Plan meetings met meerdere deelnemers of nodig kandidaten tegelijkertijd uit voor individuele meetings, zodat je recruitmentproces efficiënter verloopt.

De geselecteerde organisator voor meetings die via de trigger zijn geboekt, moet zijn agenda gekoppeld hebben. Je vindt een artikel over het koppelen van je agenda hier.

Wil je een specifieke groep kandidaten uitnodigen? Ga dan naar de Kandidaten-pagina of naar een specifiek recruitmentproces om de deelnemers te kiezen. Schakel bulkselectie in (1) en selecteer de kandidaten die je voor de meeting wilt uitnodigen (2). Klik daarna in de actiebalk op ⠇Meer en kies Meeting boeken (3).

Begin met het instellen van de meeting door details toe te voegen. Deze informatie wordt in de uitnodiging naar de kandidaten gestuurd.

Voeg teamleden toe als je niet de enige collega bent die deelneemt aan de vergadering, en vergeet niet om een locatie toe te voegen zodat de deelnemers weten waar ze naartoe moeten.

Als alle geselecteerde kandidaten een individueel gesprek moeten krijgen, kies je in het onderdeel Tijd en datum de optie Kandidaat laten kiezen.

Met deze optie stuur je elke kandidaat een afsprakenvorm met de door jou gekozen tijdsblokken of op basis van jouw beschikbaarheid in de agenda, waar zij uit kunnen kiezen.
​
Alle tijdvakken zullen naar de kandidaten worden gestuurd, en de kandidaten kunnen dan een tijdvak kiezen dat voor hen werkt. Als een kandidaat een tijd kiest, zal dat tijdvak niet meer beschikbaar zijn voor de andere kandidaten om uit te kiezen. Wie het eerst komt, het eerst maalt!
Datzelfde geldt als de organisator iets aan zijn kalender toevoegt, elk eerder aangeboden tijdvak zal verdwijnen uit het boekingsformulier van de kandidaat.

Als een collega ook bij het gesprek aanwezig is, moet diegene een gekoppelde agenda hebben, zodat je de uitnodiging kunt versturen. De tijdslots passen zich automatisch aan aan jouw en de beschikbare tijden van je collega's.

Als alle geselecteerde kandidaten in hetzelfde gesprek deelnemen, kies je in het onderdeel Tijd en datum voor de optie Specifieke tijd instellen.

Kies de datum en tijd voor het gesprek en klik op Uitnodiging verzenden om de e-mail naar alle deelnemers te versturen. Jouw geselecteerde kandidaten zullen dan allemaal worden uitgenodigd voor dezelfde vergadering.

Wil je automatisch meetings boeken met kandidaten? Dat regel je in je recruitmentprocessen met een Slim plannen trigger.

Ga naar de betreffende vacature en beweeg je muis over de fase waarin je kandidaten automatisch voor meetings wilt laten boeken. Klik op de drie puntjes ⋮ Meer en selecteer Slim plannen in het onderdeel Triggers.

In het eerste gedeelte stel je de uitnodigingsboodschap in die naar elke kandidaat gestuurd wordt.

Je kunt ook een herinnering inschakelen die een dag vóór de meeting naar de kandidaat gestuurd wordt.

In deze sectie kun je de teamleden selecteren die de meeting kunnen bijwonen, een organisator kiezen en bepalen hoeveel teamleden er nodig zijn.

Bij het controleren van beschikbare tijdvakken worden alle geselecteerde teamleden gelijk behandeld. Dit betekent dat de gekozen organisator niet beschikbaar hoeft te zijn om de meeting te boeken.

Als de geselecteerde organisator beschikbaar is, blijft diegene de organisator. Als diegene niet beschikbaar is, wordt het eerste beschikbare teamlid toegewezen als organisator zodra de meeting geboekt wordt. Als bijvoorbeeld het vereiste aantal teamleden op 2 is ingesteld, kan de meeting worden geboekt zolang er twee van de geselecteerde teamleden beschikbaar zijn.

Hier selecteer je ook waar de meeting plaatsvindt en of je een interviewkit wilt gebruiken.

De trigger gebruikt de optie Laat kandidaat kiezen, wat betekent dat een afsprakenvorm met beschikbare tijdvakken naar de kandidaat wordt gestuurd. De beschikbare tijdvakken zijn gebaseerd op de gekoppelde agenda's van de geselecteerde teamleden en de ingestelde planningsinstellingen.

Je kunt ook instellen dat een kandidaat automatisch naar een andere fase wordt verplaatst zodra hij of zij een tijd heeft gekozen.

Tot slot heb je extra opties om te bepalen wanneer de trigger actief is en op welke kandidaten die toegepast wordt.