Wanneer je bij Teamtailor komt, is het mogelijk om eerdere vacature- en sollicitantgegevens naar je Teamtailor-account te importeren. Deze gegevens kunnen afkomstig zijn van een eerdere ATS of een spreadsheet die je handmatig hebt aangemaakt.

Dit artikel bespreekt situaties waarin Teamtailor namens jou de import zal uitvoeren. Als je de import liever zelf via API uitvoert, vind je hier advies daarover.hier.

Omdat er verschillende methoden zijn om te importeren, moet je dit proces starten door je contactpersoon bij Teamtailor te laten weten dat je geïnteresseerd bent in het importeren van gegevens. Als je nog niet als klant hebt getekend, zal dit de sales medewerker zijn, en als je een klant bent, zal dit ons ondersteuningsteam (support@teamtailor.com) of je toegewijde succesmanager zijn.

We bieden twee verschillende soorten imports aan, die zowel de prijs als de tijd om de import te voltooien beïnvloeden:
​

Een standaard import omvat het invullen van onsTeamtailor standaard import template CSV-bestand.

Het maakt niet uit waar de gegevens oorspronkelijk vandaan komen - een eerdere ATS of een handmatig bestand - maar het moet in ons sjabloon, volgens het geleverde format worden ingevoerd.

Omdat de velden die met deze methode kunnen worden geïmporteerd vast staan, moet je dit eerst controleren voordat je de import bestelt. Er is geen aanpassing beschikbaar met deze methode.

De belangrijkste voordelen van deze methode zijn dat het zonder kosten, snel en efficiënt is.

Een aangepaste import is vereist wanneer de velden die moeten worden geïmporteerd buiten de scope van een standaard import vallen.

Met deze methode kun je meer aanpassingen maken, met bijvoorbeeld extra data velden en de mogelijkheid om te beinvloeden waar in Teamtailor je bestaande data naartoe wordt gestuurd. Om dit succesvol te laten verlopen, is een mappingdocument verplicht. Let op dat Teamtailor alleen bestanden in CSV-indeling accepteert.
​

Er is een kost verbonden aan deze methode, neem contact met ons op voor een offerte. Als je nog niet als klant hebt getekend, zal dit de sales medewerker zijn, en als je een klant bent, zal dit ons ondersteuningsteam (support@teamtalior.com) of je toegewijde succesmanager zijn.

Een geïmporteerde sollicitant in Teamtailor verschijnt standaard in het Kandidaten-tabblad en ook in de relevante baan in het Banen tabblad als dit voorafgaand aan de import is ingevuld.

Geimporteerde vacatures

Wanneer vacatures worden geimporteerd naar je Teamtailor account zullen ze standaard de gearchiveerde status en 'import' tag hebben. De "Created" datum zal de datum zijn dat de import compleet is. Je zult dit op deze manier in je Vacatures tab zien:

​Geimporteerde sollicitanten

Wanneer sollicitanten worden geimporteerd naar je Teamtailor account, zullen ze standaard de status 'Sourced' krijgen en de tag 'import'. De sollicitants naam, email adres, telefoon nummer, Cv en LinkedIn profiel zullen in de standaard velden binnen Teamtailor verschijnen. Extra toegevoegde velden zullen worden toegevoegd aan de Notities tab of als een aangepast veld, maar dit ligt aan het type import.

Beheer potentiële kandidaat duplicaten

Als je sollicitanten wilt importeren die al bestaan ​​in je Teamtailor-database, of als jouw bestaande gegevens duplicaten bevatten, dan heb je twee opties:

Houd er rekening mee dat als je voor de eerste optie kiest, je later handmatig kunt beslissen om de sollicitanten samen te voegen binnen Teamtailor en daardoor beter kunt controleren welk sollicitantenprofiel de primaire kandidaat zou zijn.
​

Bij het importeren van sollicitanten kun je nieuwe toestemmingen verzamelen om hun professionele profielen voor jouw doeleinden te behouden. Aangezien alle geïmporteerde sollicitanten worden toegevoegd als 'Gesourcet', is het belangrijk dat je de "Toestemming verzamelen" instellingen voor gesourcete en doorverwezen sollicitanten voltooit. Zie details over hoe dit geconfigureerd is in het volgende artikel: Permissies Verzamelen.
​
Hier heb je de mogelijkheid om ofwel handmatig contact op te nemen met je sollicitanten of automatisch zodra de import is voltooid.

Handmatig toestemming vragen

Dit proces stelt je in staat om handmatig een opt-in of opt-out e-mail te verzenden naar de geïmporteerde sollicitanten. Voor deze methode:

5. Kies of je een opt-in of opt-out e-mail wilt verzenden. Je kunt de opt-in e-mail voor bronnen en doorverwezen sollicitanten aanpassen in jouw instellingen voor Toestemmingen verzamelen en de opt-out e-mail in de instellingen voor Toestemming beheren.

Vraag automatisch permissie aan

Dit proces zorgt ervoor dat je automatisch een opt-in email kan triggeren om naar je geimporteerde sollicitanten te versturen. Voor deze methode:

1. Kies hoelang je de gegevens van de sollicitant wilt bewaren voordat het systeem erkent dat de toestemming ontbreekt en vervolgens de opt-in e-mail verstuurt, je opties zijn: Onmiddellijk, 30 dagen of 90 dagen nadat de sollicitant is aangemaakt.

2. Vink het vakje aan om automatisch toestemming te vragen om informatie te bewaren (opt-in).

Het zou er dan ongeveer zo uit kunnen zien, de tijdsperiode zal variëren op basis van je keuze:

3. Bewerk het e-mailtemplate om ervoor te zorgen dat deze overeenkomt met jouw toon en om relevante informatie toe te voegen. Het zal worden verzonden volgens het schema dat je hebt geselecteerd.
​

Ben je al actief met Teamtailor bij het uitvoeren van de import?

Als dat het geval is, raden we aan om de Machtigingsinstellingen voor geworven en doorverwezen sollicitanten bij te werken om gedurende de importperiode handmatig verzoeken te beheren. Dit is om ervoor te zorgen dat je de inhoud van de opt-in e-mail die naar geïmporteerde sollicitanten wordt verzonden, kunt beheren in vergelijking met sollicitanten die in het systeem worden aangeleverd of doorverwezen