Triggers helpen om je wervingsproces in Teamtailor te stroomlijnen en automatiseren.

Je kunt specifieke triggers toevoegen aan een fase in jouw wervingsproces. Wanneer een kandidaat naar die fase wordt verplaatst, wordt de trigger geactiveerd. Zo kun je je triggers één keer instellen en vervolgens alles automatisch laten gebeuren. Stel je recruitmentproces in zoals jij dat wilt en laat Teamtailor het werk voor je doen.

Een bedrijfsbeheerder moet deze functie activeren in het Extra Functies centrum om aan de slag te kunnen gaan hiermee

Overzicht

Na het activeren van de add-on functie krijg je toegang tot een breed scala aan triggers. Laten we ze een voor een bekijken:

Trigger	Omschrijving	Afbeeldingen
Bericht verzenden	Stuur een bericht naar alle sollicitanten die naar een specifieke fase zijn verplaatst binnen het wervingsproces. Als je bijvoorbeeld een fase hebt met de naam 'Test verzenden', kun je met Triggers ervoor zorgen dat de test wordt verzonden wanneer je de sollicitant naar die fase verplaatst.
Opmerking toevoegen	Voeg een notitie toe aan sollicitanten in de fase. Je kunt ook jouw collega's in de notitie vermelden. Bijvoorbeeld "@sam, wat vind je van deze kandidaat?". Zo weet je zeker dat je de juiste mensen op het juiste moment betrekt.
Sollicitant taggen	Voeg een Tag toe aan de sollicitant die een specifieke fase heeft behaald. Voeg bijvoorbeeld de tag 'Gekwalificeerd voor 2e interview' toe wanneer de sollicitant zich in die fase bevindt. Zo kun je deze sollicitanten later gemakkelijker filteren.
Sollicitant delen	Deel de sollicitant extern. Dit maakt het makkelijk om een sollicitant extern te delen wanneer deze een specifieke fase bereiken. Misschien wil je dat een manager naar het cv kijkt, maar alleen nadat je er zeker van bent dat hij/zij gekwalificeerd is.
Slimme verplaatsing	Als je de Slimme Verplaatsing trigger toevoegt heb je de mogelijkheid om automatisch kandidaten te verplaatsen naar een fase binnen het recruitment proces. De Slimme verplaatsing trigger kan gebaseerd zijn op antwoorden op vragen, status van de vacature, sleutelwoorden in het cv, of de locatie. Lees meer over Slimme verplaatsingen hier!
Slim plannen	Nodig sollicitanten automatisch uit voor een interview met Slim Plannen. De sollicitant kiest zelf een passend tijdslot en datum in een boekingsformulier met de beschikbare data van de deelnemers. Lees meer over de kalender functie hier!
Uitnodigen voor groepsmeeting	Nodig kandidaten uit om hun voorkeurs tijdslot voor een on-site groepsmeeting te kiezen. Je kunt ook automatisch kandidaten naar een specifieke fase verplaatsen op basis van de sessie die ze selecteren. Lees meer over onze groepsmeetings functie hier.
Takenlijst	Met een takenlijst kun je een checklist toevoegen aan de sollicitantenkaart. Misschien wil je een herrinering om 3 dagen na een interview een follow up te doen.
Vragen om referentie	Elke keer dat een sollicitant naar een fase wordt verplaatst waarbij de feedbacktrigger is ingeschakeld, wordt er een referentie-e-mail verzonden naar de referenties van de kandidaat (indien van toepassing).
NPS-enquête verzenden	Verstuur een NPS-enquête naar de sollicitant, om zijn/haar ervaring te volgen. Lees meer over onze Referral-functie hier!
Nurture-campagne	Gebruik Nurture campagnes om contact te leggen met je sollicitanten via persoonlijke e-mailcampagnes. Wanneer een Nurture campagne trigger is ingeschakeld op een fase, wordt elke sollicitant die naar deze fase wordt verplaatst toegevoegd aan de campagne.
Enquête verzenden	Verstuur een NPS-enquête naar de sollicitant, om zijn/haar ervaring te volgen. Lees meer over onze NPS functie hier!
Toegang beperken	Elke keer dat je een sollicitant naar een fase verplaatst met de trigger voor beperkte toegang, wordt de sollicitant beperkt toegankelijk. Beperkte sollicitanten zijn alleen toegankelijk voor beheerders en hoofdrecruiters. Dit is een geweldige manier om de toegang tot mogelijk gevoelige gegevens te beperken.
Beoordeling Recruitmentkwaliteit plannen	Gebruik de Quality of hire functie om je aangenomen kandidaten te evalueren. De evaluatie wordt automatisch verzonden na een bepaalde evaluatieperiode, zodat je kunt reflecteren of je ze opnieuw in dienst zou nemen. Let op dat deze trigger alleen beschikbaar is in de Aangenomen fase.

Triggers toevoegen aan een vacature fase

Triggers kunnen worden toegevoegd aan Actieve of Afgewezen vacaturefases. Het verschil hier is simpelweg of de geautomatiseerde actie plaatsvindt wanneer de sollicitant nog steeds actief is in het proces of wanneer je deze jobaanvraag hebt afgewezen.

Hover over de stage waar je een trigger wilt toevoegen en klik op Triggers onder ⋮ Meer. Selecteer vervolgens de betreffende trigger uit de lijst en stel deze in.

Om een trigger toe te voegen aan een fase in het afgewezen gedeelte van het proces, wijzig je eerst de filter in Afgewezen.

De triggerwand toont alle bestaande triggers die aan de stadia zijn toegevoegd, waardoor er een duidelijk overzicht is en het gemakkelijk is om ze toe te voegen, te bewerken of te verwijderen indien nodig.

Triggers toevoegen aan een vacaturetemplate

Als je bepaalde triggers in alle of specifieke jobprocessen wilt toevoegen, kun je ze in je jobtemplates toevoegen. Om dit te doen, ga je naar Instellingen → Templates → Jobtemplates en bewerk je de betreffende jobtemplate.

Ga naar de stap Stadia, klik op + Acties per stadium, en dan op Triggers. De geselecteerde trigger(s) instellingen worden elke keer toegevoegd wanneer je een nieuwe job aanmaakt met de template.

Vergeet niet om de template bij te werken om je wijzigingen op te slaan!

Aanvullende opties

Bij het toevoegen van een trigger heb je enkele extra instellingen die je kunt aanpassen*:

* Houd er rekening mee dat deze extra instellingen niet beschikbaar zijn voor Slimme beweging triggers

Optie	Omschrijving
Trigger vertragen...	Een vertraging instellen betekent dat de actie een bepaalde tijd moet wachten voordat deze wordt geactiveerd. De standaardvertraging is ingesteld op 1 minuut nadat de kandidaat naar de fase is verplaatst.
Deze trigger niet toepassen op...*	Met deze optie kun je scenario's kiezen waarin de trigger moet worden uitgesloten: Weekends Automatische gebeurtenissen worden niet getriggerd tijdens het weekend. Als voorbeeld, als je een vertraagd bericht hebt dat gepland staat om over drie dagen verzonden te worden, en de derde dag toevallig op zaterdag of zondag valt, zal deze optie het bericht vasthouden tot aanstaande maandag. Sollicitanten zonder een job Sluit automatische evenementen uit voor sollicitanten zonder een job (sollicitanten met het label `Sollicitatie zonder job`). Interne kandidaten Deze optie stelt je in staat om de trigger uit te sluiten voor welke interne kandidaten (kandidaten met het label `Intern`).
Annuleer aankomende trigger wanneer sollicitant...	Met deze optie, kun je elke trigger cancellen op een kandidaat als een van de volgende scenarios zich voordoet: Is afgewezen De trigger wordt gecanceld wanneer de kandidaat wordt afgewezen binnen het toegewezen proces. Is naar een andere fase verplaatst De trigger wordt gecanceld wanneer de kandidaat naar een andere fase binnen hetzelfde proces wordt verplaatst.

* Houd er rekening mee dat deze optie momenteel alleen beschikbaar is voor Bericht verzenden, Todo toevoegen, en Opmerking toevoegen triggers

Geplande triggers

Je hebt de mogelijkheid om triggers te vertragen zodat ze op een later tijdstip worden geactiveerd. Elke geplande trigger wordt bovenaan de activiteitenlijst onder Aankomend bij Activiteitin het profiel van de sollicitant vermeld.

Stop vertraagde/geplande triggers

Wanneer je een geplande trigger wilt stoppen, hover je simpelweg over de geplande trigger en klik je op Cancel trigger. Lees meer over opties om dit te automatiseren hier!

Trigger nu activeren

Wanneer je een geplande trigger meteen af wilt laten gaan hover je eroverheen en klik je op Trigger actie nu.

Voeg triggers voor partnerintegraties toe

Als je partnerintegraties uit onze marketplace gebruikt, zullen ze als triggeropties in je account verschijnen. Dit betekent dat wanneer een sollicitant naar een stage met de trigger beweegt, het geïntegreerde evenement automatisch plaatsvindt. Een partnertrigger kan worden toegevoegd aan een jobstage of in een jobtemplate.

Bijvoorbeeld, je kunt automatisch een sollicitant assessment uitsturen op een specifiek stadium of alle aangenomen kandidaten naar je HR-systeem overzetten.

Trigger-label

In de Aanvullende opties sectie van een partner-trigger vind je een veld genaamd Trigger label waarmee je elke trigger een unieke naam kunt geven.

Deze labels verschijnen zowel in de partner-triggers binnen het sollicitatieproces als in de partnerresultaten op de kandidatenkaart, waardoor het gemakkelijker wordt om ze van elkaar te onderscheiden. Of het nu is om hun doel te verduidelijken of gewoon om ze gescheiden te houden. Als je bijvoorbeeld meerdere triggers instelt in dezelfde fase, helpt het om unieke labels aan elke trigger toe te wijzen zodat je gemakkelijk kunt identificeren welke trigger bij welk resultaat hoort.

Handmatig het evenement triggeren

Je hebt ook de optie om het geïntegreerde evenement handmatig uit te voeren voor kandidaten, hetzij voor één specifieke kandidaat of meerdere.

Om het evenement voor een specifieke kandidaat te triggeren, begin je met het profiel van de kandidaat. Selecteer in de actiebalk onder ⋮ Meer Integraties toevoegen. Je wordt dan gevraagd welke integratie je wilt gebruiken.

Je wilt misschien ook het evenement voor meerdere kandidaten tegelijk uitvoeren, zonder een automatische trigger in te stellen.

Dit kun je doen door kandidaten in bulk te selecteren in je kandidaten database onder Kandidaten of in een jobproces onder Jobs. Zodra je de bulkfunctie hebt geactiveerd, klik je op ⠇Meer in de actiebalk onderaan de pagina. Hier kies je Integraties... en selecteer je de integratie om te gebruiken.