Avec la fonctionnalité Demandes de recrutement, vous obtenez plus de contrôle sur la publication de vos offres d'emploi, tout en gardant votre processus de recrutement documenté et structuré.

Avant de pouvoir créer une offre d'emploi, les utilisateurs sont invités à remplir un formulaire de demande de recrutement obligatoire, dans lequel ils doivent indiquer tous les détails nécessaires. Cette demande est par la suite envoyée à l'approbateur (ou aux approbateurs) pour validation et approbation. En configurant des flux d'approbation personnalisés, vous pouvez faire en sorte que les bonnes personnes soient toujours impliquées dans le processus.

Au lieu de pouvoir créer et publier une offre d'emploi immédiatement, un formulaire de demande de recrutement doit d'abord être rempli par chaque utilisateur, et ce peu importe son rôle d'accès. Une fois le formulaire envoyé, les approbateurs assignés examineront la demande de recrutement et l'approuveront ou la refuseront.

Si la demande est approuvée, une nouvelle offre d'emploi pourra alors être créée pour démarrer le processus de recrutement.

Si la demande est refusée, le créateur de la demande pourra alors effectuer des ajustements et l'envoyer à nouveau pour validation, redémarrant ainsi le processus d'approbation.

Le système suit le statut de chaque demande de recrutement, le flux d'approbation, le nombre d'offres d'emploi créées à partir de celle-ci, les candidats embauchés et les détails fournis dans le formulaire de la demande. Ces informations peuvent être consultées facilement dans la vue d'ensemble des demandes de recrutement, puis exportées sous forme de rapport au format CSV.

Une fois la fonctionnalité Demandes de recrutement activée pour votre entreprise, rendez-vous dans Paramètres → Recrutement → Demandes de recrutement et cliquez sur l'onglet Formulaire pour configurer le formulaire que les utilisateurs devront remplir avant de pouvoir créer une offre d'emploi.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la création d'une demande de recrutement du point de vue des utilisateurs, consultez notre article juste ici.

La section Instructions vous permet de donner des conseils au créateur d'une nouvelle demande de recrutement. Toute information ajoutée dans cette section apparaîtra en haut du formulaire de demande de recrutement, afin d'aider les utilisateurs à comprendre les détails qu'ils doivent fournir et comment remplir correctement le formulaire.

Les champs par défaut sont préconfigurés et inclus automatiquement dans chaque formulaire de demande de recrutement. Les informations saisies dans ces champs aident à déterminer quel flux d'approbation sera déclenché et sont également utilisées pour préremplir les champs correspondants lors de la création d'une nouvelle offre d'emploi.

En plus des champs par défaut, vous aurez peut-être besoin de collecter d'autres informations pertinentes. Pour recueillir des données détaillées et en assurer leur suivi, vous pouvez créer autant de champs supplémentaires que nécessaire en cliquant sur le bouton + Ajouter un champ. Ces champs peuvent également être utilisés pour définir des flux d'approbation personnalisés.

Lorsque vous créez un nouveau champ supplémentaire, vous devez sélectionner le type le plus adapté aux informations que vous aimeriez recueillir.

Lorsque vous créez un champ supplémentaire, vous pouvez ajouter y une description pour fournir plus de détails. De cette manière, le titre du champ reste court, ce qui vous permet d'obtenir un export de données plus "propre", étant donné que les descriptions ne sont pas incluses lors de l'export des demandes de recrutement.

Vous pouvez rendre un champ supplémentaire obligatoire en le basculant sur Requis. Cela oblige les utilisateurs à remplir ce champ pour pouvoir envoyer le formulaire de demande de recrutement.

Avec la logique conditionnelle, vous pouvez rendre votre formulaire plus facile à remplir, en affichant ou en masquant des champs en fonction des réponses précédentes. Par exemple, sélectionner « Option A » peut afficher des champs supplémentaires, tandis que choisir « Option B » les garde cachés.

Pour configurer cela, créez un champ Choix unique ou Menu déroulant, ajoutez-y toutes les options pertinentes, puis configurez quels champs doivent apparaître pour chaque réponse spécifique.

Activez la fonction Utiliser la logique conditionnelle et spécifiez à quel moment le champ doit être affiché, en fonction de la réponse précédente de l'utilisateur.

Une fois le formulaire de demande de recrutement paramétré, rendez-vous dans l'onglet Flux et cliquez sur Activer la fonction de demande de recrutement pour configurer les flux d'approbation.

Un flux d'approbation se compose d'une ou de plusieurs étapes dans lesquelles il est demandé à des utilisateurs d'examiner et d'approuver un nouveau processus de recrutement. Les approbateurs peuvent, à chaque étape, soit approuver, soit refuser une demande de recrutement. En cas de refus, le créateur de la demande doit apporter des modifications et soumettre sa demande à nouveau, redémarrant le processus d'approbation.

Le flux d'approbation par défaut s'applique à toutes les demandes de recrutement, à moins qu'un flux d'approbation personnalisé ne soit déclenché.

Vous pouvez décider qui doit approuver les demandes de recrutement et, si l'approbation de plusieurs personnes différentes est requise, déterminer si elles doivent avoir lieu dans un ordre spécifique.

À chaque étape, vous pouvez choisir si les approbateurs sont autorisés à modifier le flux d'approbation à partir de ce moment-là. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de configurer votre flux par défaut.

Cette fonctionnalité vous permet de configurer des flux d'approbation alternatifs basés sur une ou plusieurs valeurs fournies dans le formulaire de demande de recrutement, à savoir :

Pour commencer, cliquez sur le bouton + Ajouter un flux d'approbation personnalisé pour créer un nouveau flux. La configuration d'un flux personnalisé fonctionne de la même manière que pour le flux d'approbation par défaut, sauf que vous devez ici donner un titre au flux personnalisé et spécifier quand il doit être utilisé en complétant les champs proposés.

Pour chaque nouveau flux personnalisé, vous devez indiquer les critères du formulaire de demande de recrutement auxquels ce flux doit s'appliquer. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs critères. Moins vous spécifiez de critères, plus le flux personnalisé sera général. Le système priorisera les flux personnalisés avec le plus haut taux de correspondance et exclura ceux qui ne correspondent pas.

Pour garantir le bon déroulement des flux d’approbation, chaque utilisateur peut désigner un approbateur suppléant pendant son absence, par exemple lorsqu’il est en vacances ou en congé. Pour ce faire, il vous suffit de mettre à jour vos paramètres de statut en cliquant sur votre photo de profil ou avatar dans le coin supérieur droit de votre écran, puis sur Définir le statut.

Vous pouvez en savoir plus ici.

Une fois le processus de recrutement terminé, le créateur de la demande ou tout Admin de l'entreprise peut archiver la demande de recrutement. L’archivage d'une demande la retire de la vue par défaut dans l'onglet Demandes de recrutement et indique qu'aucune action supplémentaire n'est nécessaire.

Lors de l’archivage d'une demande de recrutement, l'utilisateur peut sélectionner un motif d’archivage. Par défaut, les motifs disponibles sont :

Les motifs par défaut peuvent être modifiés ou supprimés, et les Admins de l'entreprise peuvent ajouter des motifs supplémentaires pour catégoriser les demandes archivées de façon plus détaillée. Les motifs d’archivage peuvent être utilisés en tant que filtres depuis l'onglet Demandes de recrutement.

Voici un aperçu de ce que chaque utilisateur peut faire en fonction de son niveau d'accès sur Teamtailor. Pour plus d’informations sur l’accès général de chaque rôle d'accès sur la plateforme, consultez notre article dédié juste ici.

Utilisateur par défaut

Manager recruteur

Responsable du recrutement

Admin du recrutement

Admin de l'entreprise

Administration de la division *

* Ce niveau d'accès est lié à la fonctionnalité complémentaire Divisions. Vous pouvez en savoir plus ici.