Vår tjänst är utformad för att möjliggöra dig att följa gällande dataskyddslagar. Denna artikel ger dig en översikt över hur du kan hantera förfrågningar från individer att få tillgång till de personuppgifter som du bearbetar om dem som kandidat.

När du bestämmer hur du vill konfigurera inställningarna för Dataförfrågningar har du två saker att tänka på:

När du har bestämt din metod går du till Inställningar → Data & Integritet → Dataförfrågningar för att börja konfigurera hanteringen av svar på Dataförfrågningar.

När en kandidat har skickat en Dataförfrågning skickas automatiskt ett e-postmeddelande med de uppgifter du valt att inkludera i svaret till kandidatens e-postadress som en .zip-fil. En länk för att ladda ner datan kommer att inkluderas i e-postmeddelandet, tillsammans med ett svar.
​

Låt oss titta på hur man konfigurerar detta:

Se till att alternativet Automatisera dataförfrågningar är aktiverat.

Du kan välja vilka uppgifter du vill inkludera i det automatiska svaret på kandidaternas dataförfrågningar. Detta görs genom att välja de kategorier av data som du vill att kandidaten ska få.

De förvalda kategorierna inkluderar främst data som kandidaterna redan har sett eller som de har skickat in själva.

För en detaljerad översikt över de kategorier av data som kan skickas och vilken data varje kategori innehåller, klicka här.

Granska meddelandet som kommer att skickas som svar till kandidater, tillsammans med deras data. Vi har skapat en mall för svar som automatiskt används om du inte redigerar den.

Du kan hitta information om förfrågan i kandidatens Data & Integritetcenter. Som Integritetsansvarig kommer du också att få en notifikation via e-post att en kandidat har förfrågat sin data och att det har hanterats automatiskt.

När en kandidat skickar en dataförfrågning får du en inkommande förfrågan. Denna förfrågan måste hanteras manuellt av era Företag eller Rekryteringsadmins. Du kan välja om den delade datan ska vara anpassningsbar per förfrågan eller standardiserad. När ett svar har skapats skickas ett e-postmeddelande med den valda datan till kandidaten.

Om du vill hantera dina Dataförfrågningar manuellt, se till att inställningen som heter Automatisera dataförfrågningar är avstängd.

Du kan välja om du vill att varje svar på Dataförfrågningar ska vara anpassningsbart eller inte.

Om du aktiverar anpassningsbara inställningar, kan varje användare som svarar på en Dataförfrågningar anpassa vilka datakategorier som ska inkluderas för Dataförfrågan, samt justera svarsmeddelandet till kandidaten.

Om anpassningsbara inställningar är inaktiverade, kommer endast de datakategorier som du, som Företagsadministratör, har valt som standard att inkluderas i varje svar på en begäran om data. Svarsmeddelandet kommer att vara standardversionen och kan inte redigeras för varje förfrågan.

Precis som med automatiska svar på förfrågningar kan du välja vilka datakategorier du vill inkludera i det manuella svaret. Detta val kommer inte att kunna ändras av användaren som svarar på Dataförfrågan om anpassningen är inaktiverad.

För en detaljerad översikt över de kategorier av data som kan skickas och vilken data varje kategori innehåller, klicka här.

Granska meddelandet som kommer att skickas som svar till kandidater, tillsammans med deras data. Vi har skapat en mall för svar som automatiskt används om du inte redigerar den.

Du kan hitta dina väntande förfrågningar på flera sätt:

För att svara på en Dataförfrågning, öppna Kandidatkort → ⋮ Mer → Data & Integritet.

Högst upp i Data & Integritetscentret kommer du att se ett meddelande som informerar dig om att kandidaten har begärt sin data och när de gjorde förfrågan. För att svara på det, klicka på Dela uppgifter.

Du kommer då att kunna se vilka datakategorier som kommer att inkluderas i svaret till kandidaten, samt svaret. Om du har aktiverat anpassningsbara inställningar kan du redigera vilka datakategorier som ska inkluderas samt ändra texten i svarsmeddelandet.

När du är klar, klicka på Dela data. Kandidaten kommer nu att få ett e-postmeddelande med svaret tillsammans med en länk för att ladda ner datan som en .zip-fil, nedanför svaret.

Se här hur processen kommer att se ut för kandidaterna.

Alla med tillgång till kandidaten kommer att kunna se att svaret har skickats i kandidatens Data & Integritetcenter och när det hanterades. Företagsadministratörer kommer också att kunna se att en förfrågan har hanterats i Ändringsloggen, av vem den hanterades och när det hände.

Se tabellen nedan för att få en översikt över den delade datan per kategori: