Wenn ihr euch für Teamtailor als neues BMS entscheidet, ist es möglich, vorherige Stellen- und Kandidatendaten in euren Teamtailor-Account zu importieren. Diese Daten können aus einem früheren Bewerbermanagementsystem oder einer Excel-Liste stammen, die ihr manuell erstellt habt.
In diesem Artikel geht es um Fälle, in denen Teamtailor den Import für euch durchführt. Wenn ihr den Import lieber selbst über API durchführen möchtet, findet ihr Ratschläge dazu hier.
Beginn des Importprozesses
Da es unterschiedliche Methoden für den Import gibt, musst du diesen Prozess damit beginnen, euren Ansprechpartner bei Teamtailor wissen zu lassen, dass ihr an dem Import von Daten interessiert seid. Wenn ihr noch nicht als Kunde unterschrieben habt, wird dies unser Vertriebsmitarbeiter sein. Wenn ihr bereits Kunde seid, wird dies unser Support-Team (support@teamtailor.com) oder euer dedizierter Customer Success Manager sein.
Wir bieten zwei verschiedene Arten von Import an, die sich sowohl vom Preis als auch vom Zeitaufwand unterscheiden, der für den Import benötigt wird:
1) Standard-Import
Ein Standard-Import beinhaltet das Ausfüllen unserer Teamtailor Standard Import Template CSV-Vorlage.
Es spielt keine Rolle, woher die Daten ursprünglich stammen - von einem früheren Bewerbermanagementsystem oder einer anderen Datei - sie müssen jedoch im vorgegebenen Vorlagenformat eingegeben werden.
Da die mit dieser Methode importierbaren Felder fix festgelegt sind, musst du dies zuerst überprüfen, bevor du den Import in Auftrag gibst. Mit dieser Methode ist keine Anpassung möglich.
Die Hauptvorteile dieser Methode sind, dass sie kostenlos, schnell und effizient ist.
⏱️ Die durchschnittliche Wartezeit für Standard-Importe beträgt 2-3 Wochen
2) Benutzerdefinierter Import
Ein benutzerdefinierter Import ist erforderlich, wenn die zu importierenden Felder außerhalb des Bereichs eines Standardimports liegen.
Diese Methode ermöglicht eine größere Anpassung, sowohl hinsichtlich zusätzlicher Datenfelder als auch der Möglichkeit, genau zu steuern, wohin in Teamtailor eure vorhandenen Daten gesendet werden. Damit dies funktioniert, ist ein Zuordnungsdokument obligatorisch. Bitte beachte, dass Teamtailor nur Dateien im CSV-Format akzeptiert.
Mit dieser Methode sind Kosten verbunden. Bitte kontaktiere uns für ein Angebot. Wenn ihr noch nicht als Kunde registriert seid, wende dich bitte an unseren Vertriebsmitarbeiter. Wenn ihr schon Kunde seid, wende dich bitte an unser Support-Team (support@teamtalior.com) oder euren dedizierten Customer Success Manager.
⏱️ Die voraussichtliche Wartezeit für diese Methode beträgt etwa 6 Wochen
Importierte Daten identifizieren und verwalten
Ein importierter Kandidat in Teamtailor erscheint standardmäßig im Kandidaten-Tab und auch innerhalb des entsprechenden Jobs im Stellen-Tab, wenn dies vor dem Import ausgefüllt wurde.
Importierte Stellen
Wenn Stellen in euer Teamtailor-Konto importiert werden, haben sie standardmäßig den Status 'Archiviert' und den Tag 'Import'. Das "Erstellt"-Datum wird das Datum sein, an dem der Import abgeschlossen wurde. Du wirst dies in eurem Stellen-Tab so sehen:
Importierte Kandidaten
Wenn Kandidaten in euren Teamtailor-Account importiert werden, erhalten sie standardmäßig den Kandidatenstatus 'Rekrutiert' sowie den 'Import'-Tag. Der Name des Kandidaten, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer, der Lebenslauf und das LinkedIn-Profil werden in den Standardfeldern innerhalb von Teamtailor angezeigt, und alle zusätzlichen Felder werden entweder dem "Kommentare"-Tab oder als benutzerdefinierte Felder hinzugefügt, abhängig von der Art des Imports.
Potenzielle Kandidatenduplikate verwalten
Wenn du Kandidaten importieren möchtest, die bereits in eurer Teamtailor-Datenbank existieren, oder wenn eure vorhandenen Daten Duplikate enthalten, hast du zwei Optionen:
Behalte beide Profile und behandle sie im Grunde als verschiedene Kandidaten.
Führe den importierten Kandidaten mit dem vorhandenen Kandidaten zusammen, was auch ein zusätzliches Tag namens 'importamend' zum Kandidaten hinzufügen wird. Weitere Informationen zum Zusammenführen von Kandidaten findest du hier.
Bitte beachte, dass solltet ihr die erste Option wählen, könnt ihr später die Kandidaten innerhalb von Teamtailor manuell zusammenführen, und könnt somit besser kontrollieren, welches Kandidatenprofil der primäre Kandidat wäre.
Verwalten der Berechtigungseinstellungen für importierte Kandidaten
Beim Importieren von Kandidaten könnt ihr neue Berechtigungen einholen, um ihre professionellen Profile für eure Zwecke zu speichern. Da alle importierten Kandidaten als 'Rekrutiert' hinzugefügt werden, ist es wichtig, dass du die "Berechtigungen Sammeln" Einstellungen für rekrutierte und empfohlene Kandidaten" abschließt. Bitte sieh dir im Detail an, wie man dies tut indem du dir folgendem Artikel durchliest: Berechtigungen sammeln.
Hier hast du die Möglichkeit, eure Kandidaten entweder manuell oder automatisch zu kontaktieren, sobald der Import abgeschlossen ist.
Eine Berechtigung manuell anfordern
Dieser Prozess ermöglicht es euch, manuell eine Opt-in E-Mail an die importierten Kandidaten zu senden. Für diese Methode:
Wähle 'Sofort' aus, in der Auswahl für wie lange ihr die Daten der Kandidaten speichern könnt, bevor das System feststellt, dass die Erlaubnis fehlt. Dies bedeutet, dass sobald der Import abgeschlossen ist, eure importierten Kandidaten den Status 'Einwilligung fehlt' bekommen.
Kreuze nicht das Kästchen an, welches automatisch um Erlaubnis zur Aufbewahrung der Informationen bittet (Opt-In).
Danach sollte es so aussehen:
Gehe zu eurem Kandidaten-Tab, filtere nach Tags und wähle 'Import':
Wähle diese Kandidaten aus, klicke auf die 3 Punkte unten und dann Datenaufbewahrung.
5. Wähle aus, ob Du eine Opt-in oder Opt-out E-Mail senden möchtest. Du kannst die Opt-in E-Mail für rekrutierte und empfohlene Kandidaten in euren Berechtigungen sammeln Einstellungen und die Opt-out E-Mail in den Berechtigungen verwalten Einstellungen bearbeiten.
Eine Erlaubnis automatisch anfordern
Dieser Prozess ermöglicht es euch, automatisch eine Opt-in E-Mail an die importierten Kandidaten zu senden. Für diese Methode:
1. Wähle aus, wie lange ihr die Daten der Kandidaten speichern könnt, bevor das System feststellt, dass die Erlaubnis fehlt und somit die Opt-in E-Mail sendet. Eure Optionen sind: Sofort, 30 Tage oder 90 Tage nachdem der Kandidat erstellt wurde.
❣️Wenn ihr ein Erstellungsdatum für einen Kandidaten importiert, beachtet bitte, dass dies das Datum wäre, das verwendet wird um zu berechnen, wann die Opt-in E-Mail ausgelöst werden soll.
2. Kreuze das Kästchen an, um automatisch um Erlaubnis zur Aufbewahrung der Daten (Opt-In) zu bitten.
Es könnte dann so aussehen, die Zeitspanne variiert je nach eurer Auswahl:
3. Bearbeite die E-Mail-Vorlage, um sicherzustellen, dass sie mit eurer Tonalität übereinstimmt und relevante Informationen enthält. Sie wird entsprechend dem von euch ausgewählten Zeitplan versendet.
💌 Bitte denke daran sicherzustellen, dass die E-Mail-Vorlagen gut zu euren zukünftigen Kandidaten passen. Dies sollte nach Abschluss der Berechtigungsanfragen für importierte Kandidaten erfolgen, unabhängig davon, ob ihr die Genehmigung per Opt-out oder Opt-in E-Mail anfordert.
Verwendet ihr Teamtailor bereits aktiv, wenn ihr den Import durchführt?
Wenn ja, empfehlen wir die Berechtigungseinstellungen für rekrutierte und empfohlene Kandidaten zu aktualisieren, um Berechtigungsanfragen während dem Import-Zeitraum manuell zu verwalten. Dies dient dazu, sicherzustellen, dass ihr den Inhalt der Opt-in E-Mail steuern könnt, die an importierte Kandidaten, im Vergleich zu Kandidaten die manuell rekrutiert oder empfohlen wurden, gesendet wird.