Lorsque vos candidats soumettent leurs candidatures ou se connectent à votre entreprise, vous recueillez leur autorisation pour traiter leurs données personnelles. Lorsqu'un candidat est sourcé ou recommandé dans le système, vous pouvez également recueillir son autorisation pour ce faire.
La manière dont ces autorisations sont collectées dépend de votre configuration des paramètres de Collecter des autorisations.
Dans cet article, nous parcourons les paramètres de Gestion des autorisations, où vous décidez comment gérer les autorisations collectées au fil du temps. Cela comprend :
Spécifier la durée de validité de l’autorisation d’un candidat pour conserver ses données
Contrôler l’envoi d’une demande de renouvellement automatique lors de l’expiration de l’autorisation
Modifier le message qui suit vos demandes de renouvellement d’autorisation par email
Vous stockez déjà des candidats dans votre compte avant de configurer les paramètres d’autorisation ? Assurez-vous de d’abord apprendre comment collecter et gérer leurs autorisations avant de continuer.
Définir la durée de validité de l’autorisation collectée
Décidez combien de temps vous prévoyez de conserver les informations des candidats en sélectionnant la période d’expiration désirée dans le menu déroulant.
Une fois ce délai passé, le statut de confidentialité du candidat sera mis à jour en Autorisation expirée. À ce moment, vous pouvez prolonger leur autorisation en utilisant l’une des options suivantes :
Envoyer des demandes d’autorisation manuellement
Par défaut, les demandes d’autorisation automatiques sont désactivées. Cela signifie qu’une fois l’autorisation d’un candidat expirée, le système le marquera comme Autorisation expirée, et vos responsables de la confidentialité désignés en seront informés.
Pour prolonger les autorisations, vous pouvez envoyer manuellement un email de demande d’autorisation avec option d’acceptation ou de refus, en utilisant la sélection par lot dans le vivier de candidats.
Envoyer des demandes d’autorisation automatiquement
Vous pouvez configurer l’envoi automatique de demandes d’autorisation dès qu’un candidat voit son autorisation expirer. Pour ces emails, vous avez deux options :
E-mail de refus
Cet email fournit au candidat des informations sur le traitement de ses données et l’option de se désinscrire.
Cela signifie que le candidat est invité à vous informer s'il ne souhaite plus faire partie de votre pool de candidats en soumettant une demande de suppression. Si aucune demande n’est faite, l’autorisation du candidat sera automatiquement prolongée pour la durée de validité configurée ci-dessus.
Nous vous fournissons automatiquement un modèle d’email pour l’email de refus, mais assurez-vous de le vérifier pour qu’il corresponde aux préférences de votre entreprise sur la formulation du message. Cliquez sur Modifier le modèle d’e-mail pour revoir et mettre à jour le message.
L'email de désinscription reçu par le candidat ressemble à ceci. Vous voyez la section Supprimer mes données en bas de l'email ↓
E-mail d’accord
Cet email informe le candidat de votre traitement de ses données, avec une demande d’extension active de son autorisation en acceptant.
Cela signifie que le candidat doit donner une nouvelle autorisation pour que vous puissiez continuer à stocker ses données. Une fois accordée, l’autorisation sera prolongée pour la durée de validité configurée ci-dessus. Si l’autorisation n’est pas prolongée, le candidat restera marqué comme Autorisation expirée jusqu’à ce qu’il donne son accord, demande à être retiré, ou que vous le supprimiez de votre système.
Nous vous fournissons automatiquement un modèle d’email pour le message d’accord, mais pensez à le vérifier pour qu’il respecte les préférences de votre entreprise quant à la formulation de cet email. Cliquez sur « Modifier le modèle d'email » pour consulter et mettre à jour l'email.
L'email de désinscription reçu par le candidat ressemble à ceci. Vous voyez le bouton Donner l'autorisation dans l’email ↓
Quand l'email d'opt-in est-il envoyé ?
L’email d’accord est envoyé une semaine avant l’expiration de l’autorisation.
Supposons que vous ayez décidé de conserver les données de votre candidat pendant 12 mois, l'email sera envoyé une semaine avant l'expiration de ces 12 mois. Après les 12 mois, si aucune nouvelle autorisation n’est recueillie, le candidat sera marqué comme Autorisation expirée.
Politiques d’autorisation locales
Grâce à notre fonctionnalité supplémentaire Données et confidentialité basées sur la localisation, vous pouvez définir une politique d’autorisation pour chaque pays dans votre compte, ou l’appliquer à plusieurs pays ayant les mêmes réglementations.
En savoir plus sur cette fonctionnalité ici.
Ceci est un exemple visuel uniquement. Veuillez vous assurer de respecter les réglementations locales sur les données lors de la configuration de vos paramètres.
Statuts et avertissements d'autorisation
Le statut indiquant si un candidat a donné ou non son autorisation se trouve dans le Centre de données & confidentialité pour les candidats. Si un candidat n’a pas d’autorisation valide, un avertissement s’affichera dans son profil dans la barre d’action.
En savoir plus sur les différents statuts de confidentialité dans cet article.
🤖 Cet article est traduit à l’aide de l’IA. Faites-nous savoir si quelque chose vous semble incorrect.