Con la possibilità di rimuovere automaticamente i dati dei candidati che soddisfano certi criteri, puoi garantire che nel tuo database non ci siano candidati o candidature che non hanno ragione di essere conservate.

Una volta che un candidato o una candidatura soddisfa una delle regole impostate, viene contrassegnato per l'eliminazione. Dopo un periodo di grazia di una settimana dalla data di contrassegno, verrà rimosso dal tuo account aziendale.

Per abilitare l'eliminazione automatica dei candidati, vai su Impostazioni → Dati & Privacy → Cancellazione automatica dei dati. Qui troverai i quattro diversi parametri per l'eliminazione dei dati del candidato. Puoi scegliere di lavorare con tutte le opzioni che ritieni opportune.

Per abilitare un parametro specifico, attivalo e seleziona il periodo di tempo. Il periodo di tempo indica dopo quanto un candidato verrà contrassegnato per l'eliminazione automatica.

L'impostazione dell'eliminazione automatica verrà applicata a ogni candidato, e una volta che il candidato è stato eliminato non potrai ripristinare il suo profilo. Ti consigliamo quindi di parlare con il tuo team legale quando lo imposti, per assicurarti che tutto sia impostato correttamente.

Ci sono alcune regole/criteri diversi che puoi attivare per l'eliminazione automatica. I tuoi candidati verranno contrassegnati con un solo parametro di eliminazione, anche se ne soddisfano diversi. Questo parametro sarà il primo che è stato soddisfatto dal candidato. Se scegli di rimuovere quel parametro di eliminazione (seguendo i passaggi indicati in Mantieni il candidato in questo articolo), potrebbe applicarsene un altro.

Diamo un'occhiata alle diverse impostazioni di eliminazione:

Un candidato è considerato inattivo quando sulla sua carta candidato non ha attività per un certo numero di giorni. Un'attività è qualsiasi tipo di azione svolta da te o dal candidato (incluso l'invio di messaggi, scrivere note, spostare il candidato nel processo, ecc.). Nota che le email automatiche di Connect non sono conteggiate come un'attività.

Questa opzione eliminerà solo la candidatura registrata, insieme ai dati correlati. Quando elimini una candidatura, tutti i dati associati come le note, i colloqui, i messaggi e altre informazioni correlate, vengono rimossi, offrendo un processo di pulizia completo.

Uno “scopo” è definito come a) la persona è Candidato/a per un lavoro b) è Collegato e c) ha fornito “consenso per lavori futuri”. Questa impostazione contrassegnerà i candidati per l'eliminazione se non soddisfano nessuno di questi tre criteri. Nota che i candidati acquisiti e ricevuti tramite referral che sono stati aggiunti a un lavoro, contano come aventi uno scopo attivo.

Un candidato può chiedere di essere rimosso dal tuo database in qualsiasi momento. Decidi se vuoi rimuoverli automaticamente dopo un certo numero di giorni. Scopri di più su questa funzione qui.

Se un candidato è contrassegnato come autorizzazione mancante o scaduto, puoi scegliere di eliminare automaticamente il candidato.

Se vuoi impedire che i candidati assunti vengano eliminati dalle regole di eliminazione automatica, puoi abilitare la seguente impostazione:

Una volta abilitata, tutti i candidati con uno stato di candidatura Assunto saranno esclusi dalle regole di eliminazione.

Se un candidato è stato assunto in precedenza ma il suo stato viene successivamente cambiato, questo verrà incluso nelle regole di eliminazione. Lo stato attuale è sempre utilizzato come riferimento.

Le potenziali candidature rifiutate saranno eliminate se la corrispondente regola di eliminazione è abilitata. Tuttavia, il profilo del candidato stesso, insieme a qualsiasi altra candidatura attiva o assunta, rimarrà intatto.

Quando abiliti questa funzione, decidi per quanto tempo i dati del candidato saranno conservati dopo aver soddisfatto i criteri per l'eliminazione automatica. Una volta trascorso il tempo consentito, il sistema ti notificherà che un candidato è contrassegnato per l'eliminazione. Quando il profilo di un candidato è contrassegnato, verrà eliminato una settimana dopo. Ciò significa che hai una settimana per agire se desideri mantenere i dati del candidato (più dettagli su questo di seguito).

Quando il candidato è contrassegnato per l'eliminazione, questo sarà visualizzato in diversi luoghi sulla piattaforma come Eliminazione imminente.

Se un candidato sta per essere eliminato, apparirà un'indicazione arancione sulla scheda del candidato nella barra delle azioni sotto ⋮ Altro. Fai clic su Dati e privacy per vedere quando il candidato è previsto per l'eliminazione, insieme al motivo per l'eliminazione.

Nella tua banca candidati, noterai anche un tag Eliminazione in x giorni accanto ai candidati contrassegnati per l'eliminazione.

Usa il filtro Verrà eliminato nella tua banca di candidati per trovare tutti i candidati contrassegnati per l'eliminazione, relativi a un tempo specifico. Nell'esempio sopra, Verrà eliminato: Qualsiasi data, elenchiamo tutti i candidati che sono stati contrassegnati per l'eliminazione, a prescindere da dove si trovano nel periodo di eliminazione di 7 giorni.

I tuoi Data & privacy manager assegnati con la notifica Riassunto giornaliero dell'attività dati e privacy abilitata riceveranno questa email. L'email include un riepilogo di tutti i candidati che sono stati contrassegnati per l'eliminazione quel giorno e quando saranno eliminati (7 giorni dopo essere stati contrassegnati).

Nel tuo pannello di controllo di Teamtailor, puoi scegliere di aggiungere un widget sulla privacy dei dati. In questo widget, vedrai se hai candidati programmati per l'eliminazione. Cliccando su Verrà eliminato verrai indirizzato a un elenco di tutti i candidati contrassegnati per l'eliminazione.

Se un candidato è contrassegnato per l'eliminazione e desideri in qualche modo mantenere questo profilo, ecco cosa è necessario per i diversi parametri di eliminazione.

Inattivo - effettua un'azione nel profilo del candidato. Un esempio di questo potrebbe essere scrivere una nota dicendo "Voglio mantenere questo profilo".

Candidati rifiutati - se il candidato non è stato rifiutato nel processo lavorativo, la sua candidatura non verrà eliminata. Pertanto, per mantenere i dati di una specifica candidatura, dovrai ripristinarla per evitare l'eliminazione automatica.

Richiesta di rimozione - un candidato può richiedere in qualsiasi momento di essere rimosso se non desidera più conservare i propri dati. Se hai bisogno di mantenere i dati di questo candidato, fai clic sul pulsante Respingi richiesta che vedi nel profilo del candidato. La richiesta di rimozione di questo candidato verrà ora ignorata e il suo profilo non verrà eliminato automaticamente.

Consenso mancante/scaduto - raccogli il consenso dal candidato. Se il consenso è mancante, puoi richiedere il consenso, oppure fare clic su "Ho l'autorizzazione" nel Data & privacy center del candidato. Per i candidati con consenso scaduto, puoi rinnovarlo informando il candidato riguardo alla conservazione dei dati.

Quando hai candidati contrassegnati per l'eliminazione, vedrai una casella rossa nella pagina delle impostazioni di eliminazione automatica. Questo ti informa del numero di candidati in attesa di eliminazione, ti consente di visualizzare tutti i candidati contrassegnati e offre l'opzione di Non eliminare questi candidati. Procedi per annullare tutte le eliminazioni programmate e resettare le impostazioni. Si prega di notare che le impostazioni precedenti non possono essere ripristinate, quindi fai attenzione!

Se regoli le impostazioni del periodo di tempo per l'eliminazione automatica, i candidati già contrassegnati per l'eliminazione non verranno influenzati. Tutti gli altri profili dei candidati saranno conservati secondo il periodo di tempo aggiornato.