Co-pilot is een set functies in Teamtailor, aangedreven door OpenAI's GPT AI-modellen, die je helpt bij je dagelijkse recruitmenttaken.
Co-pilot wordt aangeboden als een add-on functie, wat betekent dat alleen bedrijfsbeheerders het kunnen activeren. Dit is om je te helpen een weloverwogen keuze te maken wanneer je met de functie begint, en om ervoor te zorgen dat je deze op elk moment weer kunt uitschakelen. Als het is ingeschakeld, kunnen de beheerders van jouw bedrijfsaccount bepalen bij welke taken Co-pilot je moet ondersteunen. Bekijk de volledige lijst met taakgerichte functies in ons Overzicht van Co-pilot.
Als we Co-pilot gebruiken, zullen onze persoonlijke gegevens dan buiten de EU worden overgedragen?
Wanneer je Co-pilot gebruikt, vallen de verwerkte persoonsgegevens binnen Co-pilot onder dataresidency, wat betekent dat ze worden opgeslagen in de regio die jij kiest.
Teamtailor biedt twee verschillende regio's voor gegevensverwerking en -opslag, EU (Ierland) of VS West (Oregon), om een hoge schaalbaarheid en kwaliteit van onze service te waarborgen. Het is altijd aan jou, als onze klant, om te kiezen in welke regio je wilt dat de persoonsgegevens worden verwerkt en opgeslagen.
Dit betekent dat als je ervoor hebt gekozen je servicegegevens te laten verwerken in onze EU-regio, OpenAI je gegevens over het algemeen in Europa (EER + Zwitserland) verwerkt. Als je hebt gekozen voor verwerking van je servicegegevens in de VS, dan verwerkt OpenAI je persoonsgegevens meestal in de VS.
Je kunt meer informatie vinden over onze verschillende regio's voor gegevensverwerking hier.
Welke stappen neemt Teamtailor om ervoor te zorgen dat Co-pilot voldoet aan de vereisten van de aanstaande EU AI Act?
De EU AI Act gaat in verschillende fasen in. Co-pilot voldoet aan de eisen van de EU AI-wetgeving die al van kracht zijn, zoals het verbod op AI met onacceptabel risico.
Wat betreft de EU AI-wetgevingseisen die nog niet van kracht zijn, wordt onze aanpak voor naleving beschreven in dit artikel. Zoals in het artikel wordt genoemd, leven wij al volgens onze Verantwoordelijke AI-principes bij het ontwikkelen en aanbieden van onze AI-diensten.
Hoe beschermt Teamtailor de informatie die gedeeld wordt bij het gebruik van Co-pilot?
Beveiligingsnormen
We hebben de maatregelen voor gegevensbescherming en -beveiliging van OpenAI beoordeeld, op basis van de informatie die ze geven in hun Trust Portal. Daarin staat onder andere dat OpenAI werkt volgens een gestructureerd beveiligingsprogramma en dat hun beveiligingsprogramma en maatregelen extern worden gecontroleerd volgens de SOC 2-standaard.
We hebben ervoor gekozen om alleen OpenAI's Enterprise API (wat betekent dat de publieke versie van Chat GPT niet wordt gebruikt) te gebruiken om ervoor te zorgen dat OpenAI alle gegevens die ze van ons ontvangen als gegevensverwerker verwerkt, en deze niet voor eigen doeleinden gebruikt (bijv. het trainen van hun AI-modellen).
We zijn een overeenkomst aangegaan met OpenAI over ons gebruik van hun service, inclusief een DPA die voldoet aan de eisen van de GDPR. Bekijk de DPA hier.
Versleuteling
Alle communicatie tussen Teamtailor en OpenAI is versleuteld met TLS v1.2, en alle gegevens zijn versleuteld in rust met AES-256.
Gegevensretentie
Voor alle Co-pilot functies behalve "Bestaande kandidaten voorstellen" en "CV-parser" zorgen wij ervoor dat de API-invoer en -uitvoer die naar OpenAI worden gestuurd, niet worden bewaard door OpenAI. We hebben ook Zero Data Retention ingeschakeld, wat betekent dat de API-invoer en -uitvoer niet worden gelogd door OpenAI (ook niet voor het monitoren van misbruik).
"Bestaande kandidaten voorstellen" gebruikt de batchverwerkingsmodus van OpenAI. In deze modus kan OpenAI API-invoer en -uitvoer tot 24 uur bewaren, waarna deze gegevens worden verwijderd uit hun dienst.
"CV-parser" gebruikt de achtergrondverwerkingsmodus van OpenAI. In deze modus kan OpenAI API-invoer en -uitvoer tot ongeveer 10 minuten bewaren, waarna deze gegevens worden verwijderd uit hun dienst.
Voor beide modi kunnen logs die gemaakt zijn voor het monitoren van misbruik door OpenAI tot 30 dagen worden bewaard.
Architectuur
De ChatGPT API is stateless, wat betekent dat er geen gegevens of context tussen verzoeken wordt bewaard, wat ervoor zorgt dat antwoorden uitsluitend op basis van de huidige invoer worden gegenereerd, zonder invloed van eerdere interacties.
In de praktijk betekent dit dat elke prompt/oproep naar OpenAI in aparte HTTP-verzoeken wordt gedaan. Een prompt/oproep naar OpenAI vanuit Teamtailor zal alleen informatie bevatten die is geassocieerd met één klant. OpenAI API deelt geen informatie of status tussen verschillende verzoeken/oproepen. Dat wil zeggen, klantgegevens zijn geïsoleerd op verzoek/oproep niveau. Elke interactie of verzoek aan OpenAI behoudt geen herinnering aan eerdere interacties.
Optionele functie
Last but not least - Co-pilot functies worden aangeboden als opt-in functies, wat betekent dat jij (als klant) actieve acties moet ondernemen om de functies te gebruiken en ze op elk moment kunt uitschakelen, alles om ervoor te zorgen dat geen gebruikers "per ongeluk" deze functies beginnen te gebruiken.
Als we Co-pilot gebruiken, wordt onze data dan gebruikt om de AI van andere bedrijven te trainen?
Nee. Open AI zal als Teamtailor’s sub-verwerker optreden. Dit betekent dat ze zich hebben gecommitteerd om de gegevens die ze ontvangen alleen te gebruiken om de relevante Co-pilot service aan jou te bieden, en niet voor hun eigen doeleinden, zoals het trainen van hun AI-modellen. Evenzo zal Teamtailor de gegevens die door een klant worden verstrekt niet gebruiken om enig AI-model van zichzelf te trainen. Gegevens die van één Teamtailor klant worden ontvangen, zullen niet worden gebruikt voor/invloed op een andere Teamtailor klant.
Hoe zorgt Teamtailor ervoor dat de resultaten van Co-pilot relevant zijn en dat de modellen up-to-date zijn?
Voor Co-pilot gebruiken we OpenAI’s voorgetrainde GPT-modellen via hun API. (Voor meer informatie over de API zie hier en hier). We trainen de modellen niet zelf, we creëren alleen prompts om de inhoud te genereren die nodig is voor de Co-pilot functies.
Om deze reden is het niet Teamtailor, maar Open AI die daadwerkelijk de AI-leveringen beheert, en het model traint en bijwerkt. Voor informatie van Open AI over hun ontwikkelingspraktijken, zie hier en hier.
Open AI heeft ook de algemene richtlijnen voor AI-zorgvuldigheid van de EU-commissie ondertekend, zodat bedrijven kunnen voldoen aan de juridische verplichtingen van de AI Act met betrekking tot veiligheid, transparantie en auteursrechten van algemene AI-modellen.
We hebben verantwoordelijke AI-principes gecreëerd die we naleven bij het aanbieden van onze Co-pilot functie. Je kunt er meer over lezen hier.
Hoe zorgt Teamtailor ervoor dat Co-pilot geen valse informatie levert?
We formuleren onze prompts op een manier die het risico minimaliseert dat Co-pilot onnauwkeurige informatie levert.
Het is ook vermeldenswaard dat problemen met valse informatie waarschijnlijk in de loop van de tijd zullen afnemen, met nieuwe en bijgewerkte AI-modellen. Naarmate de Large Language Models (LLMs) algemeen verbeteren, worden ze beter in het identificeren en verminderen van valse informatie.
Echter, omdat het niet mogelijk is te garanderen dat de informatie die in Co-pilot is gemaakt altijd correct en volledig is, moedigen we onze klanten sterk aan om de nauwkeurigheid van de output van de functie te verifiëren. Dit, en andere juridische en kwaliteitsborgingsaspecten, worden benadrukt wanneer een klant de service activeert.
Support Co-pilot en/of is er de optie voor menselijke supervisie?
Open AI past menselijke tussenkomst toe bij het ontwerp en de ontwikkeling van zijn modellen, meer informatie hier.
Open AI heeft ook de EU-commissie's Code of Practice voor Algemene AI ondertekend, waardoor bedrijven kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de AI-wet op het gebied van veiligheid, transparantie en auteursrecht van algemene AI-modellen.
Welke persoonsgegevens zal OpenAI verwerken als we Co-pilot gebruiken?
OpenAI zal verschillende soorten persoonsgegevens verwerken afhankelijk van welke Co-pilot functie je besluit te gebruiken. Veel daarvan betreffen zowel sollicitant- als gebruikersgegevens.
Houd er rekening mee dat Co-pilot, net als al onze diensten, onder voortdurende ontwikkeling staat, en de datapunten die worden gedeeld, waarschijnlijk in de loop van de tijd zullen veranderen. Bekijk hieronder de tabellen voor een overzicht van de gegevens die per functie worden gedeeld:
Co-pilot functie | Kandidaten gegevens | Gebruikers gegevens |
persoonsgegevens, sollicitaties, vragen/antwoorden, beoordeelde vaardigheden/eigenschappen, taken, berichten, opmerkingen, beoordelingen, partnerresultaten, nps-antwoorden, meetingdetails | geen | |
geen | potentiële gegevens die bestaan in de functiebeschrijving | |
sollicitatie ID, sollicitatie, kandidaten cv tekst, sollicitatiebrief | potentiële gegevens die in de functiebeschrijving bestaan | |
kandidaten ID, sollicitaties, antwoorden, cv tekst, berichten, locaties, beoordelingen, notities, scores, samenvattingen van videogesprekken | geen | |
geen | geen | |
geen | geen | |
naam, getranscribeerde versie van het interview gegenereerd door Rev.ai of Hyperdoc. | getranscribeerde versie van het interview gegenereerd door Rev.ai of Hyperdoc. | |
geen | potentiële gegevens die bestaan in de functiebeschrijving | |
geen | potentiële gegevens die bestaan in al bestaande functiebeschrijvingen | |
naam, functie, getranscribeerde versie van het sollicitatiegesprek gegenereerd door Rev.ai of Hyperdoc. | naam, rol, getranscribeerde versie van het interview gegenereerd door Rev.ai of Hyperdoc. | |
geen | geen | |
geen | potentiële gegevens die bestaan in al bestaande vragen | |
naam, interviewinformatie, scores, fase, afwijsreden, waarvoor is gesolliciteerd, potentiële gegevens in eerder verstuurde berichten | e-mail, naam en titels van alle deelnemers aan vergaderingen, potentiële gegevens in eerder verstuurde berichten | |
cv van sollicitant (geüpload bestand) | geen | |
kandidaten cv (in tekstvorm) | potentiële gegevens die bestaan in de vacature | |
geen | potentiële gegevens die bestaan in de functiebeschrijving |
Kan een kandidaat kiezen of hun persoonsgegevens worden gebruikt in Co-pilot?
Voor veel van de Co-pilot functies worden kandidaten persoonsgegevens helemaal niet verwerkt wanneer de functie wordt gebruikt - zoals je hierboven kunt zien. In de functies waarbij kandidaten persoonsgegevens worden gebruikt, geldt het volgende:
Interviewkit-antwoorden: Sollicitanten kunnen ervoor kiezen geen toestemming te geven voor het opnemen van een sollicitatiegesprek. Wanneer een interview niet wordt opgenomen, worden de interview kit vragen niet door Co-pilot ingevuld. Je kunt een al gegenereerde samenvatting verwijderen.
Vraag Co-pilot: De sollicitantgegevens die in de bovenstaande sectie staan, worden automatisch door Co-pilot geraadpleegd voor alle sollicitanten. Sollicitanten kunnen hier niet voor kiezen terwijl ze in het account worden opgeslagen.
Sollicitantscreening: Wanneer een sollicitatie wordt ontvangen, worden de screeningscriteria automatisch geëvalueerd ten opzichte van de sollicitant. Het is niet mogelijk voor de kandidaat om zich hiervoor af te melden.
Concepten voor afwijzingsmail: De sollicitant kan niet kiezen of hij een door Co-pilot opgesteld bericht wil ontvangen. Maar jouw gebruikers kunnen beslissen of ze een door Co-pilot opgesteld bericht naar bepaalde kandidaten sturen of niet.
Cv-samenvattingen: Wanneer een sollicitatie binnenkomt, wordt het cv automatisch samengevat door Co-pilot. Een kandidaat kan zich hier niet voor afmelden, maar jij kunt een al gegenereerde samenvatting verwijderen.
Meetinginzichten: Sollicitanten kunnen ervoor kiezen om geen toestemming te geven voor het opnemen van een sollicitatiegesprek bij gebruik van de Teamtailor videomeetingdienst. Wanneer een interview niet wordt opgenomen, wordt het niet getranscribeerd of samengevat door Co-pilot.
Suggesties voor sollicitanten: Als je sollicitanten laat kiezen of ze een “toestemming voor toekomstige vacatures” willen geven of niet, worden in de functie alleen sollicitanten voorgesteld die een toestemming voor toekomstige vacatures hebben gegeven.
Heb je nog vragen? Neem dan contact op met support@teamtailor.com of je toegewijde Customer Success Manager.
🤖 Dit artikel is vertaald met behulp van AI. Laat het ons weten als iets niet klopt.