Onze functie voor groepsmeetings helpt je om groepssollicitatiegesprekken face-to-face met je sollicitanten te organiseren.

In dit artikel leggen we uit hoe je meerdere sessies kunt maken, het aantal deelnemers kunt beperken en sollicitanten zelf een geschikt moment kunnen laten kiezen — allemaal in één soepel proces.

Er zijn drie manieren om binnen een vacature een groepsmeeting aan te maken:

Laten we de details doornemen die je instelt bij het maken van de groepsmeeting.

Begin met het geven van een titel voor de meeting, die in de uitnodiging te zien zal zijn. Kies daarna wie de Organisator van de meeting wordt en welke teamleden deelnemen. De organisator is de naam die als afzender op de meeting- en uitnodigingsmails verschijnt.

Bepaal welke tijdslots je wilt aanbieden aan sollicitanten, de locatie van de meeting en het maximale aantal deelnemers per slot. Je kunt ook instellen of sollicitanten na het kiezen van een sessie automatisch naar een bepaalde fase gaan.

Er is geen limiet aan het aantal sessies; maak er zoveel als je wilt.

Sollicitanten kunnen zelf de sessie kiezen die het beste uitkomt. Zodra een sessie vol zit, verdwijnt dat tijdslot en kunnen er geen extra sollicitanten meer gekozen worden.

Alle uitgenodigde sollicitanten krijgen een e-mail met alle meetingdetails en de mogelijkheid om een sessie te kiezen. Je kunt hier ook een kort bericht toevoegen met extra informatie, als je wilt.

Je kunt sollicitanten op twee manieren uitnodigen voor groepsmeetings: met een trigger of via de bulkfunctie.

Je kunt de trigger Uitnodigen voor groepsmeeting toevoegen in elke fase van je recruitmentproces, om het jezelf makkelijker te maken. Die sollicitanten die in die fase komen, krijgen dan automatisch een uitnodiging, zonder dat jij iets hoeft te doen.

Open de betreffende vacature, klik op de drie puntjes naast de fase en ga naar Triggers → Uitnodigen voor groepsmeeting.

Je kunt nu een nieuwe groepsmeeting aanmaken of een bestaande kiezen om sollicitanten voor uit te nodigen. De sollicitanten krijgen daarna de uitnodiging met alle vooraf ingestelde meetingdetails en kunnen hun sessie kiezen.

Wil je één of meerdere specifieke sollicitanten handmatig uitnodigen? Gebruik dan de bulkfunctie. Na selectie vind je in het bulkmenu de optie Uitnodigen voor groepsmeeting.

Hier kies je welke groepsmeeting ze krijgen en selecteer je een sessie:
​

Onder het tabblad agenda vind je een overzicht van alle meetingsessies. Als je op een sessie klikt, kom je in het overzicht bij de bijbehorende groepsmeeting.

In dat overzicht zie je duidelijk welke sollicitanten zijn uitgenodigd, hebben gekozen, en nog niet hebben gereageerd.

Onder het kopje Sessies in het meeting-overzicht zie je zowel afgeronde als komende sessies die bij deze meeting horen.
​
Je kunt hier eenvoudig een lijst exporteren van sollicitanten per sessie. De export is een CSV-bestand met daarin naam en e-mail van de sollicitanten.
​

Wil je iets wijzigen aan de meeting? Klik dan onderin het meeting-overzicht op Meeting bewerken.

Vergeet niet om op Opslaan te klikken om je wijzigingen door te voeren.

De uitnodiging gaat rechtstreeks naar de e-mail van de sollicitant en bevat alle ingevulde informatie. Zo kan het er ongeveer uitzien:

Als ze op de knop Kies een sessie in de mail klikken, zien ze welke sessies beschikbaar zijn. Na het kiezen van een sessie zien ze Meeting bevestigd en kunnen ze de meeting aan hun agenda toevoegen.

De gebruikers die je hebt toegevoegd bij Teamleden krijgen ook een uitnodiging per e-mail. In die mail staan de details van de komende sessies.

Elke sessie heeft een bijlage in .ics-formaat. Dat bestand kan worden gebruikt om de meeting aan de externe agenda van de deelnemer toe te voegen. Afhankelijk van de mailprovider wordt de bijlage automatisch opgepikt en wordt het toevoegen aan de agenda voorgesteld. Ondersteuning ontbreekt? Dan kan de deelnemer het bestand makkelijk zelf downloaden en handmatig toevoegen.

De standaard agendagebeurtenis bevat deze informatie:

De organisator van de meeting is de afzender van de uitnodigingen aan sollicitanten. Zijzelf krijgen echter geen e-mailuitnodiging. De meeting wordt automatisch aan hun externe agenda toegevoegd, als ze die gekoppeld hebben.
Meer over het koppelen van je agenda lees je hier.