Quando ci si unisce a Teamtailor, è possibile importare i dati precedenti sui lavori e sui candidati nel proprio account Teamtailor. Questi dati possono provenire da un precedente ATS o da un foglio di calcolo che hai creato manualmente.
Questo articolo tratterà i casi in cui Teamtailor eseguirà l'importazione per tuo conto. Se preferisci eseguire tu stesso l'importazione tramite API, puoi trovare consigli qui.
Inizio del processo di importazione
Poiché ci sono diversi metodi per l'importazione, devi iniziare questo processo informando il tuo referente di Teamtailor che sei interessato a importare dei dati. Se non ti sei ancora registrato come cliente, questo sarà il venditore, e se sei un cliente, questo sarà il nostro team di supporto (support@teamtailor.com) o il tuo Manager di Successo Cliente dedicato.
Offriamo due diversi tipi di importazione, che influenzeranno sia il prezzo che il tempo necessario per completare l'importazione:
1) Importazione standard
Un'importazione standard implica la compilazione del nostro Modello di Importazione Standard Teamtailor in formato CSV.
Non importa da dove provengano i dati inizialmente - da un precedente ATS o da un file manuale - ma devono essere inseriti nel nostro modello nel formato fornito.
Poiché i campi che possono essere importati con questo metodo sono fissi, devi controllare prima questo prima di ordinare l'importazione. Nessuna personalizzazione è disponibile con questo metodo.
I principali vantaggi di questo metodo sono che è fornito senza costo, veloce e efficiente.
⏱️ I tempi di attesa standard per le importazioni standard sono 2-3 settimane
2) Importazione personalizzata
Un'importazione personalizzata è necessaria quando i campi che devono essere importati sono al di fuori dell'ambito di un'importazione standard.
Questo metodo consente maggiore personalizzazione, sia in termini di campi dati aggiuntivi, sia nella possibilità di controllare esattamente dove in Teamtailor vengono inviati i tuoi dati esistenti. Per avere successo, è obbligatorio un documento di mappatura. Si prega di notare che Teamtailor accetta solo file in formato CSV.
C'è un costo associato a questo metodo, quindi contattaci per un preventivo. Se non ti sei ancora registrato come cliente, questo sarà il venditore, e se sei un cliente, questo sarà il nostro team di supporto (support@teamtailor.com) o il tuo Manager di Successo Cliente dedicato.
⏱️ Il tempo di attesa previsto per questo metodo è di circa 6 settimane
Identificare e gestire i dati importati
Un candidato importato in Teamtailor apparirà nella scheda Candidati come standard, e anche all'interno del lavoro rilevante nella Schede Lavori tab se questo è stato compilato prima dell'importazione.
Lavori importati
Quando i lavori vengono importati nel tuo account Teamtailor, avranno per impostazione predefinita lo stato 'Archiviato' e il tag 'importato'. La data "Creata" sarà la data in cui l'importazione è stata completata. Lo vedrai nella tua scheda Lavori in questo modo:
Candidati importati
Quando i candidati vengono importati nel tuo account Teamtailor, avranno per impostazione predefinita lo stato di candidato 'Sourcing' e un tag 'importato'. Il nome del candidato, l'indirizzo email, il numero di telefono, il curriculum e il profilo LinkedIn appariranno nei campi standard all'interno di Teamtailor, e eventuali campi aggiuntivi saranno aggiunti alla scheda "Note" o come campi personalizzati, a seconda del tipo di importazione.
Gestire i potenziali duplicati di candidati
Se desideri importare candidati che esistono già nel tuo database Teamtailor, o se i tuoi dati esistenti includono duplicati, allora hai due opzioni:
Mantieni i profili separati, cioè trattarli effettivamente come candidati diversi.
Unisci il candidato importato con il candidato esistente, il che aggiungerà anche un ulteriore tag al candidato chiamato 'importamend'. Puoi trovare maggiori informazioni sulla fusione dei candidati qui.
Nota che se scegli la prima opzione, puoi successivamente decidere manualmente di unire i candidati all'interno di Teamtailor e quindi controllare meglio quale profilo candidato sarebbe il candidato principale.
Gestire le impostazioni di autorizzazione per i candidati importati
Quando importi i candidati, puoi raccogliere nuove autorizzazioni per mantenere i loro profili professionali per i tuoi scopi. Poiché tutti i candidati importati saranno aggiunti come 'Sourcing', è importante completare le impostazioni di "Raccogli autorizzazioni" per i candidati sourced e referred. Per favore, vedi i dettagli su come configurarlo nell'articolo seguente: Raccogliere autorizzazioni.
Qui, avrai la possibilità di contattare i tuoi candidati manualmente o automaticamente una volta completata l'importazione.
Richiedi autorizzazione manualmente
Questo processo ti consente di inviare manualmente un'email di opt-in o opt-out ai candidati importati. Per questo metodo:
Scegli 'Immediatamente' per quanto tempo conserverai i dati del candidato prima che il sistema riconosca che il consenso è mancante. Questo significa che non appena l'importazione è completata, i tuoi candidati importati riceveranno lo stato 'consenso mancante'.
Non selezionare la casella per chiedere automaticamente il permesso di mantenere le informazioni (opt-in).
Dovrebbe apparire così:
Vai alla tua scheda Candidati, filtra per tag e seleziona 'Importa':
Seleziona in massa questi candidati, fai clic sui 3 punti in basso, poi su Conservazione dei dati.
5. Scegli se inviare un'email di opt-in o opt-out. Puoi modificare l'email opt-in per i candidati sourced e referred nelle tue impostazioni di Raccogliere Autorizzazioni e l'email opt-out nelle impostazioni di Gestisci Permesso.
Richiedi autorizzazione automaticamente
Questo processo ti consente di attivare automaticamente un'email di opt-in da inviare ai candidati importati. Per questo metodo:
1. Scegli per quanto tempo conserverai i dati del candidato prima che il sistema riconosca che il permesso è mancante e quindi invii l'email di opt-in, le tue opzioni sono: Immediatamente, 30 giorni o 90 giorni dopo che il candidato è stato creato.
❣️Se importi una data di creazione del candidato, ti preghiamo di notare che sarà la data utilizzata per calcolare quando attivare l'email di opt-in.
2. Seleziona la casella per chiedere automaticamente il permesso di mantenere le informazioni (opt-in).
Potrebbe quindi apparire in questo modo, il lasso di tempo varierà in base alla tua scelta:
3. Modifica il modello dell'email per assicurarti che sia in linea con la tua tonalità e contenga le informazioni pertinenti. Sarà inviata secondo il programma che hai selezionato.
💌 Si prega di ricordare di assicurarsi che i modelli di email funzionino bene per i tuoi futuri candidati. Questo dovrebbe essere fatto dopo aver completato le richieste di permesso per i candidati importati, indipendentemente dal fatto che tu scelga di richiedere il permesso tramite email opt-out o opt-in.
Sei già attivo con Teamtailor durante l'importazione?
Se sì, ti consigliamo di aggiornare le impostazioni per raccogliere autorizzazioni per candidati sourced e referred per gestire le richieste di autorizzazione manualmente durante il periodo di importazione. Questo per garantire che tu possa controllare il contenuto dell'email di opt-in inviata ai candidati importati rispetto ai candidati che vengono sourced o referred nel sistema