Cuando tus candidatos envían sus solicitudes de empleo o se conectan con tu empresa, tú recoges sus permisos para procesar sus datos personales. Cuando un candidato es reclutado o referido en el sistema, también puedes recopilar su permiso para hacerlo. La forma en que se recopilan estos permisos depende de la configuración de los ajustes de Recopilar permisos.
En este artículo revisaremos la configuración de Gestionar permisos, dónde tu decides cómo gestionar los permisos recopilados a lo largo del tiempo.
Aprenderás cómo gestionar candidatos permiso por:
Especificar el tiempo de validación del permiso de un candidato para que tu conserves sus datos
Controlar si se enviará una solicitud de renovación automática del permiso cuando éste caduque.
Edite el mensaje que se envía junto con su solicitud de renovación de permiso
¿Ya has empezado a almacenar candidatos en tu cuenta antes de configurar los permisos? Aprenda el proceso de cómo recopilar y gestionar sus permisos antes de proceder con estos ajustes.
Tiempo de validación de los permisos recogidos
¿Durante cuánto tiempo piensas conservar la información de tus candidatos?
Decide después de cuánto tiempo expirará tu permiso seleccionando una de las opciones del menú desplegable:
Una vez transcurrido este tiempo, el candidato será marcado con el estado Permiso caducado, y es posible que desees ampliar ese permiso. Puedes asegurarte de que el sistema solicite automáticamente el permiso al candidato. Para ello, tienes dos opciones: Opt-out, o Opt-in.
Opción 1. Pida a sus candidatos que se excluyan
Una vez que el permiso de un candidato ha expirado, puedes optar por proporcionarle información sobre el tratamiento de sus datos, y con ello también darle la opción de darse de baja.
Esto significa que el candidato debe comunicarse si ya no desea formar parte de tu grupo de candidatos enviando una solicitud de baja. Si no se realiza dicha solicitud, el permiso de los candidatos se ampliará automáticamente durante el tiempo de validación configurado anteriormente.
Te proporcionamos automáticamente una plantilla de correo electrónico para el mensaje de exclusión, pero asegúrate de revisarla para comprobar que coincide con las preferencias de tu empresa en cuanto a la redacción del mensaje de inclusión. Haz clic en "Editar plantilla de correo electrónico" para revisar y actualizar el correo electrónico.
El correo electrónico de exclusión que recibe el candidato tiene este aspecto. Verás la sección Eliminar mis datos en la parte inferior del correo electrónico ↓
Opción 2. Pide a tus candidatos que se registren
Una vez que el permiso de un candidato ha expirado, puedes optar por proporcionarle información sobre el tratamiento de sus datos junto con una solicitud para que amplíe activamente su permiso.
Esto significa que el candidato tiene que dar un nuevo permiso para que sigas almacenando sus datos. Una vez concedido, el permiso se prorrogará durante el tiempo de validación configurado anteriormente. Si el permiso no es extendido, el candidato permanecerá marcado con Permiso expirado hasta que el candidato dé permiso, solicite ser removido, o tu lo borres de tu sistema.
Te proporcionamos automáticamente una plantilla de correo electrónico para el mensaje de suscripción, pero asegúrate de revisarla para comprobar que se ajusta a las preferencias de tu empresa en cuanto a la redacción del mensaje de suscripción. Haz clic en "Editar plantilla de correo electrónico" para revisar y actualizar el correo electrónico.
El correo electrónico de exclusión que recibe el candidato tiene este aspecto. Verás la sección Extender en la parte inferior del email ↓
¿Cuándo se envía el correo electrónico de suscripción?
Digamos que has decidido almacenar los datos de tu candidato durante 12 meses, el correo electrónico se enviará una semana antes de que hayan pasado los 12 meses. Una vez transcurridos los 12 meses, y si no se recoge ningún nuevo permiso, el candidato será marcado con Permiso caducado.
Estados de los permisos y advertencias
El estado de si un candidato ha dado o no permiso se puede encontrar en el centro de datos y privacidad para candidatos. Si un candidato no tiene permiso válido, se mostrará una advertencia en su perfil.
Lee más sobre los diferentes estados de privacidad en este artículo.