Lorsque tu examines une candidature, avoir l'avis de personnes ayant travaillé avec le candidat peut s'avérer une aide précieuse. C'est là que les références entrent en jeu ! Grâce à cette fonctionnalité, tu pourras envoyer un formulaire au référant, lui permettant d'indiquer ses disponibilités. Tu verras apparaître sa réponse directement sur le profil du candidat.
Dans cet article, nous allons nous intéresser aux points suivants :
Comment activer cette fonctionnalité
✨ Ceci est une fonctionnalité complémentaire : pour pouvoir l'utiliser, tu dois d'abord l'activer dans le Centre de fonctions.
Après avoir activé la fonctionnalité, ouvre les Paramètres de ton entreprise, où tu apercevras une toute nouvelle section intitulée Modèles de référence. Tu auras accès à un modèle par défaut pour t'aider à démarrer.
Créer/modifier tes modèles de référence
Le modèle de référence est le formulaire que tu envoies à la personne à qui s'adressent les questions. Ceci te permet d'avoir des retours sur les sujets de ton choix, qu'il s'agisse de leur ancienne relation professionnelle, ou de n'importe quoi d'autre.
Tu peux utiliser le modèle par défaut de Teamtailor si tu le souhaites, ou le modifier selon tes besoins. Tu peux également ajouter autant de modèles de référence que tu le souhaites, si tu as besoin de retours différents pour d'autres postes à pourvoir.
Les détails du formulaire te permettent de poser les types de questions suivantes :
Type de question/titre | Description |
Texte court | Demande une réponse sur une ligne |
Texte long | Permet à la référence d'ajouter plusieurs paragraphes ; excellent moyen d'indiquer qu'une réponse longue est requise |
Nombre | La référence peut uniquement répondre avec un nombre |
Date | Demande à la référence de répondre avec une date |
Case à cocher/choix multiple | Permet à la référence de choisir parmi plusieurs options |
Choix unique | Permet à la référence de sélectionner une option. Si tu ajoutes plusieurs options, la référence ne pourra en choisir qu'une |
Questions obligatoires
Tu peux rendre n'importe quelle question obligatoire en cochant la case Requis. Cela veut dire que le formulaire ne pourra pas être envoyé si ce champ n'a pas été renseigné. Ceci sera indiqué par une petite * à côté de la question.
Envoyer le formulaire de référence
Une fois que les modèles de référence sont en place, il est temps de commencer à récolter des réponses. Ceci peut s'effectuer de trois façons différentes :
1. Envoyer à un référent
Lorsqu'un candidat se connecte avec toi, il lui est demandé d'indiquer des personnes pouvant les recommander. Une fois que ces personnes t'ont répondu, tu pourras leur envoyer le modèle de référence de ton choix.
2. Ajouter une référence manuellement
Tu as également la possibilité d'ajouter des références manuellement sur le profil d'un candidat. Pour ce faire, ouvre le menu candidat et clique sur Ajouter référence. Ajoute les informations dont tu disposes et indique si tu souhaites envoyer le formulaire immédiatement. En laissant le champ Envoyer un e-mail vide, tu pourras envoyer ce message une fois le moment venu.
3. Déclencher automatiquement une référence
Tu peux encore plus automatiser ton processus de recrutement en ajoutant un déclencheur Demander du feedback. Sélectionne le modèle à envoyer pour que les garants ayant répondu à ton e-mail initial le reçoivent dès qu'un candidat arrivera à cette étape.
Que verra le référent ?
Voici de quoi aura l'air l'e-mail que recevra le référent (image de gauche). Au moment d'ouvrir le formulaire, il atterrira directement sur un formulaire se trouvant sur le site carrière (image de droite).
Consulter les réponses des garants
Lorsqu'un formulaire de référence a été rempli, le recruteur sera notifié et tu verras apparaître la référence directement sur le profil du candidat. Clique simplement sur Voir la référence pour afficher l'intégralité de cette dernière.
Qui pourra consulter les réponses des référents ?
Comme la plupart du temps sur Teamtailor, il est important que les données ne soient visibles que pour les membres les plus pertinents. C'est pour cela que les réponses des références sont affichées pour l'équipe qui devrait pouvoir les consulter. Plus précisément, si la référence est envoyée dans le cadre d'une offre d'emploi, elle sera donc également accessible aux membres de l'équipe de recrutement de l'offre en question.
Ça te semble compliqué ? On a répertorié ce qui est accessible pour qui dans cet article.
Si tu souhaites partager ces réponses avec quelqu'un en dehors de ton compte Teamtailor, bonne nouvelle : elles seront disponibles via la fonctionnalité Partager un candidat, située dans la partie Recommandations & Références.
Et si le référent ne répond pas ?
Une fois le formulaire de référence envoyé, le statut du garant passera à En attente de commentaires. Si la personne ne répond pas, il peut être judicieux de lui envoyer manuellement un e-mail pour l'inciter à répondre. Déplace la souris sur son nom pour afficher son adresse e-mail.
Les personnes qui reçoivent une demande de formulaire de référence auront toujours la possibilité de refuser directement dans l'e-mail. À ce moment, leurs coordonnées seront supprimées du profil du candidat en question. Toujours sur le sujet du consentement, les informations juridiques obligatoires seront automatiquement ajoutées en bas de l'e-mail, et comporteront également un lien vers la politique de confidentialité de ton entreprise.
