Con la función Validaciones, obtienes una mejor gestión de las vacantes publicadas, manteniendo también documentado y estructurado tu proceso de contratación.

Antes de crear una vacante, los usuarios completan un formulario de validación obligatorio con los detalles necesarios, que luego se envía al aprobador para su revisión y aprobación. Al configurar flujos de aprobación personalizados, puedes asegurarte de que las personas adecuadas estén siempre involucradas.

En lugar de crear y publicar una vacante de inmediato, primero se debe completar un formulario de validación por cada usuario, sin importar su rol de acceso. Una vez enviada, la solicitud será revisada por los aprobadores asignados, quienes la aprobarán o denegarán.

Si está aprobado, se puede crear una nueva vacante para iniciar el proceso de reclutamiento.

Si está denegado, el creador de la validación puede hacer ajustes y volver a enviarlo para revisión, reiniciando el proceso de aprobación.

El sistema rastrea el estado de cada validación, el flujo de aprobación, el número de vacantes creadas a partir de ella, los candidatos contratados y los detalles proporcionados en el formulario de validación. Esta información se puede acceder fácilmente en el resumen de validaciones y exportarse como un informe.

Una vez que la función de Validaciones esté activada para tu empresa, ve a Configuración → Reclutamiento → Validaciones y haz clic en la pestaña Formulario para configurar el formulario que los usuarios deben completar antes de crear una vacante.

Para aprender más sobre cómo es el flujo de creación para los usuarios, consulta el artículo aquí.

Estas instrucciones te permiten orientar al creador de una nueva solicitud. Toda la información que agregues aquí aparecerá en la parte superior del formulario de validación, ayudando a los usuarios a entender qué detalles deben proporcionar y cómo completar correctamente el formulario.

Los campos predeterminados están preconfigurados e incluidos automáticamente en cada formulario de validación. La información ingresada en estos campos ayuda a determinar qué flujo de aprobación se activará y también se utiliza para llenar automáticamente los campos coincidentes al crear una nueva vacante.

Además de los campos predeterminados, es posible que quieras recoger otra información importante. Para recoger datos detallados y rastrearlos de manera efectiva, puedes crear tantos campos adicionales como necesites haciendo clic en + Añadir campo. También se pueden usar para definir flujos de aprobación personalizados.

Al crear un campo adicional, puedes elegir entre diferentes tipos dependiendo de cuál se adapte mejor a cómo deseas que se ingresen los datos.

Al crear un campo adicional, puedes añadir una descripción para proporcionar más detalles. Esto te permite mantener el título del campo corto para un diseño de informe más limpio, ya que las descripciones no se incluyen al exportar validaciones.

Puedes hacer que un campo adicional sea obligatorio activándolo como Obligatorio. Esto asegura que los usuarios deben completar el campo antes de enviar el formulario.

Facilita el llenado del formulario usando la opción de lógica condicional, que muestra u oculta campos según las respuestas anteriores. Por ejemplo, seleccionar "Opción A" puede mostrar campos adicionales, mientras que elegir "Opción B" los mantiene ocultos.

Para configurar esto, crea un campo de Elección única o Desplegable con todas las opciones relevantes y luego configura qué campos deberían aparecer para cada elección específica.

Activa el interruptor de Usar lógica condicional y especifica cuándo se debe mostrar el campo según la selección del usuario.

Una vez que el formulario de validación esté configurado, dirígete a la pestaña Flujos y haz clic en Habilitar función de requisición para configurar los flujos de aprobación.

Un flujo de aprobación consiste en uno o varios pasos en los que los usuarios de tu cuenta pueden revisar y aprobar un nuevo proceso de reclutamiento en secuencia. Los aprobadores en cada paso pueden aprobar o denegar una requisición. Si se deniega, el creador debe hacer cambios y volver a enviar, reiniciando el proceso.

El flujo de aprobación predeterminado se aplica a todas las validaciones a menos que se active un flujo de aprobación personalizado.

Decide quién debe aprobar las validaciones y, si se requieren múltiples aprobaciones, determina si deben ocurrir en un orden específico.

En cualquier paso, puedes elegir si se permite que los aprobadores editen el flujo de aprobación a partir de ese momento. Haz clic en Guardar cuando termines para establecer tu flujo predeterminado.

Con un flujo personalizado, puedes configurar flujos de aprobación alternativos basados en uno o más valores proporcionados en el formulario de validación, incluyendo:

Comienza haciendo clic en + Añadir flujo de aprobación personalizado para crear un nuevo flujo. Este editor funciona de la misma manera que para el flujo de aprobación predeterminado, excepto que aquí debes darle un título al flujo personalizado y especificar cuándo debería usarse utilizando las opciones de la parte inferior.

Especifica los valores del formulario de validación a los que se debe aplicar este flujo. Puedes completar uno o múltiples criterios. Cuantos menos criterios especifiques, más general será el flujo personalizado. El sistema priorizará los flujos con más coincidencias y excluye los que no coincidan.

Para que los flujos de aprobación funcionen sin problemas, cada usuario puede asignar un aprobador sustituto durante su ausencia, por ejemplo, cuando está de vacaciones o de permiso. Esto se puede hacer actualizando la configuración de estado del usuario.
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¡Aprende más sobre esta opción aquí.

Una vez completado el proceso de contratación, el creador de la requisición o un usuario administrador de la empresa puede archivarlo. Archivar una validación que quita la vista predeterminada de la vista general de validaciones e indica que no se necesita ninguna acción adicional.

Al archivar una validación, el usuario puede seleccionar una razón de archivo. Por defecto, las razones disponibles son:

Las razones predeterminadas pueden ser editadas o eliminadas, y los usuarios Administradores pueden agregar razones adicionales para categorizar las validaciones archivadas con más detalle. Las razones de archivo pueden ser utilizadas como filtros en la vista general de requisiciones.

Aquí tienes un resumen de lo que puede hacer cada rol de Teamtailor en relación con la función de Validaciones. Para más información sobre el acceso general de cada rol en la plataforma, revisa el artículo aquí.

Usuario predeterminado

Gerente de contratación

Jefe de reclutamiento

Administrador de reclutamiento

Administrador de la empresa

Administrador de división *

* Este rol está conectado a nuestra función adicional, Divisiones. Puedes leer más al respecto aquí.