Lors de l'examen d'une candidature, il peut être utile de recueillir les avis de personnes ayant déjà travaillé avec le candidat. C'est là que les Références sont utiles ! Grâce à cette fonctionnalité, vous pourrez envoyer un formulaire au référant qu'il pourra remplir dès qu'il en aura l'occasion. Vous verrez apparaître sa réponse directement sur le profil du candidat.

Une fois que vous avez activé la fonctionnalité, rendez-vous dans Paramètres → Modèles où vous trouverez une nouvelle section appelée Références. Ici, vous trouverez un modèle de référence par défaut pour vous aider à démarrer, ainsi que la possibilité d'ajouter vos propres modèles.

Le modèle de référence est le formulaire que vous enverrez à la personne répondant aux questions. Ceci vous permet d'avoir des retours sur les sujets de votre choix comme leur précédente relation professionnelle par exemple.

N'hésitez pas à utiliser le modèle par défaut de Teamtailor si vous le souhaitez, ou à le modifier selon vos besoins. Vous pourrez ensuite ajouter de nouveaux modèles de référence pour vous adapter aux différents processus de recrutement.

Voici les types de questions disponibles dans le formulaire de référence :

Vous pouvez rendre n'importe quelle question obligatoire en cochant la case Requis. Cela signifie que le formulaire ne pourra pas être envoyé si la réponse n'a pas été renseignée. Cela sera indiqué par une petite* à côté de la question.

Une fois que les modèles de référence sont en place, il est temps de commencer à récolter des réponses. Ceci peut s'effectuer de trois façons différentes :

Lorsqu'un candidat se connecte avec votre entreprise, il peut choisir de laisser des Recommandations qui seront ajoutées à sa fiche de candidat dans la section des Recommandations. Une personne ajoutée en tant que recommandation recevra la question : "Recommanderiez-vous (nom du candidat) comme futur collègue ?" Elle pourra répondre par oui ou non. Une fois leur réponse soumise, il sera possible de demander une référence, en utilisant l'un de vos modèles.

Vous pourrez également ajouter des références manuellement sur la fiche du candidat. Cliquez sur + Ajouter référence dans la section Recommandations ou dans la barre d'actions sous ⋮ Plus → Ajouter référence.

Ajoutez les informations de la personne référente. En cochant Envoyer un email, le formulaire de référence sera envoyé dès que vous validerez la référence. Si vous laissez cette option décochée, vous pourrez l'envoyer plus tard lorsque le moment sera venu.

Vous pouvez améliorer l'automatisation de vos process en ajoutant un déclencheur Demander une référence à votre processus de recrutement.

Sélectionnez le modèle à envoyer dès qu'un candidat arrivera à cette étape. Le formulaire est envoyé au(x) référent(s) ayant répondu à votre e-mail initial

Voici un aperçu de l'e-mail que recevra le référent (image de gauche). Au moment d'ouvrir le formulaire, il atterrira directement sur un formulaire se trouvant sur votre site carrière (image de droite).

Lorsqu'un formulaire de référence a été rempli, le recruteur sera notifié, et vous verrez la référence directement sur la carte du candidat dans la section Recommandations.

Comme la plupart du temps sur Teamtailor, il est important que les données ne soient visibles que pour les membres impliqués dans le process. C'est pour cela que les réponses des référents sont accessibles aux décisionnaires. Plus précisément, si la référence est envoyée dans le cadre d'une offre d'emploi, elle sera donc accessible aux membres de l'équipe de recrutement de l'offre en question.

Cela vous semble compliqué ? Nous avons répertorié les droits d'accès pour chaque rôle dans cet article.

Si vous souhaitez partager ces réponses avec quelqu'un en dehors de votre compte Teamtailor, sachez qu'elles sont partageables via la Fonctionnalité de partage de candidat, listées sous Recommendations & références.

Une fois le formulaire de référence envoyé, le statut du garant passera à En attente de commentaires. Si la personne ne répond pas, il peut être judicieux de lui envoyer manuellement un e-mail pour l'encourager à répondre. Déplacez la souris sur son nom et cliquer sur ⋮ les trois points pour copier l'adresse email :

Les personnes qui reçoivent une demande de référence auront toujours la possibilité de la refuser directement depuis l'e-mail reçu. Dans cette situation, leurs coordonnées seront supprimées du profil du candidat en question. Toujours sur le sujet de la conformité, les informations juridiques obligatoires seront automatiquement ajoutées en bas de l'e-mail, et comporteront également un lien vers la politique de confidentialité de votre entreprise.