Nuestra función de reuniones grupales te ayuda a organizar sesiones de entrevistas presenciales con tus candidatos.
En este artículo, te mostraremos cómo crear múltiples sesiones, establecer límites de participantes y permitir que los candidatos elijan el horario que les conviene—todo en un proceso sencillo y fluido.
Un usuario administrador de la empresa necesita activar esta función en el centro de funciones adicionales para comenzar
Crear una reunión grupal
Se puede crear una reunión grupal de tres maneras dentro de una vacante:
En la pestaña Calendario
Usando la función Masiva
Configurando un activador Invitar a reunión grupal
Vamos a revisar los detalles que configurarás al crear la reunión grupal.
Detalles de la reunión
Comienza asignando un título a la reunión, que aparecerá en la invitación. Luego, elige quién será el Organizador y qué miembros del equipo participarán en la reunión. El organizador será el nombre remitente que aparecerá en el correo de invitación.
Sesiones
Selecciona los horarios que ofrecerás a los candidatos para que elijan, además del lugar de la reunión y cuántos candidatos pueden participar simultáneamente. También podrás definir si los candidatos avanzarán a una etapa específica según la sesión que elijan.
No hay límite en la cantidad de sesiones; puedes crear todas las que necesites.
La función de reunión grupal soporta encuentros presenciales, usando las ubicaciones configuradas en Configuración → Empresa → Ubicaciones. Planeamos agregar soporte para servicios de videoreunión en el futuro.
Los candidatos podrán elegir la sesión que mejor les convenga. Cuando una sesión alcance el máximo de participantes, ese horario se eliminará y ya no estará disponible para más candidatos.
Correo electrónico de invitación
Todos los candidatos invitados recibirán un correo con los detalles de la reunión y la opción de seleccionar la sesión a la que quieren asistir. Aquí también puedes incluir un breve mensaje para compartir más información si lo deseas.
Invitar candidatos a una reunión grupal
Puedes invitar a los candidatos a reuniones grupales de dos formas: usando un activador o mediante la función masiva.
Automáticamente con un activador
Para facilitarte el trabajo, puedes añadir el activador Invitar a reunión grupal en cualquier etapa del proceso de selección. Así, los candidatos que pasen a esa etapa recibirán la invitación sin que tengas que hacer nada.
Para empezar, abre la vacante correspondiente, haz clic en los tres puntos junto al nombre de la etapa y selecciona Activadores → Invitar a reunión grupal.
Ahora podrás crear una nueva reunión grupal o seleccionar una existente para invitar a los candidatos. Los candidatos recibirán entonces la invitación con todos los detalles que configuraste, y podrán escoger la sesión que mejor les convenga.
Si no hay sesiones próximas disponibles, el activador mostrará un punto rosa como se muestra a continuación. Al hacer clic en el punto rosa, podrás encontrar el activador y añadir sesiones.
Manualmente con la función masiva
Si prefieres invitar uno o varios candidatos específicos, puedes usar la función masiva. Después de seleccionarlos, encontrarás la opción Invitar a reunión grupal en el menú masivo.
Ahí podrás elegir a qué reunión grupal enviarla y seleccionar una sesión:
Vista de calendario
En la pestaña calendario, verás una vista general de todas las sesiones de la reunión. Al hacer clic en una sesión específica, accederás a la vista de la reunión grupal a la que está vinculada.
Asistentes
En la vista de la reunión, podrás ver fácilmente qué candidatos han sido invitados, cuál sesión eligieron y quiénes aún no han respondido.
Sesiones
En la sección Sesiones de la vista de la reunión, encontrarás sesiones pasadas y próximas relacionadas con esta reunión.
Desde aquí, puedes exportar la lista de candidatos que asistirán o han asistido a cada sesión. Las exportaciones serán en formato CSV e incluirán nombre y correo electrónico de los candidatos.
Editar reunión grupal
Si necesitas, también puedes modificar la reunión haciendo clic en Editar reunión al final de la vista de la reunión.
Para que los cambios se apliquen, no olvides hacer clic en Guardar.
¿Cómo será el proceso para los participantes?
Candidatos
La invitación se envía directamente al correo del candidato e incluye toda la información que has completado. Será algo más o menos así:
Cuando hagan clic en el botón Seleccionar sesión del correo, verán las sesiones disponibles. Tras elegir una sesión, verán un mensaje de Reunión confirmada y podrán añadirla a su calendario.
Miembros del equipo
Los usuarios agregados en la sección Miembros del equipo también recibirán una invitación por correo. Este correo incluye detalles de las sesiones próximas.
El correo también adjuntará un archivo (.ics) por sesión. Esto permite añadir la reunión al calendario externo del participante. Dependiendo del proveedor de correo, los archivos se reconocerán y el calendario sugerirá añadir los eventos automáticamente. Si el proveedor no lo soporta, el participante podrá descargar los archivos para añadirlos manualmente.
El evento calendario predeterminado incluye la siguiente información:
Ubicación
Hora
Organizador
El organizador de la reunión será quien envíe las invitaciones a los candidatos. Sin embargo, no recibirá una invitación por correo. En cambio, la reunión se añade automáticamente a su calendario externo si lo tiene conectado.
Puedes leer más sobre cómo conectar tu calendario aquí.
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