Lorsque les candidats soumettent une candidature, se connectent avec votre entreprise, ou sont ajoutés au système via le sourcing ou la cooptation, les lois sur la protection des données peuvent vous obliger à fournir des informations sur la manière dont leurs données personnelles seront traitées.

Dans certains cas, vous devrez également obtenir leur consentement avant d'utiliser leurs données.

Pour répondre à ces exigences, vous pouvez utiliser les paramètres Collecte d'autorisations. Ces paramètres vous permettent de :

Lorsqu’un candidat clique sur Soumettre la candidature ou choisit de Se connecter avec votre entreprise, il accepte que ses données personnelles soient stockées dans votre système.

Si vous préférez que les candidats effectuent une étape plus explicite pour donner leur consentement, vous pouvez activer des cases à cocher dans le formulaire de candidature.

Pour les candidatures et Connect, vous pouvez configurer deux types différents d'autorisations et choisir comment elles sont collectées auprès des candidats.

L’autorisation peut être collectée en demandant au candidat de cocher activement une case avant d’envoyer sa candidature ou de se connecter avec votre entreprise.

Pour activer cette option, activez Activer la case à cocher d'autorisation. Ensuite, vous pourrez ajuster les termes associés à la soumission de la candidature ou de l'inscription Connect.

Une fois activée, les candidats doivent cocher la case avant de pouvoir soumettre leur candidature et/ou se connecter.

Lorsque les candidats soumettent leur candidature ou se connectent avec votre entreprise, vous pouvez afficher une case à cocher secondaire.

Cela permet aux candidats d’indiquer clairement s’ils acceptent que leurs données soient utilisées pour de futures opportunités d’emploi.

Pour activer cette option, activez Activer la case à cocher supplémentaire pour l'autorisation des futures offres. Une fois activée, vous pouvez personnaliser les termes affichés lorsque les candidats soumettent leur candidature ou s’inscrivent via Connect.

Cette case n’est pas obligatoire à cocher avant de soumettre une candidature ou de se connecter.

En cliquant sur Modifier le modèle d'email, vous pouvez configurer un email utilisé pour demander manuellement aux candidats l'autorisation de les contacter au sujet de futures offres d'emploi.

Personnalisez le message pour qu’il corresponde au ton de votre entreprise et explique clairement pourquoi vous souhaitez rester en contact. Cliquez sur Enregistrer le modèle pour sauvegarder les modifications et rendre l’email disponible.

Cet email peut ensuite être envoyé directement aux candidats lorsque vous souhaitez demander manuellement leur autorisation. Rendez-vous dans votre vivier de candidats, activez la sélection multiple (1), choisissez les candidats concernés (2), puis sélectionnez l’option Conservation des données dans le menu d’actions.

Sélectionnez l’option Demander l'autorisation pour futures offres et cliquez sur Envoyer le message. Cela mettra à jour le statut d'autorisation future du candidat à Demandé.

Voici des exemples de la manière dont vos choix pour collecter les autorisations seront présentés aux candidats :

Voici un exemple d'email de demande d'autorisation pour futures offres envoyé à un candidat. Un bouton Oui et Non est automatiquement inclus dans l'email, permettant aux candidats de répondre facilement.

Lorsqu’un candidat est sourcé ou coopté (ajouté manuellement) dans le système, il se peut que vous ne lui ayez pas fourni d’informations sur le traitement de ses données, ni recueilli son consentement lorsque cela était requis. Pour garantir la conformité, suivez les étapes ci-dessous pour collecter l’autorisation via le système :

Choisissez la durée pendant laquelle les données du candidat doivent être conservées avant que le système signale une autorisation manquante.

À l’issue de la période de conservation, le statut de confidentialité du candidat sera mis à jour en Autorisation manquante, ce qui vous permet de collecter son consentement. Vous pouvez choisir de collecter cette autorisation automatiquement ou manuellement.

Le système enverra une demande d’autorisation par email opt-in, comme indiqué en cochant la case ci-dessous :

Nous vous fournissons automatiquement un modèle d'email pour ce message, mais pensez à le vérifier afin qu'il corresponde aux préférences de votre entreprise pour la formulation de votre message d'opt-in. Cliquez sur Modifier le modèle d’email pour revoir et mettre à jour l’email.

Si vous avez activé la case à cocher supplémentaire pour l’autorisation des futures offres, la demande d’autorisation inclura également cette option.

Le message opt-in pour les candidats sourcés et cooptés peut être déclenché manuellement depuis le centre de données & confidentialité du candidat en cliquant sur Demander l’autorisation.

Envoyez le message opt-in à plusieurs candidats en une fois grâce à la sélection multiple dans votre vivier de candidats et en choisissant Conservation des données.

Voici un exemple d’email opt-in envoyé aux candidats sourcés ou cooptés. Un bouton Donner l’autorisation est automatiquement inclus dans l’email pour faciliter la réponse des candidats.

Si vous avez activé la case à cocher supplémentaire pour l’autorisation des futures offres, les candidats seront invités à donner cette autorisation après avoir accordé la permission initiale pour le traitement de leurs données.

Le statut indiquant si un candidat a donné ou non son autorisation se trouve dans le centre de données & confidentialité du candidat. Pour trouver cela, allez au candidat concerné et cliquez sur ⋮ Plus dans la barre d'actions.

Si un candidat n’a pas encore donné son autorisation initiale ou celle pour être considéré pour de futures offres, son statut sera Autorisation manquante.

Dans le vivier de candidats, vous disposez de différents filtres de confidentialité pour trouver les candidats ayant un statut précis, par exemple. Autorisation manquante.

En savoir plus sur les différents statuts de confidentialité ici.