En rejoignant Teamtailor, il est possible d'importer les données de vos offres et candidats dans votre compte Teamtailor. Ces données peuvent provenir d'un ATS précédent ou d'un fichier excel que vous avez créé manuellement.

Cet article traitera des cas où Teamtailor effectuera l'importation pour vous. Si vous préférez effectuer l'importation vous-même via API, vous pouvez trouver des conseils ici.

Démarrer le processus d'importation

Comme il existe différentes méthodes d'importation, vous devez commencer ce processus en informant votre interlocuteur chez Teamtailor que vous êtes intéressé par l'importation de données. Si vous n'avez pas encore signé en tant que client, il s'agira du commercial, et si vous êtes déjà un client, il s'agira de notre équipe support (support@teamtailor.com) ou de votre Customer Success Manager.

Nous proposons deux types d'importations différents, qui affecteront à la fois le prix et le temps nécessaire pour effectuer l'importation :

1) Importation standard

Une importation standard consiste à remplir notre fichier CSV Modèle d'importation standard.

Peu importe l'origine des données - un précédent ATS ou un fichier manuel - ces données doivent être saisies dans notre modèle en respectant le format fourni.

Comme les champs qui peuvent être importés avec cette méthode sont fixes, vous devez d'abord vous assurer que le format correspond avant de commander l'importation. Aucune personnalisation n'est disponible avec cette méthode.

Les principaux avantages de cette méthode sont qu'elle est sans coût additionnel, rapide, et efficace.

⏱️ Le délai d'attente pour les importations standard est de 2 à 3 semaines

2) Importation personnalisée

Une importation personnalisée est nécessaire lorsque les champs à importer sortent du cadre d'une importation standard.

Cette méthode permet une plus grande personnalisation, tant en termes de champs de données supplémentaires que de la possibilité de contrôler précisément où sont envoyées vos données existantes dans Teamtailor. Pour une importation réussie, un document de mappage est obligatoire. Veuillez noter que Teamtailor n'accepte que les fichiers au format CSV.

Ce processus à un coût, donc assurez-vous de nous contacter afin d'obtenir un devis. Si vous n'avez pas encore signé en tant que client, il s'agira du commercial, et si vous êtes un client, il s'agira de notre équipe support (support@teamtalior.com) ou de votre Customer Success Manager.

⏱️ Le délai prévu pour cette méthode est d'environ 6 semaines

Identifier et gérer les données importées

Un candidat importé dans Teamtailor apparaîtra dans l'onglet Candidats de manière standard, et également dans l'offre d'emploi pertinente dans l'onglet Offres d'emploi si celles-ci ont été créées avant l'importation.

Offres d'emploi importées

Lorsque des offres d'emploi sont importées dans votre compte Teamtailor, elles auront par défaut le statut 'Archivée' et le tag 'import'. La date de "Création" sera la date à laquelle l'importation a été terminée. Vous verrez ceci dans votre onglet Offres d'emploi comme ceci:

Candidats importés

Lorsque les candidats sont importés dans votre compte Teamtailor, ils se verront attribuer par défaut le statut de candidat "Sourcé" et auront le tag "import". Le nom du candidat, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, le CV et le profil LinkedIn apparaîtront dans les champs standard de Teamtailor, et tous les champs supplémentaires seront ajoutés à l'onglet « Commentaires » ou en tant que champ personnalisé, selon le type d'importation.

Gérer les doublons potentiels de candidats

Si vous souhaitez importer des candidats qui existent déjà dans votre base de données Teamtailor, ou si vos données existantes comprennent des doublons, vous avez deux options:

Conserver les profils séparément, ce qui signifie les traiter effectivement comme des candidats différents.
Fusionner le candidat importé avec le candidat existant, ce qui ajoutera également un tag supplémentaire au candidat appelé "importamend". Vous pouvez en savoir plus sur la fusion des candidats ici.

Notez que si vous choisissez la première option, vous pouvez décider manuellement de fusionner les candidats plus tard dans Teamtailor et ainsi mieux contrôler quel profil de candidat sera le profil principal.

Gérer vos paramètres de permission pour les candidats importés

Lors de l'importation des candidats, vous pouvez collecter de nouvelles autorisations pour conserver leurs profils en fonction de vos besoins. Comme tous les candidats importés seront ajoutés en tant que "Sourcés", il est important que vous complétiez les paramètres "Collecte d'autorisations" pour les candidats sourcés et cooptés. Vous pouvez consulter les détails sur la façon dont cela est configuré dans l'article suivant: Collecte d'autorisations.

Ici, vous aurez la possibilité de contacter vos candidats manuellement ou automatiquement une fois que l'importation est terminée.

Demander l'autorisation manuellement

Ce processus vous permet d'envoyer manuellement un e-mail d'inscription ou de désinscription aux candidats importés. Pour cette méthode:

Choisissez "Immédiatement" pour que le système vous sollicite dès maintenant d'obtenir l'autorisation de vos candidats. Cela signifie qu'une fois l'importation terminée, vos candidats importés obtiendront le statut "autorisation manquante".
Ne cochez pas la case pour demander automatiquement l’autorisation de conserver les informations (inscription).

Voici à quoi cela devrait ressembler :
Allez dans votre onglet Candidats, filtrez par tags, et sélectionnez 'Import' :
Faites une sélection groupée de ces candidats, cliquez sur les 3 points en bas, puis Conservation des données.

5. Choisissez si vous souhaitez envoyer un e-mail d'inscription ou les Informer du stockage de leurs données. Vous pouvez modifier l'e-mail d'inscription pour les candidats sourcés et cooptés dans vos paramètres Collecte d'autorisations et l'e-mail de notification dans Paramètres RGPD.

Demander la permission automatiquement

Ce processus vous permet de déclencher automatiquement l'envoi d'un e-mail d'inscription aux candidats importés. Pour cette méthode :

1. Choisissez pour combien de temps vous conserverez les données du candidat avant que le système ne constate que l'autorisation est manquante et n'envoie automatiquement l'e-mail d'inscription, vos options sont : Immédiatement, 30 jours, ou 90 jours après la création du candidat.

❣️Si vous importez une date de création de candidat, veuillez noter que c'est cette date qui sera utilisée pour calculer le moment de déclencher l'e-mail d'inscription.

2. Cochez la case pour demander automatiquement l’autorisation de conserver les informations (inscription).

Cela pourrait alors ressembler à ceci, l'échéance variera en fonction de votre choix :

3. Modifiez le modèle d'e-mail pour vous assurer qu'il correspond à votre tonalité et qu'il inclut les informations pertinentes. Il sera envoyé selon le délai que vous avez sélectionné.

💌 N'oubliez pas de vous assurer que les modèles d'e-mail fonctionnent aussi bien avec vos futurs candidats. Cela doit être fait après avoir complété les demandes d'autorisation pour les candidats importés, que vous choisissiez l'e-mail d'inscription ou le mail d'information du stockage de leur données.

Êtes-vous déjà opérationnel avec Teamtailor lorsque vous faites l'importation?

Si c'est le cas, nous recommandons de mettre à jour la Collecte d'autorisations pour les candidats sourcés et cooptés afin de gérer manuellement les demandes d'autorisation pendant la période d'importation. Ainsi, vous contrôlerez le contenu de l'e-mail d'inscription envoyé aux candidats importés par rapport aux candidats sourcés ou cooptés dans le système.