Triggers helpen om je wervingsproces in Teamtailor te stroomlijnen en automatiseren.

Je kunt specifieke triggers toevoegen aan een fase in jouw wervingsproces. Wanneer een kandidaat naar die fase wordt verplaatst, wordt de trigger geactiveerd. Zo kun je je triggers één keer instellen en vervolgens alles automatisch laten gebeuren. Stel je recruitmentproces in zoals jij dat wilt en laat Teamtailor het werk voor je doen.

Een bedrijfsbeheerder moet deze functie activeren in het Extra Functies centrum om aan de slag te kunnen gaan hiermee

Overzicht van triggers

Zodra je de add-on functie hebt geactiveerd, krijg je toegang tot een breed scala aan triggers. Deze zijn verdeeld in drie categorieën:

Intern: Automatiseer interne acties binnen Teamtailor, zoals het toevoegen van opmerkingen, toewijzen van taken of bijwerken van sollicitantgegevens.

Extern: Communiceer automatisch met sollicitanten door berichten, enquêtes, uitnodigingen en andere externe acties te verzenden.

Integraties: Als je partnerintegraties gebruikt, verschijnen hier de beschikbare integratie-specifieke triggers.

Laten we elke categorie triggers eens nader bekijken:

Intern

Interne triggers automatiseren acties binnen Teamtailor. Ze helpen je recruitmentproces te stroomlijnen door sollicitantgegevens bij te werken, taken toe te wijzen en je team op één lijn te houden terwijl sollicitanten door het recruitmentproces gaan.

Trigger	Omschrijving
Sollicitanten screenen *	Gebruik Co-pilot om sollicitanten te beoordelen aan de hand van de ingestelde screeningscriteria. Dit helpt je snel gekwalificeerde sollicitanten te herkennen en betere, weloverwogen aannamebeslissingen te nemen. Lees meer over sollicitantscreening hier.
Opmerking toevoegen	Voeg een opmerking toe aan sollicitanten die naar deze fase verplaatst zijn. Je kunt ook collega's benoemen in de opmerking, bijvoorbeeld: "@sam, wat vind jij van deze sollicitant?". Het is een slimme manier om de juiste mensen op het juiste moment te betrekken.
Sollicitant taggen	Voeg automatisch één of meer tags toe aan sollicitanten die naar deze fase verplaatst worden. Voeg bijvoorbeeld de tag "Gekwalificeerd voor 2e interview" toe om het later makkelijker te maken sollicitanten te filteren. Lees meer over tags hier.
Tag verwijderen	Verwijder automatisch één of meer tags wanneer sollicitanten naar deze fase verplaatst worden. Verwijder bijvoorbeeld tags die niet meer relevant zijn zodra een sollicitant de fase Aangenomen bereikt. Lees meer over tags hier.
Sollicitant als intern markeren *	Markeer sollicitanten automatisch als Intern wanneer ze naar deze fase verplaatst worden. Dit maakt het makkelijker interne sollicitanten te herkennen tijdens je recruitmentproces. Lees meer over interne recruitment hier.
Slimme verplaatsing	Verplaats sollicitanten automatisch naar een andere fase op basis van criteria zoals antwoorden op vragen, de status van een aanbod, trefwoorden in hun cv, tags, screeningscriteria of locatie. Lees meer over Slim verplaatsen hier.
Taak toevoegen	Voeg automatisch één of meer taken toe aan sollicitanten die naar deze fase verplaatst worden. Maak bijvoorbeeld een herinnering om drie dagen na een sollicitatiegesprek een follow-up te doen. Lees meer over taken hier.
Toegang beperken *	Beperk automatisch de toegang tot sollicitanten die naar deze fase verplaatst worden. Beperkte sollicitanten zijn alleen toegankelijk voor beheerders en hoofdrecruiters, wat het makkelijker maakt gevoelige sollicitantgegevens te beschermen. Lees meer over beperkte toegang hier.

* Deze triggers worden beschikbaar zodra de add-on functie is geactiveerd.

Extern

Externe triggers automatiseren communicatie met sollicitanten. Ze helpen je berichten, uitnodigingen, enquêtes en andere communicatie automatisch te versturen op het juiste moment in het recruitmentproces.

Trigger	Omschrijving
Bericht verzenden	Verstuur automatisch een bericht naar sollicitanten die naar deze fase verplaatst worden. Als je bijvoorbeeld een fase hebt die "Test versturen" heet, kan de testuitnodiging automatisch verstuurd worden zodra de sollicitant deze fase bereikt.
Slim plannen	Nodig sollicitanten automatisch uit voor een sollicitatiegesprek met Slim Plannen. Sollicitanten kunnen een geschikt tijdstip kiezen uit beschikbare opties in een boekingsformulier, gebaseerd op de agenda's van de deelnemers. Lees meer over de agendafunctie hier.
Uitnodigen voor groepsmeeting *	Nodig sollicitanten uit om hun voorkeursmoment voor een groepsmeeting te kiezen. Je kunt ook automatisch kandidaten naar een specifieke fase verplaatsen op basis van de sessie die ze selecteren. Lees meer over de groepsmeeting-functie hier.
Enquête verzenden *	Verstuur automatisch een geselecteerde enquête naar sollicitanten die naar deze fase verplaatst worden. Lees meer over enquêtes hier.
NPS-enquête verzenden *	Verstuur automatisch een NPS-enquête naar sollicitanten om feedback te verzamelen over hun recruitmentervaring. Lees meer over NPS-enquêtes hier.
Sollicitant delen	Deel sollicitanten automatisch met een externe partij zodra ze deze fase bereiken. Je kunt bijvoorbeeld gekwalificeerde sollicitanten delen met een recruitmentmanager voor beoordeling. Lees meer over het delen van sollicitanten hier.
Aan nurture-campagne toevoegen *	Voeg sollicitanten die naar deze fase verplaatst worden automatisch toe aan een nurture-campagne, zodat je ze via gepersonaliseerde e-mailcampagnes kunt benaderen. Lees meer over nurture hier.
Sollicitant om aanbevelingen vragen *	Verstuur automatisch een e-mail waarin sollicitanten gevraagd worden om referenties toe te voegen aan hun sollicitatie. Lees meer over referenties hier.
Vraag aanbevelingen om feedback *	Verstuur automatisch een referentieverzoek naar de referenties van de sollicitant, als die zijn toegevoegd. Lees meer over referenties hier.
Beoordeling Recruitmentkwaliteit plannen *	Plan automatisch een Quality of Hire beoordeling voor aangenomen sollicitanten. Na de geselecteerde beoordelingsperiode wordt een evaluatie verzonden, waarmee je kunt beoordelen of je de sollicitant opnieuw zou aannemen. Deze trigger is alleen beschikbaar in de fase Aangenomen. Lees meer over Quality of Hire hier.

* Deze triggers worden beschikbaar zodra de add-on functie is geactiveerd.

Integraties

Als je partnerintegraties uit onze Marketplace gebruikt, verschijnen deze als triggeropties in je account. Integratietriggers sturen of synchroniseren automatisch informatie met andere systemen terwijl sollicitanten door je recruitmentproces gaan.

Bijvoorbeeld, je kunt automatisch een sollicitant assessment uitsturen op een specifiek stadium of alle aangenomen kandidaten naar je HR-systeem overzetten. Een partnertrigger kan worden toegevoegd aan een jobstage of in een jobtemplate.

Trigger-label

In de Aanvullende opties sectie van een partner-trigger vind je een veld genaamd Trigger label waarmee je elke trigger een unieke naam kunt geven.

Deze labels verschijnen zowel in de partner-triggers binnen het sollicitatieproces als in de partnerresultaten op de kandidatenkaart, waardoor het gemakkelijker wordt om ze van elkaar te onderscheiden. Of het nu is om hun doel te verduidelijken of gewoon om ze gescheiden te houden. Als je bijvoorbeeld meerdere triggers instelt in dezelfde fase, helpt het om unieke labels aan elke trigger toe te wijzen zodat je gemakkelijk kunt identificeren welke trigger bij welk resultaat hoort.

Handmatig het evenement triggeren

Je hebt ook de optie om het geïntegreerde evenement handmatig uit te voeren voor kandidaten, hetzij voor één specifieke kandidaat of meerdere.

Om het evenement voor een specifieke kandidaat te triggeren, begin je met het profiel van de kandidaat. Selecteer in de actiebalk onder ⋮ Meer Integraties toevoegen. Je wordt dan gevraagd welke integratie je wilt gebruiken.

Je wilt misschien ook het evenement voor meerdere kandidaten tegelijk uitvoeren, zonder een automatische trigger in te stellen.

Dit kun je doen door in je database voor sollicitanten meerdere sollicitanten tegelijk te selecteren onder Kandidaten of in een recruitmentproces onder Vacatures. Zodra je de bulkfunctie hebt geactiveerd, klik je op ⠇Meer in de actiebalk onderaan de pagina. Hier kies je Integraties... en selecteer je de integratie die je wilt gebruiken.

Triggers toevoegen aan een vacature fase

Triggers kunnen worden toegevoegd aan Actieve of Afgewezen vacaturefases. Het verschil hier is simpelweg of de geautomatiseerde actie plaatsvindt wanneer de sollicitant nog steeds actief is in het proces of wanneer je deze jobaanvraag hebt afgewezen.

Hover over de stage waar je een trigger wilt toevoegen en klik op Triggers onder ⋮ Meer. Selecteer vervolgens de betreffende trigger uit de lijst en stel deze in.

Om een trigger toe te voegen aan een fase in het afgewezen gedeelte van het proces, wijzig je eerst de filter in Afgewezen.

Het triggerpictogram toont alle bestaande triggers die aan de fasen zijn toegevoegd. Zo krijg je een duidelijk overzicht en kun je ze eenvoudig toevoegen, wijzigen of verwijderen wanneer dat nodig is.

Triggers toevoegen aan een vacaturetemplate

Als je bepaalde triggers aan alle of specifieke recruitmentprocessen wilt toevoegen, kun je dit instellen in je vacaturesjablonen. Om dit te doen, ga je naar Instellingen → Templates → Jobtemplates en bewerk je de betreffende jobtemplate.

Ga naar de stap Stadia, klik op + Acties per stadium, en dan op Triggers. De geselecteerde trigger(s) instellingen worden elke keer toegevoegd wanneer je een nieuwe job aanmaakt met de template.

Vergeet niet om de template bij te werken om je wijzigingen op te slaan!

Aanvullende opties

Bij het toevoegen van een trigger heb je enkele extra instellingen die je kunt aanpassen*:

* Houd er rekening mee dat deze extra instellingen niet beschikbaar zijn voor Slimme beweging triggers

Optie	Omschrijving
Trigger vertragen...	Een vertraging instellen betekent dat de actie een bepaalde tijd moet wachten voordat deze wordt geactiveerd. De standaardvertraging is ingesteld op 1 minuut nadat de kandidaat naar de fase is verplaatst.
Deze trigger niet toepassen op...*	Met deze optie kun je scenario's kiezen waarin de trigger moet worden uitgesloten: Weekends Automatische gebeurtenissen worden niet getriggerd tijdens het weekend. Als voorbeeld, als je een vertraagd bericht hebt dat gepland staat om over drie dagen verzonden te worden, en de derde dag toevallig op zaterdag of zondag valt, zal deze optie het bericht vasthouden tot aanstaande maandag. Sollicitanten zonder een job Sluit automatische evenementen uit voor sollicitanten zonder een job (sollicitanten met het label `Sollicitatie zonder job`). Interne kandidaten Deze optie stelt je in staat om de trigger uit te sluiten voor welke interne kandidaten (kandidaten met het label `Intern`).
Annuleer aankomende trigger wanneer sollicitant...	Met deze optie, kun je elke trigger cancellen op een kandidaat als een van de volgende scenarios zich voordoet: Is afgewezen De trigger wordt gecanceld wanneer de kandidaat wordt afgewezen binnen het toegewezen proces. Is naar een andere fase verplaatst De trigger wordt gecanceld wanneer de kandidaat naar een andere fase binnen hetzelfde proces wordt verplaatst.

* Houd er rekening mee dat deze optie momenteel alleen beschikbaar is voor Bericht verzenden, Todo toevoegen, en Opmerking toevoegen triggers

Geplande triggers

Je hebt de mogelijkheid om triggers te vertragen zodat ze op een later tijdstip worden geactiveerd. Elke geplande trigger wordt bovenaan de activiteitenlijst onder Aankomend bij Activiteitin het profiel van de sollicitant vermeld.

Stop vertraagde/geplande triggers

Wanneer je een geplande trigger wilt stoppen, hover je simpelweg over de geplande trigger en klik je op Cancel trigger. Lees meer over opties om dit te automatiseren hier!

Trigger nu activeren

Wanneer je een geplande trigger meteen af wilt laten gaan hover je eroverheen en klik je op Trigger actie nu.

🤖 Dit artikel is vertaald met behulp van AI. Laat het ons weten als iets niet klopt.