El viaje del candidato normalmente termina una vez contratado, pero entonces comienza su experiencia como empleado. Mantener una buena comunicación y ofrecer apoyo a los nuevos empleados ayuda a que se mantengan comprometidos y sienta las bases para el éxito a largo plazo.

Con la función de incorporación de Teamtailor, puedes pasar de forma fácil y eficiente de una gran experiencia como candidato a una experiencia igualmente positiva como empleado, lo que te asegura que tus nuevas incorporaciones estén en las mejores condiciones para empezar a trabajar en sus nuevos puestos.

Cada proceso de incorporación en Teamtailor se basa en plantillas predefinidas configuradas en tu cuenta. Una plantilla con tareas y contenido específicos puede personalizarse para adaptarse a diferentes departamentos, ubicaciones o equipos. Al iniciar una incorporación, puedes seleccionar una o más plantillas para asegurarte de que el proceso se alinee con el rol del nuevo empleado.
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¡Dirígete a Configuración → Plantillas → Incorporaciones para comenzar!

En la primera sección, puedes configurar una plantilla para que se sugiera como mensaje de bienvenida para todas las nuevas incorporaciones. Este mensaje aparecerá en el panel de incorporación del candidato y se enviará como un correo electrónico de bienvenida, siendo el Gerente de Incorporación seleccionado para la incorporación el remitente.
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Para personalizar este mensaje, se pueden añadir los siguientes marcadores:

Haz clic en el botón rosa + para crear una nueva plantilla de incorporación desde cero.

También puedes duplicar una plantilla existente para copiar toda la información y los elementos de incorporación, o modificar una para ajustarla a tus necesidades. Los cambios que hagas en una plantilla solo se aplicarán a las incorporaciones que se creen a partir de ella en el futuro.

​Un proceso de incorporación suele implicar los siguientes roles y responsabilidades:

Para comenzar, especifica quién tendrá acceso a las incorporaciones creadas a partir de esta plantilla. Configura mensajes y formularios que se enviarán al candidato, tanto antes como después de que comience el proceso de incorporación. Asigna tareas pendientes al candidato y a los miembros del equipo involucrados en el proceso de incorporación. Finalmente, adjunta cualquier documento importante para que el candidato lo revise. A continuación, se presenta un resumen de cada parte:

Una vez que todo esté listo y la plantilla guardada, estará disponible para nuevas incorporaciones.

Una vez que un candidato pase a la etapa de Contratado, se puede iniciar una incorporación haciendo clic en Iniciar Incorporación en la descripción general del proceso de trabajo o Incorporar en la barra de acción en la tarjeta del candidato.

Esta opción estará disponible para usuarios con los siguientes roles de acceso:

Una vez que hagan clic, aparecerá una nueva ventana donde podrán completar los campos requeridos para crear una experiencia de incorporación personalizada para el nuevo empleado. Al proporcionar detalles específicos sobre su rol, departamento y ubicación, se puede asegurar un proceso de incorporación personalizado y fluido que los prepare para el éxito desde el primer día.

Una vez que se ha creado una incorporación, el equipo asignado puede seguir el progreso y obtener una visión general a lo largo del proceso.

Bajo la pestaña Incorporaciones, encuentras todas las incorporaciones en las que estás involucrado*. En esta descripción general, verás al candidato y al Gerente de Incorporación seguido de la fecha de creación e inicio de la incorporación. La barra de progreso se basa en las tareas añadidas para el equipo de incorporación y el nuevo empleado. Haz clic en uno de los candidatos para visitar su página de incorporación y ver más detalles.

En cada página de incorporación, el equipo de incorporación obtiene una visión completa del proceso. En la parte superior, puedes encontrar los detalles personales del candidato, añadir/editar su correo electrónico de trabajo y ajustar la fecha de inicio si es necesario. Debajo de eso, verás la barra de progreso para la incorporación.
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El equipo de Incorporación se forma en base a los usuarios añadidos en Configuración de plantillas junto con el Gerente de Incorporación seleccionado.
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Los usuarios adicionales pueden ser añadidos directamente desde la página de incorporación. Los Administradores de la Compañía y de Reclutamiento tienen acceso predeterminado a todas las incorporaciones.

Si la fecha de inicio de la incorporación necesita ajustarse, esto se puede hacer fácilmente haciendo clic en la fecha de inicio bajo el equipo de incorporación.

Aquí encontrarás la posibilidad de reprogramar todos los mensajes y formularios programados, así como las tareas pendientes no completadas. Las tareas con la fecha de inicio como referencia temporal se reprogramarán automáticamente sin que tengas que hacer nada adicional.

En la parte superior de la página, verás el estado de la incorporación:

En la esquina derecha, puedes hacer clic en ⋮ Más para ver detalles y abrir la tarjeta del candidato si tienes acceso a ella.
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Los Administradores de la Compañía, los Administradores de Reclutamiento y el Gerente de Incorporación también podrán añadir manualmente plantillas y tareas adicionales de incorporación.

Más abajo en la página, puedes ver lo siguiente:

Cada sección mostrará un indicador que muestra el progreso de los elementos enviados, respondidos, completados y leídos.

El Gerente de Incorporación, los Administradores de la Compañía y de Reclutamiento pueden eliminar manualmente las tareas de incorporación si es necesario. Pasa el mouse sobre la tarea, haz clic en el botón de eliminar y confirma la acción.

El progreso de la incorporación también se puede encontrar en la tarjeta del candidato bajo la sección Incorporación en el lado izquierdo. Esta sección te brinda una visión rápida del progreso, así como un enlace a la página completa de incorporación.

También podrás ver acciones relacionadas con la incorporación en la pestaña Actividad en el lado derecho.

Una vez que se crea la incorporación, el nuevo empleado puede acceder a ella a través de su panel de incorporación personal. Este panel se puede alcanzar a través del correo electrónico de bienvenida enviado al candidato o solicitando un enlace de inicio de sesión sin contraseña en:[company_career_site_url]/onboarding/login

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Una vez que inicie sesión, el candidato será recibido por el mensaje de bienvenida seleccionado de su Gerente de Incorporación asignado. La imagen y texto de portada se toman de la sección de Apariencia en el modo de edición del trabajo.

El panel de incorporación utilizará las fuentes elegidas por la empresa y la configuración de colores generales en Contenido → Diseño global.

En la primera sección, los candidatos pueden subir/reemplazar la foto de perfil adjunta a su tarjeta de candidato. Al lado de su nombre y rol, verán una cuenta regresiva hasta su fecha de inicio y un enlace a su Página de Nueva Contratación, que pueden usar para compartir la noticia de su nuevo rol. Además, tendrán una visión general de cualquier tarea pendiente que necesiten completar en la página.

Más abajo en la página, el candidato puede encontrar todas las tareas de incorporación pendientes.

Todas las tareas pendientes asignadas al candidato se enumerarán en esta sección. Una vez marcadas, esto también se reflejará en la página de incorporación en Teamtailor.

Cualquier formulario programado se enviará por correo electrónico y aparecerá en esta sección, listo para que el candidato lo complete y envíe. El diseño se asemeja al formulario de solicitud, proporcionando una experiencia familiar.

Las respuestas estarán disponibles para el equipo de incorporación en la Página de Incorporación y en la tarjeta del candidato bajo la sección Respuestas de encuesta.
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En esta sección, el candidato encontrará los archivos adjuntos que debe revisar. Para marcar un documento como completado, primero deben confirmar que han leído y aprobado su contenido.
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Además, los candidatos pueden subir sus propios archivos en esta sección, que luego estarán accesibles para el equipo de incorporación en la Página de Incorporación.

Todos los mensajes enviados se mostrarán en esta sección para que el candidato esté al día con qué comunicaciones se han enviado hasta ahora en el proceso.

En la parte inferior de la página, el candidato puede ver a los colegas destacados, la ubicación donde trabajará y una opción para cerrar sesión en su panel.

Todos los usuarios que forman parte de un equipo de incorporación tendrán un nuevo conjunto de notificaciones disponibles bajo Notificaciones → Incorporaciones.

Las tareas de incorporación asignadas a los usuarios se incluirán en la notificación Resumen de notificaciones no leídas habilitada bajo Notificaciones → Configuración general. Siguiendo la misma lógica de notificación que para las tareas pendientes.

Las acciones relacionadas con la incorporación bajo la pestaña de Actividad en la tarjeta del candidato se incluirán en el correo electrónico diario del equipo de contratación habilitado bajo Notificaciones → Equipo de contratación.

El candidato recibirá un correo electrónico de bienvenida cuando se inicie una incorporación. Además de los mensajes incluidos en el proceso de incorporación, también recibirán una notificación por correo electrónico siempre que se agregue una nueva tarea de incorporación, como formularios, tareas pendientes o documentos.

Nota: Los mensajes y formularios se pueden enviar al correo electrónico de trabajo del candidato si se ha añadido a la incorporación.

Nuestra función de complemento de firma electrónica te permite añadir fácilmente documentos que requieren firmas de los candidatos y/o de la empresa durante la incorporación. Ayuda a agilizar el proceso de firma para documentos importantes, por ejemplo, políticas de la empresa.
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Lee más sobre cómo funciona aquí.

Nuestra función de incorporación ofrece soporte para Sistemas de RRHH o socios de firma electrónica disponibles en Teamtailor Marketplace. Los siguientes datos estarán disponibles para estas integraciones:

Contacta a tu socio integrado para verificar el soporte para estos campos. Esto también se puede encontrar en nuestra documentación de la API del socio.

Tu integración con el socio se puede acceder desde el menú ⋮ Más en la esquina superior derecha de una página de incorporación. Una vez activado, generará una nueva sección en la página de incorporación así como en la tarjeta del candidato.
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