Para empezar, te recomendamos conectar tu calendario para que puedas usar nuestra función de programación inteligente. Esto te permitirá enviar sin esfuerzo múltiples opciones de fechas y horas que funcionen para ti y tu equipo. Esto empodera al candidato a elegir el momento de reunión más conveniente, haciendo que todo el proceso sea más fluido y flexible.

Para agendar una reunión con un candidato, haz clic en Reservar reunión en la barra de acciones de la ficha del candidato.

Comienza añadiendo los detalles de la reunión que se enviarán al candidato. Mientras agregas la información, la vista previa se muestra en la ventana del formulario de reserva. Por defecto, la reunión se completará automáticamente con tus preferencias de reunión.

Por defecto, el título se genera automáticamente usando marcadores de posición como el nombre completo del candidato, el nombre completo del organizador y el nombre de tu empresa.

Si tu empresa usa nuestra función adicional Modo anónimo, el título de la reunión no incluirá el marcador de nombre completo del candidato, solo el nombre completo del organizador y el de tu empresa.

Puedes personalizar el título para que se adapte a tu formato de reunión preferido. También puedes establecer tu formato predeterminado favorito en tus preferencias de reunión.

Para Ubicación, escoge entre las ubicaciones configuradas en tu cuenta haciendo clic en el icono de chincheta de ubicación, o añade una dirección diferente. Si la reunión es en vídeo, aquí podrás escoger el servicio de videollamada. Lee más sobre videoreuniones aquí.

Invita a los colegas que participarán en la reunión seleccionándolos en Miembros del equipo.

Asegúrate de que los colegas invitados también hayan conectado sus calendarios para considerar su disponibilidad. Todos los usuarios con el calendario conectado están marcados con un icono de calendario junto a sus nombres.

Por último, elige quién será el Organizador de la reunión. Esta persona será el alias del remitente de la reunión.

Si tienes conectadas tus salas de reunión, aparecerá un menú desplegable Sala de reunión para seleccionar una sala disponible. Aprende más sobre cómo activar salas de reunión aquí.

Al reservar una reunión, hay dos opciones para programarla: enviar franjas horarias para que el candidato elija o seleccionar una fecha y hora específicas.

Si eliges Deja que el candidato elija, se enviará un formulario de reserva al candidato, mostrando horas disponibles de los miembros seleccionados con sus calendarios conectados.

El número total de franjas horarias disponibles dentro de este rango se muestra y puede previsualizarse al posar el cursor sobre el icono de información.

Al abrir la Vista de calendario →, puedes elegir opciones adicionales para las franjas horarias que quieres proponer al candidato.

Automático

Por defecto, las franjas horarias disponibles se sugieren en Modo automático, que selecciona las franjas según las reglas de programación que hayas establecido.

Puedes aplicar las siguientes reglas:

Personalizado

También puedes personalizar exactamente qué franjas se enviarán al candidato usando el Modo personalizado.

Al seleccionar espacios, puedes configurar dos reglas:

Si ya tienes una hora establecida, simplemente selecciona la opción Establecer hora específica.

Zona horaria

Selecciona la zona horaria en la que se realizará la reunión para informar a los participantes. Para facilitar la búsqueda de la zona horaria correcta, mostramos ciudades grandes como referencia en la lista.

Algunas ciudades comparten la misma zona horaria (por ejemplo, Londres y Edimburgo). En estos casos, el sistema selecciona una ciudad predeterminada en esa zona horaria. Esta ciudad no se muestra a participantes ni candidatos, solo se muestra la zona horaria.

Añade un kit de entrevista que se usará durante la entrevista y elige quién debe completarlo. Lee más sobre Kits de entrevista aquí.

Esta configuración te permite controlar qué información se incluye en los detalles del evento del calendario enviados a tus usuarios para las reuniones. Aprende más sobre visibilidad de reuniones aquí.

Envía un recordatorio de la reunión al candidato 1 día antes.

Si se añadió un kit de entrevista, también puedes optar por enviar un recordatorio de comentarios a los miembros del equipo 24 horas después de la reunión.

Una vez que todo esté listo, revisa la invitación y haz clic en Enviar.

La última sección te permite redactar un mensaje que se enviará junto con la invitación a la reunión. Aquí puedes usar una plantilla de mensaje o distintos marcadores de posición para completar automáticamente la información en el asunto y el mensaje.

Antes de enviar la invitación a la reunión, revisa el correo completo a la derecha.

Veamos qué pasa después de crear una reunión en Teamtailor y qué verá cada participante.

La invitación se envía directamente al correo del candidato e incluye el mensaje escrito al configurar la reunión.

Dependiendo de si la reunión se programó con la opción Deja que el candidato elija o Establecer hora específica, los detalles de la invitación varían un poco.

El correo de invitación incluye un enlace al formulario de reserva, donde el candidato selecciona la franja horaria disponible que prefiera.

Las franjas horarias que aparecen por defecto en el formulario están ajustadas a la zona horaria del candidato. ​

Después de elegir una franja, el candidato accede a la página de detalles de la reunión, que también puede abrir desde el correo de invitación. Ahí puede ver todos los detalles de la reunión y su asistencia.

Cada una de estas acciones genera una actividad en la ficha del candidato.

Cuando se fija una hora específica para la reunión, el correo de invitación incluye un enlace a la página de detalles, donde el candidato puede aceptar o rechazar.

La hora mostrada en el correo de invitación se basa en la zona horaria del usuario que reservó la reunión. El archivo .ics adjunto mostrará la hora de la reunión en la zona horaria del candidato.

En la página de detalles, el candidato puede confirmar asistencia; ambas respuestas se añaden a la actividad en la ficha del candidato en Teamtailor.

Los usuarios añadidos en la sección Miembros del equipo también recibirán una invitación por correo. Este correo incluye detalles de la reunión próxima y un botón Ver detalles de la reunión que lleva al usuario directamente a la ficha del candidato y a los detalles. Ahí pueden confirmar asistencia y ver la comunicación enviada al candidato.​

En la invitación por correo electrónico, también hay un archivo adjunto de evento incluido (un archivo en formato .ics). Esto se puede usar para agregar la reunión al calendario externo que esté utilizando el participante. Dependiendo del proveedor de correo, el archivo puede ser detectado y el calendario sugerirá añadir el evento automáticamente. Si el proveedor no lo soporta, el participante puede descargar el archivo para añadirlo manualmente.

El evento de calendario predeterminado contendrá la siguiente información:

Las invitaciones a la reunión enviadas al/los candidato(s) y a los usuarios añadidos bajo Miembros del equipo serán enviadas por el organizador.

El organizador también recibirá la invitación a la reunión. Además de esto, la reunión se añadirá automáticamente a su calendario externo, y se marcará automáticamente que han aceptado la reunión.

Todas las reuniones que reserves usarán, por defecto, las preferencias de reunión que tengas configuradas. Así, no tendrás que completar esta información manualmente cada vez que crees una nueva reunión.

Estas preferencias siempre se pueden cambiar, pero ten en cuenta que los cambios solo se aplican a nuevas reuniones.

En la navegación superior, encontrarás un icono de calendario que te lleva al resumen de reuniones. Desde ahí, puedes ver todas tus reuniones y acceder a sus detalles sin importar en qué parte de la plataforma estés.

En el calendario, un punto bajo una fecha indica que hay una o más reuniones programadas para ese día. Haz clic en una reunión para ver sus detalles.

En la parte superior de la ventana de resumen, puedes aplicar estos filtros:

También puedes reservar nuevas reuniones directamente desde esta vista, haciendo clic en el icono rosa con el símbolo más.

En el panel de inicio, también puedes añadir el widget Próximas reuniones para tener un vistazo rápido de tus reuniones programadas.