Transparens och dela med sig av information är viktiga delar i ett team under en rekrytering. Men viss information kan vara mer känslig och inte nödvändig för alla teammedlemmar att få tillgång till. I sådana fall kan du använda vår funktion Begränsad åtkomst för att begränsa åtkomsten till specifik kandidatdata, rekryteringssteg eller funktioner.

I denna tilläggsfunktion är tre olika funktioner för att begränsa åtkomst:

När kandidaten begränsas, är deras profil begränsad i alla arbetsprocesser de tillhör och kandidatbanken. Detta säkerställer att känsliga ämnen kan diskuteras mer internt.

Efter att en kandidat har begränsats, är kandidatkortet endast tillgängligt för användare med följande användarroller:

Dessa användare kommer att kunna se och kommunicera med kandidaten som vanligt. För dem kommer det tydligt att anges på plattformen att kandidaten är begränsad. Detta visas både i jobböversikten med Begränsad åtkomst-ikonen och inuti kandidatkortet.

Användare med tidigare tillgång till kandidaten kommer fortfarande att kunna se att personen finns i deras process och kandidatbank, men kommer inte längre att kunna öppna eller kommunicera med kandidatkortet. Kandidaten är gråmarkerad, och om de försöker öppna den kommer de att se en påminnelse om att kandidaten är begränsad.

Det finns flera sätt för dig att begränsa en kandidat. Vi kikar på det här nedan!

Om du har en kandidat du vill begränsa åtkomsten till, kan detta enkelt göras direkt på kandidatkortet. Klicka på ⋮ högst upp på sidan och slå på Begränsa åtkomst.

Om du har flera kandidater där du vill begränsa åtkomsten så kan du göra det med hjälp av bulk-funktionen. Gör det genom att aktivera Massval (1) och välj de kandidater du vill begränsa (2). I menyn för massåtgärder klickar du på ... (3) för att se fler alternativ, där hittar du Markera som begränsad.

Du kan också automatisera kandidatbegränsningen genom att lägga till den som en Trigger. Det innebär att varje gång du flyttar en kandidat till stadiet ifråga, kommer kandidaten automatiskt att begränsas.

För att aktivera denna trigger, gå till din jobbprocess och öppna vyn för Triggers (1). Sedan, på det steg där du vill begränsa kandidaterna, klickar du på + Lägg till trigger (2) och väljer Begränsa åtkomst-triggern (3).

Om du vill göra kandidaten tillgänglig för alla användare igen, går du bara till kandidatkortet, klickar på ⋮ högst upp på sidan och stänger av Begränsa åtkomst.

Vänligen notera att all kommunikation med kandidater när de är begränsade kommer att vara tillgänglig för alla användare när begränsningen är borttagen.

Inom en jobbprocess kan en Företags- eller Rekryteringsadmin begränsa åtkomst till specifika steg för medlemmarna i rekryteringsteamet. Detta säkerställer att varje medlem endast ser de delar av processen som de ska hjälpa till med.

Åtkomst till stadier kan hanteras genom anställningsteamets modal tillgänglig i jobbprocessvyn. De omarkerade stadierna kommer att döljas för användaren i jobbprocessen.

Användare med begränsad stegåtkomst kan bara se fliken Ansökningar i jobbprocessen som visar de steg de har fått åtkomst till. De kommer inte heller att få Rekryteringsteam-notiser kopplade till det aktuella jobbet.
​
Användare med begränsad stegåtkomst som är Anställande chef eller Rekryteringsansvarig kan endast redigera de steg de har åtkomst till i jobbredigeringsläget.

Kandidater i steg som är begränsade för användaren kommer inte att vara synliga i kandidatbanken. Om en kandidat däremot har flera jobbansökningar på olika jobb och användaren endast är begränsad från ett av dem, kommer kandidaten fortfarande att synas under fliken Kandidater. I detta fall kommer endast data från de icke-begränsade jobbprocesserna att vara synliga.

Denna roll ger adminanvändare större kontroll över vem som kan utföra specifika åtgärder inom rekryteringsteamet. En medlem i rekryteringsteamet kan sättas som en Granskare, vilket tillämpar vissa begränsningar inom jobbprocessen och kandidatförvaltningen. Denna roll fokuserar på att granska och utvärdera kandidater, snarare än att hantera rekryteringsprocessen.

En Granskare kan sättas i modalen för Rekryteringsteamet, som finns tillgänglig i jobbprocessvyn.

En Granskare kan se alla kandidater de normalt skulle se i ett jobb, men deras åtgärder är begränsade. De kan se kandidatinformation, bedöma kandidater, lägga till kommentarer och uppgifter, delta i (men inte boka) möten och lämna intervjufeedback.

Men de är begränsade i att hantera kandidater, till exempel när det gäller att redigera, flytta eller avslå deras jobbbegäran. Nedan är en sammanfattning av begränsningarna inom kandidatkorten:

En Granskare kommer att vara begränsad på samma sätt oavsett deras roll. De kan inte redigera jobbet och kommer bara ha åtkomst till flikarna Ansökningar, Aktivitet och Kalender i jobbprocessen.