Con nuestra función de firma electrónica, puedes digitalizar tu proceso de contratación e incorporación permitiendo que los candidatos firmen documentos importantes directamente a través de Teamtailor.
Un usuario administrador de la empresa necesita activar esta función en el centro de funciones adicionales para comenzar.
Ten en cuenta que nuestra firma electrónica solo está disponible con nuestras ofertas laborales y funciones de incorporación.
Activar firma electrónica
Nuestra función de firma electrónica está sujeta a términos específicos, que regulan aspectos importantes como el nivel de firma ofrecido (actualmente Firma Electrónica Estándar bajo eIDAS), la responsabilidad por la retención de datos, etc. Puedes leer los términos completos aquí.
Ofertas laborales firmadas electrónicamente
La firma electrónica se puede habilitar para ofertas laborales creadas usando nuestra función de ofertas laborales. Esto permite que tus candidatos agreguen su firma directamente en la página de la oferta laboral.
Agregar oferta laboral firmable
Al crear una nueva oferta de empleo, verás que la opción Hacer la oferta de empleo firmable está activada por defecto. Puedes ver todo el flujo de creación de la oferta laboral en nuestro artículo aquí.
La oferta se actualizará de acuerdo con los estados de ofertas laborales, donde Aceptado significa que el candidato ha firmado la oferta laboral.
Proceso de firma
Una vez que la oferta laboral se haya generado, se enviará al correo electrónico del candidato para que la firme. En la página de ofertas laborales, encontrarán toda la información añadida, junto con una sección al final donde pueden agregar su firma.
Una vez firmada por completo, la oferta laboral estará disponible para descargar en la tarjeta del candidato bajo la sección Ofertas laborales para usuarios con acceso a ello.
Notificaciones
Una confirmación, junto con una copia del documento firmado, se enviará por correo electrónico al candidato.
El reclutador principal de la oferta y la persona de contacto seleccionada también recibirán una notificación cuando la oferta laboral sea firmada, siempre que esté habilitada la notificación El candidato respondió a la oferta laboral.
Aprobaciones de ofertas de empleo
Si estás utilizando nuestra función adicional Flujos de aprobación de ofertas laborales, la oferta se enviará primero a los aprobadores para su firma antes de ser compartida con el candidato. Todos los aprobadores recibirán una copia de la oferta laboral firmada por completo.
Firmar electrónicamente documentos de incorporación
Al usar nuestra función de incorporación, puedes agregar documentos firmables como NDAs o políticas de la empresa directamente en el panel de incorporación de la nueva contratación.
Al mismo tiempo, tu equipo puede firmar los mismos documentos dentro de Teamtailor, haciendo que el proceso sea fluido y eficiente para todas las partes involucradas.
Agregar documentos firmables
Configura tus plantillas de documentos firmables para incorporación en la sección bajo Configuración → Plantillas → Documentos firmables. Haz clic en Agregar documento firmable en la esquina superior derecha para comenzar.
El documento debe estar en formato PDF e incluir espacio para la colocación de la firma. Haz clic en Colocar marca de firma y elige dónde colocarla, típicamente al final del documento.
Puedes solicitar firmas del candidato, del gerente de incorporación y/o de otros usuarios. Una vez que las marcas de firma se agregan, haz clic en Guardar para completar la configuración del documento.
Si no se añade marca de firma para el candidato, el documento no se compartirá con él y solo estará disponible para el equipo de incorporación en la página de incorporación.
Ten en cuenta que cualquier usuario añadido como parte firmante en un documento recibirá automáticamente acceso a la página de incorporación, independientemente del acceso previo a la incorporación. Esto se verá en la sección Equipo de incorporación disponible en la página de Incorporación.
Usar documentos firmables
Los documentos firmables se pueden agregar de dos maneras en el proceso de incorporación:
En tus plantillas de incorporación bajo la sección Documentos.
Manualmente desde la página de incorporación del nuevo contratado bajo ⋮ Más.
Podrás elegir entre los documentos configurados bajo Configuración → Plantillas → Documentos firmables, o subir otro archivo PDF directamente.
Proceso de firma
Una vez que se ha enviado un documento firmable, todas las partes firmantes serán informadas por correo electrónico sobre su firma pendiente. Todas las partes podrán firmar desde el momento en que se comparta el documento.
Una vez que el documento está completamente firmado, una copia del documento firmado se enviará por correo electrónico a todas las partes firmantes.
Candidato
El candidato recibirá un correo electrónico informándole que se ha solicitado su firma en un documento. Los documentos que necesitan firmar se pueden encontrar una vez que inician sesión en su panel de incorporación bajo la sección Documentos.
Al hacer clic en el documento, el candidato podrá previsualizarlo y descargarlo. Todas las partes firmantes agregadas se mostrarán en el documento con su nombre y firma una vez que firmen. En la parte inferior de la página, el candidato puede firmar y guardar su firma.
El estado de firma del documento se actualizará en consecuencia en el panel de incorporación del candidato.
Estado | Descripción | Visuales |
Sin firmar | El documento aún no ha sido firmado por el candidato |  |
Firmado parcialmente | El documento ha sido firmado por el candidato, pero está pendiente de la(s) firma(s) de las otras partes firmantes. |  |
Firmado | El documento ha sido firmado por todas las partes firmantes. |  |
Usuarios
Los usuarios añadidos como parte firmante recibirán un correo electrónico notificándoles que los documentos requieren su firma. El documento estará disponible para firma en la página de incorporación bajo la sección Documentos en Teamtailor.
Hacer clic en el documento abre una vista previa donde el usuario puede añadir su firma. Todas las partes firmantes se enumerarán en el documento por nombre, y sus firmas también aparecerán en la vista previa una vez que hayan firmado.
El estado de firma del documento se actualizará en la sección Documentos en la página de incorporación.
Estado | Descripción | Visuales |
No firmado | El documento aún no ha sido firmado por las partes |  |
Firmado parcialmente | El documento ha sido firmado por algunas de las partes |  |
Firmado | El documento ha sido firmado por todas las partes |  |
Notificaciones
Todas las partes firmantes - tanto candidatos como usuarios - recibirán un correo electrónico cuando se solicite su firma en un documento.
Además, los usuarios tendrán acceso a una nueva notificación en la sección Incorporación. Esta notificación les informará cuando una nueva firma se haya añadido a un documento en el que se enumeran como parte firmante y/o como el gerente de incorporación para esa incorporación.
Configuraciones adicionales
Cuando actives nuestra función de firma electrónica, se volverán disponibles dos nuevas opciones relacionadas con documentos firmables:
En la configuración de Eliminación automática de datos, tendrás la opción de excluir a candidatos de la eliminación si tienen documentos completamente firmados donde el candidato es una de las partes firmantes.
Los documentos firmados estarán habilitados como dato en Solicitudes de datos del candidato por defecto, pero se pueden desactivar si es necesario. Esto incluye documentos completamente firmados donde el candidato es una de las partes firmantes.
🤖 Este artículo ha sido traducido mediante IA. Avísanos si algo parece incorrecto.