Als je in meerdere landen werft, kan elke locatie zijn eigen regels voor gegevensbescherming hebben. Je kunt specifieke toestemmingen voor gegevens en automatische instellingen voor gegevensverwijdering instellen om te voldoen aan lokale regelgeving.
Dit is alleen een visueel voorbeeld. Zorg ervoor dat je de lokale regels voor gegevens volgt wanneer je je instellingen configureert.
Een bedrijfsbeheerder moet deze functie activeren in het Extra Functies centrum om aan de slag te kunnen gaan hiermee
Setup
Je kunt lokale beleidsregels en instellingen instellen voor elk land dat aan jouw account is toegevoegd, of voor meerdere landen die dezelfde regels delen. Lokale instellingen kunnen worden geconfigureerd voor de instellingen Beheer toestemmingen en Automatische gegevensverwijdering.
De landen die kunnen worden ingesteld, zijn gebaseerd op de locaties die aan jouw account zijn toegevoegd onder Instellingen → Bedrijf → Locaties. Lees hier meer over het instellen van locaties hier.
Toestemmingen beheren
Op deze pagina stel je de validatietijd in voor de toestemming van jouw sollicitant om hun gegevens te bewaren. Kort gezegd ga je de volgende drie dingen bepalen:
Aangeven hoe lang de toestemming van de sollicitant geldig is voor jou om hun gegevens te bewaren
Kiezen of er een automatisch verlengingsverzoek wordt verzonden wanneer de toestemming verloopt
Het bericht bewerken dat volgt op jouw e-mailverzoeken om toestemming te verlengen
Lees onze volledige gids over deze instelling hier: Beheer verzamelde toestemmingen
Standaardbeleid
Het eerste gedeelte is waar je je standaardbeleid instelt dat gebruikt wordt voor alle sollicitanten waarvoor geen lokaal beleid is ingericht, en als fallback.
Lokale beleidsregels
In het volgende gedeelte kun je lokale beleidsregels definiëren voor de landen van de locaties in jouw account. Klik op + Voeg lokaal beleid toe om aan de slag te gaan met de installatie.
Elk beleid bevat de volgende secties:
Land:
Selecteer een of meerdere landen waarop het toestemmingsbeleid van toepassing moet zijn.Validatietijd:
Kies hoe lang de toestemming van een sollicitant geldig moet blijven voor het bewaren van zijn gegevens.Wanneer toestemming verloopt:
Kies of de toestemming van de sollicitant automatisch vernieuwd moet worden nadat de geldigheid verstreken is.Email sjabloon bewerken:
Bij het kiezen van de opt-out of opt-in opties kun je de verzonden mail aanpassen.
Let op! Wijzigingen in een toestemmings-e-mailsjabloon worden toegepast op alle beleids-sjablonen, standaard en aangepast.
Automatisch verwijderen van gegevens
Binnen deze instellingen kun je automatische regels configureren om sollicitantgegevens uit je account te verwijderen. Elke regel markeert sollicitanten voor verwijdering op basis van de opgegeven criteria en het geselecteerde aantal dagen. Nadat ze gemarkeerd zijn, worden de gegevens 1 week later permanent verwijderd.
Lees onze volledige gids over deze instelling hier: Verwijder je sollicitantgegevens automatisch
Standaardinstellingen voor verwijderen
De standaardinstellingen worden gebruikt als fallback wanneer geen lokale instellingen zijn opgezet voor de locatie van de sollicitant.
Lokale instellingen voor verwijderen
In dit gedeelte kun je lokale verwijderinstellingen definiëren voor de landen van de locaties in jouw account. Klik op + Voeg lokale verwijderinstellingen toe om aan de slag te gaan.
Elke instelling bevat de volgende opties:
Land:
Selecteer een of meerdere landen waarop de verwijderinstellingen van toepassing zijn.Automatisch verwijderen:
Schakel de verwijderregels in die voor deze instellingen moeten gelden. Wanneer een sollicitant of sollicitatie overeenkomt met een van deze regels, wordt deze gemarkeerd voor verwijdering.Mail sollicitanten die verwijderingsverzoeken indienen: Schakel in en stel een e-mail in die als bevestiging wordt gestuurd nadat de gegevens verwijderd zijn.
Uitsluiten van automatisch verwijderen:
Kies om sollicitanten die aangenomen zijn of volledig getekende documenten hebben* uit te zonderen van verwijderregels.
* Deze optie is alleen beschikbaar voor klanten die onze E-signing functie gebruiken.
Toepassing van beleidsregels en instellingen
Het toegepaste toestemmingsbeleid of de verwijderinstelling wordt bepaald op basis van de volgende regels:
Meest recente sollicitatie:
Wanneer een sollicitant een nieuwe sollicitatie verstuurt, worden het beleid en/of de verwijderinstellingen gehanteerd die gelden voor die locatie. Dit betekent dat het eerder ingediende sollicitaties overschrijft als die op andere locaties met verschillende toestemmings- en verwijderinstellingen zijn.Meerdere locaties:
Als bij de sollicitatie meerdere locaties worden gekozen, wordt het strengste toestemmingsbeleid en/of de strengste verwijderinstelling toegepast.Connect-locaties:
Locaties die de sollicitant via het Connect dashboard toevoegt, worden alleen overwogen als ze geen sollicitaties hebben.Geen gekoppelde locaties:
Als de sollicitant geen locaties gekoppeld heeft via sollicitaties of Connect, gelden het standaard toestemmingsbeleid en de standaard verwijderinstellingen.
Volgorde van strengheid
Als er bij de sollicitatie twee locaties zijn gekozen, wordt het strengste toestemmingsbeleid en/of de strengste verwijderinstelling van die locaties toegepast.
De volgende opties voor het toestemmingsbeleid zijn gerangschikt van strengst naar minst streng:
Geen automatisch toestemmingsverzoek |  |
Opt-in toestemmingsverzoek |  |
Opt-out toestemmingsverzoek |  |
Toestemming verloopt niet |  |
Voor verwijderinstellingen geldt: de regel met het laagste aantal dagen onder alle ingeschakelde regels wordt als strengste beschouwd.
🤖 Dit artikel is vertaald met behulp van AI. Laat het ons weten als iets niet klopt.