Laten we het over Triggers hebben! Dit is een fantastische functie waarmee je delen van jouw wervingsproces kunt automatiseren ✨

Je kunt specifieke triggers toevoegen aan een fase in jouw wervingsproces. Wanneer een kandidaat naar die fase wordt verplaatst, wordt de trigger geactiveerd. Op deze manier kunt je de triggers eenmalig instellen en vervolgens verloopt alles automatisch. Stel je recruitmentproces in zoals jij dat wilt en laat Teamtailor het werk voor je doen.

✨ Een bedrijfsbeheerder moet deze functie activeren in het Add-on-functiecentrum om aan de slag te kunnen

Er zijn verschillende triggers die als enig doel hebben om jouw leven makkelijker te maken. Laten we ze een voor een bekijken:

Stuur een bericht naar alle sollicitanten die naar een specifieke fase zijn verplaatst binnen het wervingsproces. Als je bijvoorbeeld een fase hebt met de naam 'Test verzenden', kun je met Triggers ervoor zorgen dat de test wordt verzonden wanneer je de sollicitant naar die fase verplaatst.

Voeg een notitie toe aan sollicitanten in de fase. Je kunt ook jouw collega's in de notitie vermelden. Bijvoorbeeld: "@Anna, wat vind je van deze kandidaat?" Zo weet je zeker dat je de juiste mensen op het juiste moment betrekt.

Voeg een tag toe aan de sollicitant die een specifieke fase heeft behaald. Voeg bijvoorbeeld de tag 'Gekwalificeerd voor 2e interview' toe wanneer de sollicitant zich in die fase bevindt. Zo kun je deze sollicitanten later gemakkelijker filteren.

Deel de sollicitant extern. Dit maakt het makkelijk om een sollicitant extern te delen wanneer deze een specifieke fase bereiken. Misschien wil je dat een manager naar het cv kijkt, maar alleen nadat je er zeker van bent dat hij/zij gekwalificeerd is.

Voeg een slimme versplaatsing toe om het wervingsprocess verder te automatiseren. Gebaseerd op antwoorden van sollicitanten in hun sollicitatie formulier, kun je bepalen naar welke fase deze sollicitanten moeten worden verplaatst. Op deze manier verplaatst Teamtailor de sollicitant voor jou. Lees meer over Slimme verplaatsingen hier!

Nodig sollicitanten automatisch uit voor een interview met Slim Plannen. De sollicitant kiest zelf een passend tijdslot en datum in een boekingsformulier met de beschikbare data van de deelnemers. Lees meer over de kalender functie hier!

Met een takenlijst kun je een checklist toevoegen aan de sollicitantenkaart. Misschien wil je een herrinering om 3 dagen na een interview een follow up te doen.

Elke keer dat een sollicitant naar een fase wordt verplaatst waarbij de feedbacktrigger is ingeschakeld, wordt er een referentie-e-mail verzonden naar de referenties van de kandidaat (indien van toepassing).

Verstuur een NPS-enquête naar de sollicitant, om zijn/haar ervaring te volgen. Lees hier meer over onze NPS functie!

Gebruik Nurture campagnes om contact te leggen met je sollicitanten via persoonlijke e-mailcampagnes. Wanneer een Nurture campagne trigger is ingeschakeld op een fase, wordt elke sollicitant die naar deze fase wordt verplaatst toegevoegd aan de campagne.

Selecteer een Enquête om naar alle sollicitanten die naar een fase worden verplaatst te versturen.

Elke keer dat je een sollicitant naar een fase verplaatst met de trigger voor beperkte toegang, wordt de sollicitant beperkt toegankelijk. Beperkte sollicitanten zijn alleen toegankelijk voor beheerders en hoofdrecruiters. Dit is een geweldige manier om de toegang tot mogelijk gevoelige gegevens te beperken.

Alleen beschikbaar in de Inbox fase! Deze trigger verplaatst automatisch alle sollicitanten verder in het proces als ze zijn gemarkeerd door de AI-functie. Meer hierover hier!

Als je werkt met partnerintegraties, zullen die opties ook verschijnen als een trigger. Bijvoorbeeld, als je werkt met tests voor sollicitanten beoordeling, kun je een test automatisch laten versturen op een specifiek moment, of je verplaatst alle aangenomen kandidaten naar jouw HR-systeem.

Bij het toevoegen van een Trigger heb je wat extra opties. Je kunt deze instellingen openen door op + Extra opties te klikken.

De geselecteerde actie wordt onmiddellijk getriggered wanneer de sollicitant naar de fase wordt verplaatst. Echter, kun je ook een vertraging toevoegen aan de trigger. Dit betekent dat de actie zal wachten met uitvoeren voor een ingestelde tijd.

Met deze optie kun je voorkomen dat een trigger wordt geactiveerd tijdens het weekend.

Als voorbeeld, als je een vertraagd bericht hebt dat gepland staat om over drie dagen verzonden te worden, en de derde dag toevallig op zaterdag of zondag valt, zal deze optie het bericht vasthouden tot aanstaande maandag.

Houd er rekening mee dat deze optie momenteel alleen beschikbaar is voor de volgende type triggers:

Als je niet wilt dat de geautomatiseerde triggers worden geactiveerd voor sollicitanten die zijn geworven, vink je eenvoudig het vakje aan dat zegt Voer de trigger niet uit op geworven sollicitanten. Dit geldt voor alle sollicitanten die handmatig aan de processen zijn toegevoegd (degenen met de tag geworven), en omvat ook Extern geworven sollicitanten (dus de sollicitanten toegevoegd door jouw externe recruiters, met de tag extern geworven).

Vink deze optie aan om de trigger uit te sluiten van elke sollicitant die is gemarkeerd als intern.

Met deze optie kun je een trigger voor een kandidaat annuleren als een van de volgende scenario's zich voordoet:

De trigger wordt geannuleerd als de kandidaat wordt afgewezen in het sollicitatieproces waarin de trigger is toegevoegd.

De trigger wordt geannuleerd als de kandidaat wordt verplaatst vanuit de fase waarin de trigger is toegevoegd.

Je kunt triggers instellen op Actieve of Afgewezen fasen. Het verschil hier is simpelweg of de geautomatiseerde actie plaatsvindt wanneer de sollicitant nog steeds actief is in het proces of wanneer je deze hebt afgewezen.

Om een trigger toe te voegen aan een Afgewezen fase, begin je met het wijzigen van de filter naar Afgewezen zoals aangegeven in het screenshot hier:

Dus, een trigger voor actieve sollicitanten werkt in het lopende proces bij het werken met sollicitanten, terwijl een trigger voor afgewezen sollicitanten wordt geactiveerd wanneer u de sollicitant afwijst.

Je hebt de mogelijkheid om triggers te vertragen zodat ze op een later tijdstip worden geactiveerd. Elke geplande trigger wordt bovenaan de activiteitenlijst in het profiel van de sollicitant vermeld. Echter, als je de geplande trigger wilt stoppen met uitvoeren, klik dan simpelweg op de drie puntjes aan de rechterkant en selecteer Trigger annuleren.

Als je wilt dat een geplande trigger direct wordt geactiveerd in plaats van de ingestelde vertraging, ga dan met de muis over de trigger en klik op Triggeractie activeren.