Transparens och dela med sig av information är viktiga delar under en rekrytering. Men viss information kan vara mer känslig och inte nödvändig för alla teammedlemmar att få åtkomst till. I sådana fall kan du använda funktionen Begränsad åtkomst för att begränsa åtkomst till specifika kandidatkort, rekryteringssteg eller funktioner.

I denna tilläggsfunktion är tre olika funktioner för att begränsa åtkomst:

När kandidaten begränsas, är deras profil begränsad i alla jobb de tillhör samt kandidatbanken. Detta säkerställer att känsliga ämnen kan diskuteras mer internt.

Efter att en kandidat har begränsats, är kandidatkortet endast tillgängligt för användare med följande roller:

Dessa användare kommer att kunna se och kommunicera med kandidaten som vanligt. För dem kommer det tydligt att anges på plattformen att kandidaten är begränsad. Detta visas både i jobböversikten med Begränsad åtkomst -ikonen såväl som inuti kandidatkortet.

Användare med tidigare tillgång till kandidaten kommer fortfarande att kunna se att personen finns i deras process och kandidatbank, men kommer inte längre att kunna öppna eller kommunicera med kandidatkortet. Kandidaten är gråmarkerad, och om de försöker öppna den kommer de att se en påminnelse om att kandidaten är begränsad.

Det finns flera sätt för dig att begränsa en kandidat. Vi kikar på det här nedan!

Om du har en kandidat du vill begränsa åtkomsten till, kan detta enkelt göras direkt på kandidatkortet. Klicka på ⋮ längst upp på sidan och bocka i Begränsa åtkomst.

Om du har flera kandidater där du vill begränsa åtkomsten så kan du göra det med hjälp av bulk-funktionen. För att göra detta, aktivera Välj Flera, och välj de kandidater du vill begränsa. Här klickar du sedan på Mermenyn för Mer, och här hittar du Alternativet Begränsa.

Du kan även automatisera kandidatbegränsningen genom att lägga till det som en Trigger. Det innebär att varje gång du flyttar en kandidat till steget det gäller, kommer kandidaten automatiskt att begränsas.

För att aktivera triggern, gå till din jobbprocess och aktivera vyn för Triggers (1). Sedan på det steget där du vill begränsa kandidater, klicka på + Lägg till trigger (2) och välj Begränsa åtkomst i listan (3).

Om du vill göra kandidaten tillgänglig för alla användare igen går du helt enkelt in på kandidatkortet, klickar på ⋮ längst upp på sidan, och stänger av Begränsa åtkomst.

Vänligen notera att all kommunikation med kandidater när de är begränsade kommer att vara tillgänglig för alla användare när begränsningen är borttagen.

Inom en jobbprocess kan en Företags- eller Rekryteringsadmin begränsa åtkomst till specifika steg för medlemmarna i rekryteringsteamet. Detta säkerställer att varje medlem endast ser de delar av processen som de ska hjälpa till med.

Åtkomst till steg kan hanteras i modulen för Rekryteringsteamet som är tillgängligt i jobbprocessvyn. De omarkerade stadierna kommer att döljas för användaren i jobbprocessen.

Användare med begränsad stegåtkomst kan endast se fliken Ansökningar i jobbprocessen som visar de steg de har blivit beviljade åtkomst till. De kommer också inte att få Rekryteringsteam notifikationer knutna till det aktuella jobbet.
​
Rekryteringsansvarig och Rekryteringsadmin användare med begränsad stegåtkomst kommer endast att kunna redigera de steg de har åtkomst till i jobbredigeringsläget.

Kandidater i steg som är begränsade för användaren kommer inte att vara synliga i kandidatbanken. Men om en kandidat har flera jobbansökningar över olika jobb och användaren är begränsad från endast en av dem, kommer kandidaten fortfarande att visas under fliken Kandidater. I detta fall kommer endast data från de icke-begränsade jobbprocesserna att vara synliga.

Denna roll ger adminanvändare större kontroll över vem som kan utföra specifika åtgärder inom rekryteringsteamet.

En medlem i rekryteringsteamet kan sättas som en Granskare, vilket tillämpar vissa begränsningar inom jobbprocessen och kandidatgranskningen. Denna roll fokuserar på att granska och utvärdera kandidater, snarare än att hantera rekryteringsprocessen.

En Granskare kan sättas i modulen för Rekryteringsteamet, som finns tillgänglig i jobbprocessvyn.

En Granskare kan se alla kandidater de normalt skulle se i ett jobb, men deras åtgärder är begränsade. De kan se kandidatinformation, granska kandidater, lägga till kommentarer och åtgärder, delta i möten och skicka intervjufeedback.
Men de är begränsade från att hantera kandidater, till exempel när det gäller att redigera, flytta eller avvisa dem. Nedan är en sammanfattning av begränsningarna inom kandidatkorten:

En Granskare kommer att vara begränsad på samma sätt oavsett deras roll. De kan inte redigera jobbet och kommer endast att ha åtkomst till flikarna Ansökningar, Aktivitet, och Kalender i jobbprocessen.