est fixé à 2, l’entretien peut être réservé dès que deux membres sélectionnés sont disponibles.

Vous pouvez également choisir où se déroulera l’entretien et indiquer si vous souhaitez utiliser un kit d’entretien.

Le déclencheur utilisera l’option Laisser le candidat choisir, ce qui signifie qu’un formulaire de réservation avec les créneaux disponibles sera envoyé au candidat. Les créneaux horaires disponibles sont basés sur les calendriers connectés des membres de l’équipe sélectionnés et les paramètres de planification définis.

Vous pouvez aussi activer l’option qui déplace automatiquement le candidat vers une autre étape dès qu’il a choisi un créneau.

Enfin, vous disposez d’options supplémentaires pour choisir quand le déclencheur doit s’activer et à quels candidats il doit s’appliquer.