Al unirte a Teamtailor, es posible importar datos de vacantes y candidatos anteriores en tu cuenta de Teamtailor. Estos datos pueden provenir de un ATS anterior o de una hoja de cálculo que hayas creado manualmente.
Este artículo cubrirá los casos en los que Teamtailor llevará a cabo la importación en tu nombre. Si prefieres llevar a cabo la importación tú mismo a través de la API, puedes encontrar consejos sobre esto aquí.
Comenzar el proceso de importación
Dado que existen diferentes métodos para la importación, debes iniciar este proceso informando a tu punto de contacto en Teamtailor que estás interesado en importar datos. Si aún no has firmado como cliente, el contacto será el vendedor, y si ya eres cliente, será nuestro equipo de soporte (support@teamtailor.com) o tu Customer Success Manager (CSM) dedicado.
Ofrecemos dos tipos diferentes de importaciones, que afectarán tanto el precio como el tiempo necesario para completar la importación:
1) Importación estándar
Una importación estándar implica completar nuestro archivo CSV Plantilla de Importación Estándar de Teamtailor.
No importa de dónde provengan los datos originalmente, un ATS anterior o un archivo manual, pero deben ingresarse en nuestra plantilla en el formato proporcionado.
Dado que los campos que se pueden importar con este método son fijos, debes verificar esto primero antes de solicitar la importación. No está disponible la personalización con este método.
Los principales beneficios de este método es que es proporcionado sin costo, rápido y eficiente.
⏱️ El tiempo promedio de espera para importaciones estándar es de 2-3 semanas
2) Importación personalizada
Se requiere una importación personalizada cuando los campos que se deben importar están fuera del alcance de una importación estándar.
Este método permite una mayor personalización, tanto en términos de campos de datos adicionales como en la capacidad de controlar exactamente dónde se envían tus datos existentes en Teamtailor. Para que esto sea exitoso, un documento de mapeo es obligatorio. Ten en cuenta que Teamtailor solo acepta archivos en formato CSV.
Existe un costo relacionado con este método, así que contáctanos para obtener un presupuesto. Si aún no te has registrado como cliente, el contacto será el vendedor, y si ya eres cliente, esto será nuestro equipo de soporte (support@teamtalior.com) o tu Customer Success Manager (CSM).
⏱️ El tiempo de espera para este método es aproximadamente<0> 6 semanas0>
Identificar y administrar los datos importados
Un candidato importado en Teamtailor aparecerá en la pestaña de Candidatos de forma estándar, y también en la vacante relevante en la pestaña de Vacantes, si esto se ha llenado previamente a la importación.
Vacantes importadas
Cuando se importan vacantes a tu cuenta de Teamtailor, por defecto tendrán el estado 'Archivado' y la etiqueta 'import'. La fecha de creación de la vacante será la fecha en que se completó la importación. Lo verás en tu pestaña de Vacantes así:
Candidatos importados
Cuando los candidatos se importan a tu cuenta de Teamtailor, por defecto se les dará el estado de candidato 'Añadido' y también una etiqueta de 'importación'. El nombre del candidato, correo electrónico, número de teléfono, currículum y perfil de LinkedIn aparecerán en los campos estándar dentro de Teamtailor, y cualquier campo adicional se añadirá a la pestaña de "Notas" o como campos personalizados, dependiendo del tipo de importación.
Administrar posibles dúplicas de candidatos
Si deseas importar candidatos que ya existen en tu base de datos de Teamtailor, o si tus datos existentes incluyen dúplicas, entonces tienes dos opciones:
Mantener los perfiles separados, lo que significa tratarlos efectivamente como candidatos diferentes.
Combinar el candidato importado con el candidato existente, lo que también agregará una etiqueta adicional al candidato llamada 'importamend'. Puedes encontrar más información sobre cómo combinar candidatos aquí.
Ten en cuenta que si eliges la primera opción, luego puedes decidir manualmente combinar los candidatos dentro de Teamtailor y de esta manera controlar mejor cuál perfil de candidato sería el principal.
Gestión de la configuración de permisos para candidatos importados
Al importar candidatos, puedes recopilar nuevos permisos para conservar sus perfiles profesionales para tus propósitos. Dado que todos los candidatos importados se añadirán como 'Añadido', es importante que completes la configuración de "Recopilar permisos" para candidatos añadidos y referidos. Consulta los detalles sobre cómo se configura esto en el siguiente artículo: Obtener Permisos.
Aquí, tendrás la opción de contactar a tus candidatos de forma manual o automática una vez que se haya completado la importación.
Solicitar permiso de forma manual
Este proceso te permite enviar de forma manual un correo electrónico de aceptación o rechazo a los candidatos importados. Para este método:
Elige 'Inmediatamente' en cuánto tiempo almacenarás los datos del candidato antes de que el sistema reconozca que está faltando el permiso. Esto significa que una vez que se complete la importación, tus candidatos importados obtendrán el estado de 'falta permiso'.
No marques la casilla para solicitar el permiso automáticamente para retener la información (decir que sí).
Luego debería verse así:
Ve a tu pestaña de Candidatos, filtra por etiquetas y selecciona 'Importar':
Selecciona en bloque a estos candidatos, haz clic en los 3 puntos en la parte inferior y luego Retención de datos.
5. Elige si enviar un correo electrónico de aceptación o rechazo. Puedes modificar el correo de aceptación para los candidatos de origen y referidos en tu configuración de Recopilar Permisos y el correo de rechazo en la configuración de Gestionar Permiso.
Solicitar permiso automáticamente
Este proceso te permite activar automáticamente el envío de un correo electrónico de aceptación a los candidatos importados. Para este método:
1. Elegir por cuánto tiempo almacenarás los datos del candidato antes de que el sistema reconozca que falta el permiso y, por lo tanto, envíe el correo electrónico de aceptación, tus opciones son: Inmediatamente, 30 días o 90 días después de que se crea el candidato.
❣️Si importas una fecha de creación de candidatos, ten en cuenta que será la fecha utilizada para calcular cuándo enviar el correo electrónico de aceptación.
2. Marca la casilla para solicitar el permiso automáticamente de retener la información (decir que sí).
Podría verse algo así, el plazo variará según tu elección:
3. Edita la plantilla de correo electrónico para asegurarte de que se ajuste a tu tono, así como incluir información relevante. Se enviará según el horario que hayas elegido.
💌 Por favor recuerda asegurarte de que las plantillas de correo electrónico funcionen bien para tus futuros candidatos. Esto debe hacerse después de completar las solicitudes de permiso para candidatos importados, independientemente de si eliges solicitar permiso por correo electrónico de rechazo o de aceptación. Esto debe realizarse después de completar las solicitudes de permiso para candidatos importados, independientemente de si eliges solicitar permiso por correo electrónico de rechazo o de aceptación.
¿Ya estás listo para funcionar con Teamtailor al realizar la importación?
Si es así, recomendamos actualizar la Configuración de permisos para recopilar candidatos obtenidos y referidos para administrar las solicitudes de permiso manualmente durante el período de importación. Para asegurarte de que puedes controlar el contenido del correo electrónico de suscripción enviado a los candidatos importados en comparación con los candidatos generados o referidos al sistema